Warum eine Online Vereinssoftware wie Webling?

Viele Vereine verwalten ihre Mitgliederdaten noch mit Excel, dies hat während Jahren gut funktioniert, warum sollte ein Verein gerade jetzt auf Webling wechseln. Es gibt im wesentliche drei Gründe:

1. Webling macht Spass
2. Es ist immer schwieriger Vorstandsmitglieder zu finden
3. Die Technik hat sich enorm weiterentwickelt, es gibt jetzt wirklich gute online Vereinssoftware.

Der einfachste Grund ist, Webling macht Spass und ist einfach zu bedienen. Zweitens, es gibt mehr Freizeitangebote, die Ansprüche bei der Arbeit steigen und ein Vereinsamt steht meistens nicht weit oben auf der Wunschliste. Der dritte Grund ist eher für Techniker interessant, wissen muss man nur, dass es neue technische Möglichkeiten gibt. Diese machen die Programme besser und angenehmer zu bedienen, Excel wirkt im Vergleich alt und umständlich.

Was bedeutet dies für meinen Verein?

Man kann die Arbeit aufteilen, weniger Leerläufe

Mit einer Online Vereinssoftware können alle Vereinsmitglieder auf die aktuellsten Daten zugreifen. Es müssen nicht mehr Excel-Listen hin- und hergemailt werden. Auch gibt es keine veralteten Listen mehr.
Früher war es so, dass ein Trainer in einem Sportverein eine Adressänderung dem Aktuar gemeldet hat, dieser hat die Änderung dem Präsidenten und Kassier weitergemeldet. Dies ist ein unglaublicher Aufwand und es passieren dabei gelegentlich Fehler, weil eine Meldung vergessen geht.
Mit einer Onlinesoftware macht der Trainer die Änderung selbst in der Software, alle haben automatisch die richtigen Daten, kein zusätzlicher Aufwand.

Mehr Vertrauen, mehr Selbständigkeit

Der Trainer kann jetzt die Adressen seiner Mannschaft einfach so anpassen, so entfällt die Kontrolle durch den Aktuar. Dies ist im ersten Moment ungewohnt, manche Funktionäre haben Angst, dass die Trainer falsche Änderungen machen und mehr Fehler passieren.
Wir haben inzwischen mehr als 10 Jahre Erfahrung mit online Vereinsverwaltungen. In dieser Zeit haben wir viele Vereine gesehen, die diese Umstellung gemacht haben. Es benötigt eine gewisse Eingewöhnungsphase und zu Beginn mehr Koordination und Erklärung. Sobald alle wissen wie man mit dem System arbeiten muss, funktioniert es gut und die Vereinsarbeit ist für alle Seite angenehmer. Das zusätzliche Vertrauen führt oft auch zu mehr Engagement im Verein.

Vereine und Steuern

Ist mein Verein Gewinnsteuerpflichtig?
Die einfache Antwort lautet: Ja. Ein Verein kann die Steuerbefreiung beantragen, dann ist er nicht mehr steuerpflichtig und Spender können die Spenden von Steuern abziehen. Dafür muss ein Verein einige Bedingungen erfüllen, mehr kannst du beim kantonalen Steueramt in Erfahrung bringen.
Tiefe Gewinne sind steuerfrei. Beim Bund gibt es eine Freigrenze von 5000 Franken, bei den Kantonen sind die Freigrenzen unterschiedlich. Für den Gewinn über der Freigrenze gilt zudem ein tiefer Steuersatz, im allgemeinen kann man sagen, dass Vereine steuerlich gut weggkommen.
Es gibt eine zusätzliche Ausnahme für Mitgliederbeiträge, sind die Mitgliederbeiträge höher als die Verwaltungkosten, wird der Überschuss aus den Mitgliederbeiträgen nicht zum Gewinn hinzugerechnet.
Allerdings muss ein Verein eine Steuerklärung einreichen, auch wenn der Gewinn unterhalb der Freigrenze ist.

Ist ein Online Beitrittsformular gültig?

Kann ich ein Onlineformular aufschalten, wo neue Mitglieder dem Verein beitreten können, ist das rechtlich gültig?

Wenn ein Mitglied einem Verein beitritt, ist das ein Vertrag und ein Vertrag kann meistens ohne schriftliche Formulare geschlossen werden (Wenn du einen Kaugummi am Kiosk kaufst, ist das auch ein Vertrag).

Es ist also kein Problem eine Onlineanmeldung zu benutzen, ihr werdet so vermutlich mehr Anmeldungen haben. Das ist gut. Allerdings wird es auch Spam und „falsche“ Anmeldungen geben. Einige Leute werden dann trotz Anmeldung nicht dem Verein beitreten wollen. Diese würde ich unkompliziert wieder aus der Kartei streichen.

Kann ein Spender seine Beiträge von den Steuern abziehen?

Kann mein Verein einem Spender eine Bescheinigung für Spenden ausstellen, damit der Spender den Betrag von den Steuern abziehen kann.

Du kannst dem Spender eine solche Bescheinigung ausstellen, wenn der Verein offiziell steuerbefreit ist. Nun ist die Frage, wie erreiche ich, dass mein Verein offiziell steuerbefreit wird?

Du musst beim kantonalen Steueramt ein Gesuch stellen, dieses entscheidet ob der Verein steuerbefreit wird oder nicht. Mehr dazu findest du auf der Webseite den kantonalen Steueramtes. In Zürich zum Beispiel auf: https://www.steueramt.zh.ch/internet/finanzdirektion/ksta/de/steuerfragen/steuerbefreite_institutionen.html .

Darf ein Verein Leute anstellen und Löhne zahlen?

Darf ein Verein jemanden / ein Mitglied anstellen und diesem einen Lohn bezahlen? 

Ein Verein ist ein normaler Arbeitgeber, er schliesst einen Arbeitsvertrag ab, bezahlt Sozialabgaben, stellt einen Lohnausweis aus usw. Wir empfehlen in den Statuten festzuhalten, dass der Verein jemanden anstellt und wer den Vertrag schliesst / über die Anstellung entscheidet. Normalerweise wird dies der Vorstand sein.

Dürfen Passivmitglieder an der Generalversammlung abstimmen?

Hat ein Passivmitglied ein Stimmrecht an der GV, zum Beispiel bei einer Statutenänderung oder bei Wahlen in den Vorstand?

Grundstätzlich haben alle Mitglieder ein Stimmrecht, die Statuten können aber vorsehen, dass Passivmitglieder kein Stimmrecht an der Vereinsversamlung / Generalversammlung haben. Wenn die Stauten nicht klar sagen, dass die Passivmitglieder kein Stimmrecht haben, dann haben die Passivmitglieder ein Stimmrecht.

Muss ich die Vereinsgründung bei der Wohngemeinde/Stadt oder dem Kanton anmelden?

Man muss einen Verein im Gegensatz zu GmbH, AG usw nicht registrieren. Vereine können ganz einfach an einer Gründungsversammlung gegründet werden, es gibt allerdings einige Ausnahmen:

  1. Der Staat interessiert sich nicht so sehr dafür, was die Leute machen, ausser beim Geld schaut er gern hin: Das Steueramt möchte eine Steuererklärung sehen:  https://www.vereinsverwaltung.ch/muss-ein-verein-eine-steuererklaerung-ausfuellen-schweiz/)
  2. Wenn der Verein umfangreichere Geschäfte machte, muss er sich in Handelsregister eintragen (https://www.vereinsverwaltung.ch/verein-ins-handelsregister-eintragen/).

Muss ein Verein eine Steuererklärung ausfüllen? (Schweiz)

Wer füllt gern Steuererklärungen aus? Da fragt sich ein Vereinskassier natürlich, ob er auf die Steuererklärung zumindest beim Verein verzichten kann.

Grundsätzlich muss jeder Verein eine Steuererklärung ausfüllen und diese ans Steueramt des Kantons senden. Dies gilt auch für Vereine, die sehr klein sind und kaum Gewinn oder gar Verlust machen. Wann und wo die Steuererklärung eingereicht ist, kannst du auf der Webseite des kantonalen Steueramts nachlesen oder beim Steueramt nachfragen.

Für offiziell steuerbefreite Vereine es noch eine gute Nachricht. Diese Vereine können zumindest in einigen Kantonen auf die Steuererklärung verzichten.

Kann man eine Totalrevision der Statuten an einer ausserordentlichen GV durchführen?

Unser Verein möchte eine Totalrevision der Statuten durchführen. Ist es grundsätzlich möglich, nur für die Totalrevision (inkl Genehmigung) eine ausserordentliche GV durchzuführen, oder können Statuten nur an einer ordentlichen GV totalrevidiert werden?

Du kannst eine Totalrevision der Statuten an der ausserordentlichen GV durchführen. Die ausserordentliche GV muss wie die ordentliche GV frühzeitig angekündigt werden und die Mitglieder sollten die neuen Statuen mit der Einladung erhalten, so dass die Mitglieder genügend Zeit haben, die Statuten zu studieren.

SKR49, Standard Kontenrahmen 49 (DE)

SKR49 ist bei vielen gemeinnützigen Organisationen in Deutschland die Vorlage für deren Kontenrahmen. Einige Organisationen verwenden alternativ SKR03 (Standard) oder in seltenen Fällen SKR99 (Heime, Krankenhäuser, etc.)

Die verschiedenen Standards dienen als Richtlinie und Empfehlung eines eigenen Kontenrahmens. Die Nummerierung der Konten folgt dabei einem einheitlichen System. Die ersten drei Ziffern der Kontonummerierung dienen zur Klassifizierung.

Klassifizierung nach SKR49

Als Beispiel dient das Bankkonto. Ein Bankkonto beginnt nach SKR49 mit den Ziffern 094. O für Bestandskonten (Aktiva), 9 für Wertpapiere und 4 oder 5 für Bankkonten, Kasse oder sonstigen Verbindlichkeiten von Kreditinstituten. Beispiele:

  • 0940 Postbank
  • 0945 Bank
  • 0950 Bank 1
  • 0955 Bank 2

Eine vollständige Liste aller Klassifizierungen gibt es als kostenfreien PDF Download.

SKR49 in Webling

Der SKR49 kann auch in Webling genutzt werden, da der Kontenrahmen frei bearbeiten und eingerichtet werden kann. Das Vorgehen ist in unserer Online Anleitung dokumentiert.

Österreich und Schweiz

In Österreich verwendet man den Einheitskontenrahmen, in der Schweiz den KMU-Kontenrahmen. (Früher nutzte man den Käfer-Kontenrahmen.)