Einzahlungsscheine & ESR

Einzahlungsscheine der Schweizer Post werden von Vereinen häufig zum Einzug der Mitglierbeiträge verwendet. Es gibt verschiedene Typen von Einzahlungsscheinen

  • Rote Einzahlungscheine
  • Orange Einzahlungsscheine

Die wichtigsten Unterschiede dieser beiden Einzahlungsscheine bestehen (neben der Farbe) in der Art, wie die eingegangenen Zahlungen verbucht werden.

Rote Einzahlungsscheine

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Die Roten Einzahlungsscheine sind gut für kleinere Vereine geeignet, sie erlauben unkomplizierte Rechnungsstellung. Sie können zu jedem Post- oder Bankkonto rote Einzahlungsscheine bestellen und damit Rechnungen versenden. Sie können auch Blankoformulare verwenden und entweder von Hand oder mit einem Programm ausfüllen.
Zahlungen mit roten Einzahlungsscheinen werden anhand der Absenderadresse oder anhand der  Mitteilung oben Rechts auf dem Einzahlungsschein identifiziert. Dies ist relativ aufwändig, was bei kleinen Vereinen mit ehrenamtlichen Kassieren meist kein Problem ist.

Angaben auf dem Einzahlungsschein

Allgemeine Angaben

  • Zahlungszweck: Grund der Zahlung (z.B. Mitgliederbeitrag)
  • Betrag: Zu bezahlender Betrag (z.B. 123.40 CHF)
  • Einbezahlt von: Name und Adresse des Vereinsmitglieds (Hans Muster, Bahnhofstrasse 4, 3000 Bern)

Bei einem Postkonto

  • Einzahlung für: Bezeichnung und Adresse des Vereins (z.B. Verein, Marktstrasse 3, 8000 Zürich)
  • Konto: Postkonto des Vereins (z.B. 01-39139-1)

Bei einem Bankkonto

  • Einzahlung für: Bezeichnung und Ort der Bank (z.B. Zürcher Kantonalbank, 8010 Zürich)
  • Zugunsten von: Bezeichnung und Adresse des Vereins (z.B. Verein, Marktstrasse 3, 8000 Zürich)
  • zusätzlich sinnvoll: IBAN
  • Konto: Postkonto der Bank (z.B. 01-39139-1)

Orange Einzahlungsscheine (ESR, ESR+)

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Orange Einzahlungsscheine sind für Vereine geeignet, die sehr viele Rechnungen versenden. Weil Zahlungen mit diesen Einzahlungsscheine automatisch verbucht werden können. Um orange Einzahlungsscheine verschicken zu können, muss sich der Verein zuerst bei der Post oder Bank (bei der Bank heissen ESR und ESR+, BESR und BESR+) melden und erhält eine ESR Teilnehmernummer, diese funktioniert genau gleich wie eine Kontonummer.
Der wesentliche Nutzen von orangen Einzahlungsscheinen zeigt sich bei der Verbuchung von Zahlungen durch die Vereinsmitglieder. Bei der Rechnungsstellung erhält jeder Einzahlungsschein vom Buchhaltungsprogramm eine eindeutige Nummer, diese wird von der Post oder Bank der Zahlung zugeordnet. Diese Daten werden wieder in das Buchhaltungsprogramm eingelesen und automatisch verbucht. So können auch hunderte Zahlungseingängen in wenigen Minuten verbucht werden.

Angaben auf dem Einzahlungsschein

Allgemeine Angaben

  • Referenznummer: Eindeutige Nummer, die vom Buchaltungsprogramm vergeben wird (z.B. 00 00000 00000 00000 00000 05989)
  • Betrag: Zu bezahlender Betrag (z.B. 123.40 CHF)
  • Einbezahlt von: Name und Adresse des Vereinsmitglieds (z.B.  Hans Muster, Bahnhofstrasse 4, 3000 Bern)

Bei einem Postkonto (ESR)

  • Einzahlung für: Bezeichnung und Adresse des Vereins (z.B. Verein, Marktstrasse 3, 8000 Zürich)
  • Konto: ESR Teilnehmernummer des Vereins (z.B. 01-39139-1)

Bei einem Bankkonto (BESR)

  • Einzahlung für: Bezeichnung und Ort der Bank (z.B. Zürcher Kantonalbank, 8010 Zürich)
  • Zugunsten von: Bezeichnung und Adresse des Vereins (z.B. Verein, Marktstrasse 3, 8000 Zürich)
  • Konto: ESR Teilnehmernummer der Bank (z.B. 01-39139-1)

ESR Plus (ESR+, BESR+)

ESR+ funktioniert etwa gleich wie ein oranger Einzahlungsschein. Der Unterschied ist, dass auf dem Einzahlungsschein kein vorgedruckter Betrag ist, dies ermöglicht den Mitgliedern zusätzlich zum Mitgliederbeitrag noch eine kleine Spende an den Verein zu machen. Für manche Vereine ist dies eine wichtige Einnahmequelle.

Spendenbescheinigung ausstellen

Ein Verein kann Spendenbescheinigungen ausstellen, damit die Vereinsmitglieder die Beiträge an den Verein von den Steuer abziehen können.  Ist dein Verein bereits vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt? Dann darf dein Verein selbständig die Spendenbescheinigungen (Zuwendungsbestätigungen) ausstellen. Ebenso hast du die Möglichkeit, die Bescheinigungen über die Stadt oder Gemeinde laufen zu lassen. Diese übernehmen dann die Ausstellung der Spendenbescheinigungen für deinen Verein.

Damit eine Spendenbescheinigung angerkannt wird, haben muss sie korrekt ausgefüllt werden. Wir haben wichtige Voraussetzungen zusammengestellt um die das Ausfüllen zu erleichtern:

  • Die Spendenbescheinigung muss nach einem amtlich vorgeschriebenen Muster erstellt werden. Vorlagen dazu findest du unter www.formulare-bfinv.de, >Formularcenter > Steuerformulare > Gemeinnützigkeit > Bestätigung für Verein. Ebenso findet man auf den jeweiligen Internetseiten der Finanzämter Vorlagen für Spendenbescheinigungen.
  • Es ist erlaubt, eigens gestaltetes Briefpapier mit Vereinslogo zu verwenden.
  • Danksagungen oder anderer Text sind nur auf der Rückseite der Bescheinigung erlaubt.  
  • Die Spendenbescheinigung darf eine A4 Seite nicht überschreiten.
  • Der gemeinnützige Zweck des Vereins muss angegeben werden.
  • Die Spendenbescheinigung für eine Sach- oder Aufwandsspende* muss von einem Berechtigen unterschieben werden. (Eine Bescheinigung für eine reine Geldspende* darf auch maschinell, ohne Unterschrift erstellt werden)
  • Die Summe der Bescheinigung stimmt mit der Summe in der Finanzbuchhaltung überein.
  • Ein Doppel der Spendenbescheinigung ist für mindestens 6 Jahre aufzubewahren.
  • Es muss ein Hinweis auf die Haftung angebracht sein.

 

*Sachspende – Sachspenden sind Sachen, die der Spender dem Verein spendet.
*Aufwandsspende – der Spender erledigt eine Arbeit und verzichtet auf eine Vergütung. Bsp.: Ein Informatiker erstellt eine Webseite für den Verein und verzichtet auf den Rechnungsbetrag.
*Geldspende – liegt vor, wenn der Spender dem Verein Geld zukommen lässt.