Darf ein Verein jemanden anstellen?

In den meisten Vereinen wird die Arbeit von Ehrenamtlichen gemacht, die ihre Freizeit für den Verein hergeben und keinen Lohn beziehen. Manchmal wird die Arbeit jedoch so viel, dass der Vorstand dies nicht mehr in der Freizeit leisten kann und der Verein möchte jemanden für die Arbeit bezahlen, worauf muss der Verein achten?

Ein Arbeitgeber wie jeder andere

Ein Verein ist ein normaler Arbeitgeber wie eine andere Firma, es wird ein Arbeitsvertrag unterschrieben, Lohn bezahlt und Sozialversicherungsbeiträge abgerechnet. Es gibt keine besonderen Regelungen für Anstellungen durch Vereine, man sollte jedoch gesunden Menschenverstand walten lassen und sich nicht an der Vereinskasse ungebührlich selbst bedienen.

Sich nicht selbst einstellen

Häufig stellt der Vorstand die Leute ein, legt den Lohn fest, beaufsichtigt die Angestellten. Dies ist kein Problem, solange die Angestellten nicht selbst im Vorstand oder gute Freunde eines Vorstand sind. Also sollte man vermeiden, dass der Anschein von Selbstbedienung aufkommt. Daraus folgt, dass maximal ein marktüblicher Lohn bezahlt werden darf. Natürlich darf der Lohn tiefer sein, dies ist bei Vereinen oft der Fall, da Vereine häufig nur wenig Geld haben.

Daher sollte sich der Vorstand absichern und späteren Ärger zu vermeiden, die beste Absicherung ist, die Mitglieder transparent informieren und die Vereinsversammlung vielleicht sogar über die Eckwerte der Anstellung entscheiden zu lassen. Wenn sich der Vorstand selbst einstellt, ist dies um so wichtiger.

Sozialversicherungen

Für den Verein als Arbeitgeber gelten die gleichen Pflichten und Rechte wie für andere Arbeitgeber. Insbesondere müssen die Angestellten bei Sozialversicherungen angemeldet werden, sofern die Beträge nicht innerhalb der ensprechenden Freigrenzen sind.

Was sind transitorische Aktive & Passive? (Abgrenzungen)

Der Begriff klingt deutlich komplizierter als er ist.  Einfach gesagt geht es um Rechnungen, welche erst in der nächsten Rechnungsperiode beglichen werden (Transitorische Passive). Oder um ausstehende Mitgliederbeiträge, welche aus dem alten, in die neue Buchungsperiode übernommen werden (Transitorische Aktive).

Das sind nur zwei Beispiele, es gibt noch einige andere Anwendungen. Man kann sich das gut merken. Dazu muss man lediglich die beiden Begriffe Aktive und Passive korrekt verstehen. Und das ist auch keine grosse Sache.

Aktive

Aktive gehören dem Verein. Das sind Dinge wie Bargeld und Bankkonto. Aber auch Immobilien und ausstehende Mitgliederbeiträge, sprich Debitoren.

Passive

Passive sind Verpflichtungen. Eine unbezahlte Rechnungen an Dienstleister oder Lieferanten, ein Darlehen einer Bank, etc.

Eigenkapital

Einzige Ausnahme auf der Passivseite, ist das Eigenkapital. Das Eigenkapital gleicht die Bilanz aus und zeigt, wie viel Vermögen der Verein besitzt. Klingt verwirrend, ist aber eigentlich einfach:

Wir vereinfachen das weiter am Beispiel eines Vereinslokals. Das Vereinslokal ist 150’000.- Wert. Der Verein gehört davon aber nur 30’000.- , denn für das Lokal hat der Verein eine Hypothek von 120’000.- aufgenommen. Die 30’000.- wiederspiegeln also der Wert am Lokal, welcher dem Verein gehört.

Noch einfacher ist folgende Situation. Der Verein besitzt ein Bankkonto mit 1000.- (Aktive), muss aber noch Rechnungen im Wert von 300.- (Kreditoren) bezahlen. Also hat der Verein ein Vermögen von 700.- (Eigenkapital). Kreditoren und Eigenkapital zusammen sind in diesem Fall die Passiven.

Transitorische Buchungen

Transitorische Buchungen (Passiv oder Aktiv) sind Buchungen, mit welchen man Vermögen oder Verpflichtungen von einer Periode in die nächste Periode verschiebt. Klingt wieder furchtbar kompliziert, ist es aber auch nicht. Die Frage ist, warum man so etwas machen will. Denn dann versteht man auch schnell, um was es geht.

Machen wir dazu ein Beispiel. Der Verein organisiert eine Silvesterfeier. Die Feier, die Einnahmen und Ausgaben finden im alten Rechnungsjahr statt. Die Rechnungen des Getränkelieferanten werden aber erst nach der Abrechnung im neuen Rechnungsjahr beglichen. Wir haben also eine Ausgabe im alten Jahr (Aufwandsbuchung), welche aber erst im neuen Jahr beglichen wird. Dafür brauchen wir ein Zwischenkonto. In diesem Fall das Kreditorenkonto.

  1. Buchung am 31.12.2018 von Aufwand nach Passiv im alten Rechnungsjahr.
  2. Buchung wenn die Rechnung beglichen wird von Passiv (Kreditoren) nach Aktiv (z.B. Bankkonto) im neuen Rechnungsjahr.

Es gibt viele weitere Anwendungsbeispiele. Ob die transitorische Buchung Aktiv oder Passiv ist, hängt davon ab, ob es etwas ist, was der Verein noch bezahlen muss (Beispiel oben) oder etwas, was der Verein noch bekommt. Das wäre zum Beispiel ein Mitgliederbeitrag aus dem alten Jahr, welches ein Mitglied erst im neuen Jahr bezahlt.

Gruppenhaus vermieten mit Hauskalender.com

Nachdem wir mit Webling grosse Erfahrung in der Vereinssoftware gesammelt haben, nutzen wir dieses Wissen um ein online Reservationssystem für Gruppenhäuser zu erstellen. Das System heisst Hauskalender und vereinfacht die Arbeit für Freiwillige.

Belegungsplan in die Webseite einbinden

Der Mieter will auf den ersten Blick sehen ob ein Haus am gewünschten Datum noch frei ist. Es braucht einen Belegungsplan, dieser muss richtig und aktuell sein, sonst kann es zu Doppelbuchungen führen. Wer möchte erleben, dass zwei Gruppen gleichzeitig vor dem Haus stehen und nur Platz für eine Gruppe ist?
Sobald der Mieter sich für das Haus entschieden hat, möchte er das Haus schnell reservieren, damit ihm niemand zuvorkommt. Im Hauskalender wird das Datum sofort reserviert und kann nicht doppelt belegt werden.

Freiwillige entlasten

Die Vermietung ist meistens und mehreren Leuten aufgeteilt, einer führt die Kasse, ein anderer kümmert sich um die Vermietung, Übergabe und Abnahme. Manchmal sind sogar noch mehr Leute beteiligt. Alle diese Freiwilligen haben einen Job, Hobbies und machen die Vermietung nebenher. Niemand kann verlagen, dass sie alle Anfragen sofort und ohne Verzögerungen beantworten. Der Mieter möchte hingegen schnell eine Antwort, damit er mit der Organisation vorwärts machen kann. Die Lösung ist, möglichst viele Informationen auf der Webseite zu haben, Rückfragen zu vermeiden und die Reservation möglichst weit zu automatisieren.
Der Hauskalender erstellt für den Mieter einen fertig ausgefüllten Vertrag, den er herunterladen, unterschreiben und zurückschicken kann. Der Vermieter erhält gleichzeitig eine Nachricht und kann die Vermietung bestätigen oder ablehnen. Dies vermeidet auch unvollständige oder unleserliche Verträge.

Status der Belegung

Es ist einfach den Überblick zu behalten, welche Reservationen stehen an, wer hat noch nicht bezahlt, welche Reservationen müssen noch bestätigt werden. Alles steht in einer übersichtlichen Liste und online für alle Beteiligten zugänglich.

Dies ist erst der Anfang, wir haben noch grosse Pläne mit dem Hauskalender. Hast du Rückmeldungen, Interesse oder fehlt dir eine Funktion, schreib einen Kommentar oder ein E-Mail an info@hauskalender.com.

Link Online Buchungsplan Hauskalender.com

 

Neu in Webling: Kommentare

Auch wenn man die Datenfelder der Mitglieder in Webling beliebig (z.B. um mehrzeilige Textfelder) erweitern kann, so war es bis anhin umständlich ein Protokoll zu führen. Seit Kurzem gibt es nun die Kommentarfunktion. Damit kann jeder Benutzer Kommentare hinterlassen. Dabei wird automatisch der Namen des Benutzers und der Zeitpunkt des Kommentars gespeichert. Mit diesem kleinen praktischen Logbuch vereinfachen wir einige Anwendungsfälle, welche uns von Webling Kunden gemeldet wurden.

Da dies nicht nur für Mitglieder nützlich sein kann, haben wir das gleich an drei weiteren Orten eingeführt. Die Kommentare sind auch verfügbar für:

  • Benutzer
  • Debitoren
  • Konten in der Buchhaltung

Wir investieren viel Zeit in die Webling Entwicklung. Viele Verbesserungen sieht man nicht ohne Weiteres. Ab und an freuen wir uns aber, wenn wir etwas Neues präsentieren dürfen. Wir veröffentlichen ein bis zwei mal im Monat ein Update. Eine kurze Übersicht über die Änderungen geben wir im entsprechenden Artikel in unserer Online Dokumentation.

Schreib uns deine Meinung oder was du für Ideen und Anregungen an uns hast. Wir freuen uns über jede Rückmeldung. Viel Spass mit dieser neuen Funktion!

KMU Kontenrahmen Schweiz für Vereine

Vereine sind recht frei, einen passenden Kontenrahmen zu wählen. Vereine können ihre Konten so wählen, wie es für den Verein am meisten Sinn macht. Dabei ist wichtig, dass für die Mitglieder und den Vorstand klar ist, wofür Geld ausgegeben wurde und wie viel Geld z.B. im Bankkonto oder anderen Anlagen vorhanden ist.

Der KMU Kontenrahmen ist eine gute Vorlage, obwohl die meisten Vereine auch einen anderen Kontenrahmen wählen können. Auch mit dem neuen Rechnungslegungsrecht (RLR), sind die meisten Vereine nicht verpflichtet, sich an den KMU Kontenrahmen der Schweiz zu halten. Dennoch ist es eine gute Vorlage. Das Gesetz schreibt zudem nicht die genaue Bezeichnung oder Nummerierung vor. Das Gesetz schreibt nur die Gliederung und den Aufbau vor.

Hinweis: Nicht jedes Konto bzw. Kontoklasse muss verwendet werden. Nur die für den Verein benötigten Konten nimmt man in den Kontenplan auf.

Aufbau des Kontenrahmens

Die Kontennummern besteht aus vier Ziffern, zum Beispiel 1020 für das Guthaben auf einer Bank. Die Nummer ist wie folgt aufgebaut:

  • 1. Ziffer: Kontenklasse (z.B. 1 für Aktive)
  • 2. Ziffer: Kontenhauptgruppe (z.B. 0 für Umlaufvermögen)
  • 3. Ziffer: Kontengruppe (z.B. 2 für flüssige Mittel)
  • 4. Ziffer: Konten (z.B. 0 für Bank 1, 1 für Bank 2, etc.)

Manchmal werden auch andere Ziffernformate (z.B. 102.0 oder 102.00) verwendet. Auf diese Formate gehen wir in diesem Beispiel nicht ein.

1. & 2. Ziffer Kontenklassen / Kontenhauptgruppen

  • 1: Aktive
    • 10: Kurzfristiges Umlaufvermögen
    • 11: Forderungen
    • 14: Anlagevermögen
  • 2: Passive
    • 20: Fremdkapital
    • 26: Rückstellungen
    • 28: Eigenkapital
  • 3: Ertrag
    • 32: Handelserlöse
    • 33: Mitgliederbeiträge
    • 34: Veranstaltungen
    • 35: Spenden
    • 36: Übrige Erlöse
  • 4: Aufwand
    • 42: Materialeinkauf
    • 44: Dienstleistungen
  • 6: Sonstiger Aufwand
    • 60: Raumaufwand
    • 63: Versicherungen & Gebühren
    • 66: Werbung
    • 67: Übriger Aufwand
    • 68: Abschreibungen

Hinweis: Wir haben nur die Klassen und Hauptgruppen aufgeführt, welche wir in unserem Beispiel verwenden. Die komplette Liste ist am Ende dieses Artikel verlinkt.

3. Ziffer Kontengruppe & 4. Ziffer Konto

Um den Artikel nicht zu fest aufzublähen, erklären wir die Kontengruppe anhand eines Beispiels. Die komplette Liste ist am Ende dieses Artikel verlinkt.

Die Kontengruppe 102 ist für Bankkonten gedacht. So ist das erste Bankkonto die Nummer 1020, die zweite Bank die 1021 und so weiter. Beispiel

  • 1020 Postfinance
  • 1021 Kantonalbank

Vorlagen

Man findet im Internet einige Vorlagen von verschiedenen Anbietern. Wir konnten bisher keine Vorlage finden, welche für Vereine optimiert ist. Natürlich hängt der Kontoplan sehr stark vom Zweck des Vereins ab. Ein kleiner Sportverein hat einen anderen Kontenplan als ein Alumniverein einer Universitität. Etwas haben die meisten Vereine gemeinsam, die meisten haben keine Angestellten. Somit wird die Kontenklasse 5 (Personalaufwand) dementsprechend nicht verwenden. Wir haben ein Beispiel für einen fiktiven Verein erstellt. Gerne nehmen wir Ideen und Anregungen entgegen.

Links

Kontenrahmen, was brauche ich?

Entscheidet man sich als Verein, eine doppelte Buchhaltung zu verwenden, braucht man einen Kontenplan. Dafür gibt es einige Vorlagen und je nach Anforderung können diese sehr unterschiedlich sein. Aber woher weiss ich, wass ich brauche?

Einfacher oder erweiterter Kontenplan

Um einen Kontoplan zu Erstellen, verwendet man meist einen Kontenrahmen als Vorlage. Für viele kleine Vereine reicht bereits ein sehr vereinfachter Kontenplan, welche auch ohne Nummern geführt werden kann. Ist das nicht der Fall, gibt es je nach Land unterschiedliche Vorlagen. Dies Vorlagen enthalten mehr Konten, als man benötigt. Welche davon man verwendet, ist vom Verein abhängig.

Bild Bilanz & Erfolgsrechnung

Einfacher Kontenplan (Ohne Nummern)

Die einfache Variante kommt ohne Kontennummern aus und die Anzahl der Konten ist meist sehr übersichtlich. Wer es noch einfacher halten möchte, der kann anstatt einer doppelten Buchhaltung, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Milchbüechli) führen.

Eine doppelte Buchhaltung hat jedoch einige Vorteile, wenn man etwas mehr Überblick über die Vereinsfinanzen wünscht. In der Erfolgsrechnung ist klar ersichtlich, woher die Einnahmen stammen und für was Geld ausgegeben wurde.

Die Bilanz gibt einen guten Einblick, wieviel Vermögen der Verein hat und aus was das Vermögen besteht. (Geld auf der Bank, Immobilien, Schulden, etc.) Das Ergebnis der Erfolgsrechnung muss immer mit der Bilanz überein stimmen, was eine zusätzliche Sicherheit bietet.

Der Kontenplan kann beliebig angepasst werden. Wichtig dabei ist, dass die Gliederung Sinn ergibt. Unsere Vorlage ist eine gute Grundlage zum erstellen eines eigenen Kontenplans:  CH-einfach_webling_v001

Erweiterter Kontenplan (Mit Nummern)

Je nach Land gibt es unterschiedliche Vorlagen. Aus diesen Vorlagen wählt man jeweils nur die Konten aus, welche für den Verein wichtig sind.

Deutschland

In Deutschland gibt es die sogenannten Standardkontenrahmen oder Spezialkontenrahmen (SKR). Viele Vereine in Deutschland verwenden den DATEV kompatiblen SKR 49 als Vorlage. Wir haben bereits vor einiger Zeit zum Thema SKR 49 einen Artikel veröffentlicht.

Österreich

In Österreich wird vielfach der Österreichische Einheitskontenrahmen oder der SKR 07 als Vorlage verwendet.

Schweiz

Früher wurde in der Schweiz der Kontenrahmen gemäss Käfer benutzt. Seit 2015 gibt es ein neues Rechnungslegungsrecht (RLR) und damit wurde unter Anderem, der neue KMU Kontenrahmen in der Schweiz zum Standard. Im Obligationenrecht (OR) der Schweiz sind der Inhalt und die Mindestgliederung der Rechungslegung vorgeschrieben. Die Kontennummern und deren Bezeichnung jedoch nicht.

Die meisten Vereine sind nicht verpflichted, sich am KMU Kontenrahmen zu orientieren. Trotzdem ist es eine gute Vorlage. Wie der KMU Kontenrahmen der Schweiz aufgebaut ist und entsprechende Vorlagen, findest du in diesem Artikel: KMU Kontenrahmen der Schweiz

Warum eine Online Vereinssoftware wie Webling?

Viele Vereine verwalten ihre Mitgliederdaten noch mit Excel, dies hat während Jahren gut funktioniert, warum sollte ein Verein gerade jetzt auf Webling wechseln. Es gibt im wesentliche drei Gründe:

1. Webling macht Spass
2. Es ist immer schwieriger Vorstandsmitglieder zu finden
3. Die Technik hat sich enorm weiterentwickelt, es gibt jetzt wirklich gute online Vereinssoftware.

Der einfachste Grund ist, Webling macht Spass und ist einfach zu bedienen. Zweitens, es gibt mehr Freizeitangebote, die Ansprüche bei der Arbeit steigen und ein Vereinsamt steht meistens nicht weit oben auf der Wunschliste. Der dritte Grund ist eher für Techniker interessant, wissen muss man nur, dass es neue technische Möglichkeiten gibt. Diese machen die Programme besser und angenehmer zu bedienen, Excel wirkt im Vergleich alt und umständlich.

Was bedeutet dies für meinen Verein?

Man kann die Arbeit aufteilen, weniger Leerläufe

Mit einer Online Vereinssoftware können alle Vereinsmitglieder auf die aktuellsten Daten zugreifen. Es müssen nicht mehr Excel-Listen hin- und hergemailt werden. Auch gibt es keine veralteten Listen mehr.
Früher war es so, dass ein Trainer in einem Sportverein eine Adressänderung dem Aktuar gemeldet hat, dieser hat die Änderung dem Präsidenten und Kassier weitergemeldet. Dies ist ein unglaublicher Aufwand und es passieren dabei gelegentlich Fehler, weil eine Meldung vergessen geht.
Mit einer Onlinesoftware macht der Trainer die Änderung selbst in der Software, alle haben automatisch die richtigen Daten, kein zusätzlicher Aufwand.

Mehr Vertrauen, mehr Selbständigkeit

Der Trainer kann jetzt die Adressen seiner Mannschaft einfach so anpassen, so entfällt die Kontrolle durch den Aktuar. Dies ist im ersten Moment ungewohnt, manche Funktionäre haben Angst, dass die Trainer falsche Änderungen machen und mehr Fehler passieren.
Wir haben inzwischen mehr als 10 Jahre Erfahrung mit online Vereinsverwaltungen. In dieser Zeit haben wir viele Vereine gesehen, die diese Umstellung gemacht haben. Es benötigt eine gewisse Eingewöhnungsphase und zu Beginn mehr Koordination und Erklärung. Sobald alle wissen wie man mit dem System arbeiten muss, funktioniert es gut und die Vereinsarbeit ist für alle Seite angenehmer. Das zusätzliche Vertrauen führt oft auch zu mehr Engagement im Verein.

Vereine und Steuern

Ist mein Verein Gewinnsteuerpflichtig?
Die einfache Antwort lautet: Ja. Ein Verein kann die Steuerbefreiung beantragen, dann ist er nicht mehr steuerpflichtig und Spender können die Spenden von Steuern abziehen. Dafür muss ein Verein einige Bedingungen erfüllen, mehr kannst du beim kantonalen Steueramt in Erfahrung bringen.
Tiefe Gewinne sind steuerfrei. Beim Bund gibt es eine Freigrenze von 5000 Franken, bei den Kantonen sind die Freigrenzen unterschiedlich. Für den Gewinn über der Freigrenze gilt zudem ein tiefer Steuersatz, im allgemeinen kann man sagen, dass Vereine steuerlich gut weggkommen.
Es gibt eine zusätzliche Ausnahme für Mitgliederbeiträge, sind die Mitgliederbeiträge höher als die Verwaltungkosten, wird der Überschuss aus den Mitgliederbeiträgen nicht zum Gewinn hinzugerechnet.
Allerdings muss ein Verein eine Steuerklärung einreichen, auch wenn der Gewinn unterhalb der Freigrenze ist.

Ist ein Online Beitrittsformular gültig?

Kann ich ein Onlineformular aufschalten, wo neue Mitglieder dem Verein beitreten können, ist das rechtlich gültig?

Wenn ein Mitglied einem Verein beitritt, ist das ein Vertrag und ein Vertrag kann meistens ohne schriftliche Formulare geschlossen werden (Wenn du einen Kaugummi am Kiosk kaufst, ist das auch ein Vertrag).

Es ist also kein Problem eine Onlineanmeldung zu benutzen, ihr werdet so vermutlich mehr Anmeldungen haben. Das ist gut. Allerdings wird es auch Spam und „falsche“ Anmeldungen geben. Einige Leute werden dann trotz Anmeldung nicht dem Verein beitreten wollen. Diese würde ich unkompliziert wieder aus der Kartei streichen.

Kann ein Spender seine Beiträge von den Steuern abziehen?

Kann mein Verein einem Spender eine Bescheinigung für Spenden ausstellen, damit der Spender den Betrag von den Steuern abziehen kann.

Du kannst dem Spender eine solche Bescheinigung ausstellen, wenn der Verein offiziell steuerbefreit ist. Nun ist die Frage, wie erreiche ich, dass mein Verein offiziell steuerbefreit wird?

Du musst beim kantonalen Steueramt ein Gesuch stellen, dieses entscheidet ob der Verein steuerbefreit wird oder nicht. Mehr dazu findest du auf der Webseite den kantonalen Steueramtes. In Zürich zum Beispiel auf: https://www.steueramt.zh.ch/internet/finanzdirektion/ksta/de/steuerfragen/steuerbefreite_institutionen.html .