Wie macht man eine Revision?

Der Kassier sieht der Revision meist mit ängstlichen Augen entgegen. Dies muss nicht sein. Wenn die Buchhaltung gut vorbereitet ist, wird aus der gefürchteten Revision eine kameradschaftliche Kontrolle bei einem guten Glas Wein.
 
Der Revisor sollte kontrollieren:
 
1. Anfangsstand der Buchhaltung
2. Aktueller Stand von Kasse und Bankkonten
3. Belege stichprobenweise kontrollieren
4. Stichprobenweise: wurde richtig zusammengezählt
5. In der Doppelten Buchhaltung: Stimmt Gewinn in Erfolgsrechnung und Bilanz überein.
6. Geht es dem Verein finanziell gut
 
1. Anfangsstand der Buchhaltung
In der Buchhaltung muss der Anfangsstand der Bilanz genau dem Stand des letzten Jahres entsprechen. Wenn die Kasse Ende 2016 genau 364.00 enthält, muss die Kasse zu Beginn 2017 genau 364.00 enthalten. Das gleiche gilt für alle Bilanzkonten. Der Kassier sollte den Abschluss des Vorjahres bereit halten.
 
2. Schlussstand von Kasse und Bankkonten
Der Schlusstand in der Buchhaltung muss mit dem Kontoauszug übereinstimmen. Steht das Bankkonto Ende 2016 auf genau 8623.40, muss das Bankkonto in der Buchhaltung ebenfalls den Stand von 8623.40 haben. Das gleiche gilt für die Kasse. Ganz einfach, wird leider nicht immer so gemacht.
 
3. Belege stichprobenweise kontrollieren
Belege sind für die Buchhaltung ungemein wichtig. Der Buchhalter pflegt zu sagen „Keine Buchung ohne Beleg“. Ein strenger Revisor wird darauf beharren und hat die reine Lehre der Buchhaltung auf seiner Seite. Im normalen Vereinsumfeld benötigt man für jede Buchungen einen Beleg, soweit es Sinn macht. Ein Beleg kann vieles sein:
– Eine Rechnung
– Eine Quittung vom Detailhändler
– Ein Bahnbillet
– Eine handgeschriebene Quittung vom Vereinskollegen
– Eine ausgedrucktes E-Mail einer Bestellbestätigung
– Ein selbst ausgefülltes Blatt Papier (Eigenbeleg, nur falls es wirklich nicht anders geht)
– und vieles mehr
 
Wenn man Geld bezahlt, bekommt man fast immer einen Beleg. Wenn nicht, kann man einen verlangen. Ein handgeschriebenes Stück Papier mit dem Text „200.- für XYZ dankend erhalten.“ und der Unterschrift des Empfängers genügt.
 
Der Kassier soll Spesen nur auszahlen, wenn er einen Beleg bekommt. Falls dies nicht gemacht wurde, sollte man im nächsten Jahr damit beginnen.
 
Der Revisor wird in die Buchhaltung schauen und für einige Buchungen die Belege sehen wollen. Nachher die Belege anschauen und die Buchungen dazu sehen wollen. Alle Belege zu kontrollieren wäre übertrieben, meistens genügen Stichproben.
 
4. Stichprobenweise: wurde richtig zusammengezählt
In den Konten werden die Buchungen aufaddiert, der Revisor kontrolliert stichprobenweise ob richtig gerechnet wurde.
5. In der Doppelten Buchhaltung: Stimmt Gewinn in Erfolgsrechnung und Bilanz überein.
In der doppelten Buchhaltung erscheint der Gewinn in der Erfolgsrechnung (Aufwand und Ertrag) und in der Bilanz (Aktiv und Passiv). Der Gewinn muss in beiden Fällen gleich sein. Sonst stimmt die Eröffnungsbilanz nicht oder es wurde falsch gerechnet.
6. Geht es dem Verein finanziell gut
Der Revisor erstellt einen kurzen Bericht für die Mitgliederversammlung. Er berichtet ob die Buchhaltung gut geführt ist, und ob es wichtige Sachen gibt, welche die Mitgliederversammlung wissen muss. Dazu gehört, ob der Verein finanziell gesund ist, oder ob eine Überschuldung und Konkurs drohen, ob das Vermögen deutlich schrumpft usw.
Dies ist ein Teil, bei dem der Buchhalter nicht viel beeinflussen kann. Der Buchhalter verbucht nur, was ausgegeben wird.
Ein finanziell gesunder Verein hat viel Geld auf dem Bankkonto, wenig Schulden und gibt weniger aus als er einnimmt.
Warnzeichen sind zum Beispiel:
– Hohe Debitoren, die zeigen, dass Rechnungen / Mahnungen nicht oder nicht rechtzeitig versendet wurden
– Wenig Geld auf dem Bankkonto, deutlich gesunkener Kontostand
– Sehr hohe Ausgaben und tiefe Einnahmen
– Stark gewachsene Werte in der Bilanz (mehr Aktiven und mehr Passiven)
Natürlich kann all dies auch in einem gesunden Verein vorkommen. Man sollte die Sache jedoch genauer anschauen, falls eines dieser Warnzeichen auftritt oder die Buchhaltung andere Auffälligkeiten aufweist.
Dies sieht nach viel aus, bei einer gut geführten Buchhaltung ist es jedoch schnell vorbei und man kann zum gemütlichen Teil übergehen.

PDF Dateien richtig drucken mit Chrome oder Firefox

Firefox verhält sich seit der Version 19 gleich wie Chrome. Beide Browser bringen einen integrierten PDF Betrachter mit. Eigentlich ja eine gute Sache. Allerdings haben diese Betrachter den Nachteil, dass Sie sich geringfügig anders Verhalten als der Original Adobe PDF Reader.

Auf den ersten Blick fallen die Unterschiede nicht auf. Gerade bei einfachen Dokumenten sehen die Dokumente sehr ähnlich aus. Beim Drucken sieht das dann jedoch anders aus. Firefox zum Beispiel druckt per Standard am oberen und unteren Rand der Seite zusätzliche Informationen aus.

Das grösste Problem besteht aber darin, dass diese PDF Betrachter den Text leicht verschoben ausdrucken. Druckt man Einzahlungsscheine aus, ist das natürlich verheerend. Betrag, Referenznummer und Adresse werden allesamt verschoben ausgedruckt.

Es gibt jedoch eine einfache Lösung. Speichert man die Dateien zuerst ab, so kann man Sie danach im Original PDF Reader öffnen und korrekt ausdrucken. (Sofern die Dateizuordnung auf dem System korrekt eingerichtet ist.)

Folgendes Video zeigt, wie man bei beiden Browsern die Datei abspeichern kann.

Es gibt auch Anleitungen wie man die internen Betrachter deaktiviert:

Externe Schnittstelle bei Webling

Die externe Schnittstelle von Webling ist bei einigen Vereinen von Webling sehr beliebt. Unsere Anleitung zeigt ein Beispiel anhand von PHP mit dem Befehl „file_get_contents„.

Es gibt Hosting-Provider welche diese Funktion jedoch sperren. (allow_url_fopen) Das Problem zu umgehen ist jedoch nicht weiter schwierig. Vielfach nutzt man stattdessen den PHP Befehl „fsockopen„.

Folgender Code zeigt ein entsprechendes Beispiel:

$host_webling = "demo";
$username_webling = "demo";
$password_webling = "webling";

$fp = fsockopen($host_webling . ".webling.ch", 80, $errno, $errstr, 30);
if (!$fp) {
  echo "$errstr ($errno)<br />\n";
} else {
  fputs($fp, "GET /export/member.csv HTTP/1.0\r\n");
  fputs($fp, "Host: " . $host_webling . ".webling.ch:80\r\n");
  fputs($fp, "Authorization: Basic " . base64_encode($username_webling . ":" . $password_webling) . "\r\n");
  fputs($fp, "Content-length: 0\r\n");
  fputs($fp, "Connection: close\r\n\r\n");
  while ( !feof($fp) )
    $response .= fgets($fp, 128);
  fclose($fp);
}

print substr($response, strpos($response, "\r\n\r\n") + 4);

5 Nützliche Funktionen von Webling

In dieser kleinen Serie beschreibe ich fünf Funktionen, die jeder Weblingnutzer kennen sollte. Es ist nicht notwendig alle diese Funktionen zu benutzen, mit der Zeit wirst du entdecken, wie sehr diese Funktion deine Vereinsarbeit erleichtern.

Bearbeiten funktioniert immer gleich
Du willst die Telefonnummer eines Mitglieds korrigieren oder den Namen eines Dokumentes ändern, dann ist das Icon ganz links in der Liste das Werkzeug der Wahl. Bei Mitglied ist das Icon eine Karteikarte mit Bild, Dokumente haben pro Dateityp ein anderes Icon. Die Funktion ist aber bei allen die Gleiche. Ein Klick auf das Icon öffnet ein Fenster in welchem du die gewünschten Daten anpassen kannst.

Doppelklick für die Ungeduldigen
Wenn du eine Mitgliederliste betrachtest, siehst du Vornamen, Namen, Telefonnumern und weitere wichtige Daten deiner Mitglieder. Wenn du zwei mal schnell auf einen Namen in der Liste geklickt hast, verwandelt sich der Schriftzug Hans zu einem Textfeld. In diesem kannst du zum Beispiel aus einem Hans schnell und bequem ein Hans-Ulrich machen. Damit ersparst du dir den Umweg über das Bearbeiten Icon und kannst mit Webling schneller arbeiten.
Listeneinträge Sortieren
Klicke auf den Spaltentitel (z.B. Vorname, Nachname) und die Liste wird sortiert, klicke nochmals und die Sortierung wird umgekehrt (von aufsteigend zu absteigend und umgekehrt).
Listenansicht anpassen
Du hattest schon einmal eine Liste oder eine Tabelle, wo die Spalten nicht in der richtigen Reihenfolge waren. Und auf die eine oder andere Weise konnten die Spalten in die richtige Reihenfolge gebracht werden. In Webling hast du ein mächtiges Werkzeug um die Spalten zu sortieren, auszublenden und vordefinierte Ansichten zu laden. Du wirst sehen, wie dieses Werkzeug deine Arbeit erleichtert.

Drag and Drop
Ein Symbol begegnet dir in Webling auf Schritt und Tritt, es ist das Zieh- und Loslass Icon (auf Englisch Drag and Drop). Dieses Icon besteht aus vier Pfeilen die in alle Richtungen zeigen. Du betrachtest Mitglieder deines Vereins, zum Beispiel den Vorstand, neben jedem Mitglied steht das besagte Icon. Klicke auf das Icon und halte die Maustaste gedrückt, ziehe dann das Mitglied in eine andere Mitgliedergruppe links bei den Gruppen. In dem dann erscheinenden Fenster kannst du wählen, ob du das Mitglied kopieren oder verschieben willst. Ganz einfach, nicht wahr? Das Icon kannst du auch benutzen um Mitgliedergruppen zu sortieren, probier es aus.