Neu in Webling: Kommentare

Auch wenn man die Datenfelder der Mitglieder in Webling beliebig (z.B. um mehrzeilige Textfelder) erweitern kann, so war es bis anhin umständlich ein Protokoll zu führen. Seit Kurzem gibt es nun die Kommentarfunktion. Damit kann jeder Benutzer Kommentare hinterlassen. Dabei wird automatisch der Namen des Benutzers und der Zeitpunkt des Kommentars gespeichert. Mit diesem kleinen praktischen Logbuch vereinfachen wir einige Anwendungsfälle, welche uns von Webling Kunden gemeldet wurden.

Da dies nicht nur für Mitglieder nützlich sein kann, haben wir das gleich an drei weiteren Orten eingeführt. Die Kommentare sind auch verfügbar für:

  • Benutzer
  • Debitoren
  • Konten in der Buchhaltung

Wir investieren viel Zeit in die Webling Entwicklung. Viele Verbesserungen sieht man nicht ohne Weiteres. Ab und an freuen wir uns aber, wenn wir etwas Neues präsentieren dürfen. Wir veröffentlichen ein bis zwei mal im Monat ein Update. Eine kurze Übersicht über die Änderungen geben wir im entsprechenden Artikel in unserer Online Dokumentation.

Schreib uns deine Meinung oder was du für Ideen und Anregungen an uns hast. Wir freuen uns über jede Rückmeldung. Viel Spass mit dieser neuen Funktion!

KMU Kontenrahmen Schweiz für Vereine

Vereine sind recht frei, einen passenden Kontenrahmen zu wählen. Vereine können ihre Konten so wählen, wie es für den Verein am meisten Sinn macht. Dabei ist wichtig, dass für die Mitglieder und den Vorstand klar ist, wofür Geld ausgegeben wurde und wie viel Geld z.B. im Bankkonto oder anderen Anlagen vorhanden ist.

Der KMU Kontenrahmen ist eine gute Vorlage, obwohl die meisten Vereine auch einen anderen Kontenrahmen wählen können. Auch mit dem neuen Rechnungslegungsrecht (RLR), sind die meisten Vereine nicht verpflichtet, sich an den KMU Kontenrahmen der Schweiz zu halten. Dennoch ist es eine gute Vorlage. Das Gesetz schreibt zudem nicht die genaue Bezeichnung oder Nummerierung vor. Das Gesetz schreibt nur die Gliederung und den Aufbau vor.

Hinweis: Nicht jedes Konto bzw. Kontoklasse muss verwendet werden. Nur die für den Verein benötigten Konten nimmt man in den Kontenplan auf.

Aufbau des Kontenrahmens

Die Kontennummern besteht aus vier Ziffern, zum Beispiel 1020 für das Guthaben auf einer Bank. Die Nummer ist wie folgt aufgebaut:

  • 1. Ziffer: Kontenklasse (z.B. 1 für Aktive)
  • 2. Ziffer: Kontenhauptgruppe (z.B. 0 für Umlaufvermögen)
  • 3. Ziffer: Kontengruppe (z.B. 2 für flüssige Mittel)
  • 4. Ziffer: Konten (z.B. 0 für Bank 1, 1 für Bank 2, etc.)

Manchmal werden auch andere Ziffernformate (z.B. 102.0 oder 102.00) verwendet. Auf diese Formate gehen wir in diesem Beispiel nicht ein.

1. & 2. Ziffer Kontenklassen / Kontenhauptgruppen

  • 1: Aktive
    • 10: Kurzfristiges Umlaufvermögen
    • 11: Forderungen
    • 14: Anlagevermögen
  • 2: Passive
    • 20: Fremdkapital
    • 26: Rückstellungen
    • 28: Eigenkapital
  • 3: Ertrag
    • 32: Handelserlöse
    • 33: Mitgliederbeiträge
    • 34: Veranstaltungen
    • 35: Spenden
    • 36: Übrige Erlöse
  • 4: Aufwand
    • 42: Materialeinkauf
    • 44: Dienstleistungen
  • 6: Sonstiger Aufwand
    • 60: Raumaufwand
    • 63: Versicherungen & Gebühren
    • 66: Werbung
    • 67: Übriger Aufwand
    • 68: Abschreibungen

Hinweis: Wir haben nur die Klassen und Hauptgruppen aufgeführt, welche wir in unserem Beispiel verwenden. Die komplette Liste ist am Ende dieses Artikel verlinkt.

3. Ziffer Kontengruppe & 4. Ziffer Konto

Um den Artikel nicht zu fest aufzublähen, erklären wir die Kontengruppe anhand eines Beispiels. Die komplette Liste ist am Ende dieses Artikel verlinkt.

Die Kontengruppe 102 ist für Bankkonten gedacht. So ist das erste Bankkonto die Nummer 1020, die zweite Bank die 1021 und so weiter. Beispiel

  • 1020 Postfinance
  • 1021 Kantonalbank

Vorlagen

Man findet im Internet einige Vorlagen von verschiedenen Anbietern. Wir konnten bisher keine Vorlage finden, welche für Vereine optimiert ist. Natürlich hängt der Kontoplan sehr stark vom Zweck des Vereins ab. Ein kleiner Sportverein hat einen anderen Kontenplan als ein Alumniverein einer Universitität. Etwas haben die meisten Vereine gemeinsam, die meisten haben keine Angestellten. Somit wird die Kontenklasse 5 (Personalaufwand) dementsprechend nicht verwenden. Wir haben ein Beispiel für einen fiktiven Verein erstellt. Gerne nehmen wir Ideen und Anregungen entgegen.

Links

Kontenrahmen, was brauche ich?

Entscheidet man sich als Verein, eine doppelte Buchhaltung zu verwenden, braucht man einen Kontenplan. Dafür gibt es einige Vorlagen und je nach Anforderung können diese sehr unterschiedlich sein. Aber woher weiss ich, wass ich brauche?

Einfacher oder erweiterter Kontenplan

Um einen Kontoplan zu Erstellen, verwendet man meist einen Kontenrahmen als Vorlage. Für viele kleine Vereine reicht bereits ein sehr vereinfachter Kontenplan, welche auch ohne Nummern geführt werden kann. Ist das nicht der Fall, gibt es je nach Land unterschiedliche Vorlagen. Dies Vorlagen enthalten mehr Konten, als man benötigt. Welche davon man verwendet, ist vom Verein abhängig.

Bild Bilanz & Erfolgsrechnung

Einfacher Kontenplan (Ohne Nummern)

Die einfache Variante kommt ohne Kontennummern aus und die Anzahl der Konten ist meist sehr übersichtlich. Wer es noch einfacher halten möchte, der kann anstatt einer doppelten Buchhaltung, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Milchbüechli) führen.

Eine doppelte Buchhaltung hat jedoch einige Vorteile, wenn man etwas mehr Überblick über die Vereinsfinanzen wünscht. In der Erfolgsrechnung ist klar ersichtlich, woher die Einnahmen stammen und für was Geld ausgegeben wurde.

Die Bilanz gibt einen guten Einblick, wieviel Vermögen der Verein hat und aus was das Vermögen besteht. (Geld auf der Bank, Immobilien, Schulden, etc.) Das Ergebnis der Erfolgsrechnung muss immer mit der Bilanz überein stimmen, was eine zusätzliche Sicherheit bietet.

Der Kontenplan kann beliebig angepasst werden. Wichtig dabei ist, dass die Gliederung Sinn ergibt. Unsere Vorlage ist eine gute Grundlage zum erstellen eines eigenen Kontenplans:  CH-einfach_webling_v001

Erweiterter Kontenplan (Mit Nummern)

Je nach Land gibt es unterschiedliche Vorlagen. Aus diesen Vorlagen wählt man jeweils nur die Konten aus, welche für den Verein wichtig sind.

Deutschland

In Deutschland gibt es die sogenannten Standardkontenrahmen oder Spezialkontenrahmen (SKR). Viele Vereine in Deutschland verwenden den DATEV kompatiblen SKR 49 als Vorlage. Wir haben bereits vor einiger Zeit zum Thema SKR 49 einen Artikel veröffentlicht.

Österreich

In Österreich wird vielfach der Österreichische Einheitskontenrahmen oder der SKR 07 als Vorlage verwendet.

Schweiz

Früher wurde in der Schweiz der Kontenrahmen gemäss Käfer benutzt. Seit 2015 gibt es ein neues Rechnungslegungsrecht (RLR) und damit wurde unter Anderem, der neue KMU Kontenrahmen in der Schweiz zum Standard. Im Obligationenrecht (OR) der Schweiz sind der Inhalt und die Mindestgliederung der Rechungslegung vorgeschrieben. Die Kontennummern und deren Bezeichnung jedoch nicht.

Die meisten Vereine sind nicht verpflichted, sich am KMU Kontenrahmen zu orientieren. Trotzdem ist es eine gute Vorlage. Wie der KMU Kontenrahmen der Schweiz aufgebaut ist und entsprechende Vorlagen, findest du in diesem Artikel: KMU Kontenrahmen der Schweiz

Warum eine Online Vereinssoftware wie Webling?

Viele Vereine verwalten ihre Mitgliederdaten noch mit Excel, dies hat während Jahren gut funktioniert, warum sollte ein Verein gerade jetzt auf Webling wechseln. Es gibt im wesentliche drei Gründe:

1. Webling macht Spass
2. Es ist immer schwieriger Vorstandsmitglieder zu finden
3. Die Technik hat sich enorm weiterentwickelt, es gibt jetzt wirklich gute online Vereinssoftware.

Der einfachste Grund ist, Webling macht Spass und ist einfach zu bedienen. Zweitens, es gibt mehr Freizeitangebote, die Ansprüche bei der Arbeit steigen und ein Vereinsamt steht meistens nicht weit oben auf der Wunschliste. Der dritte Grund ist eher für Techniker interessant, wissen muss man nur, dass es neue technische Möglichkeiten gibt. Diese machen die Programme besser und angenehmer zu bedienen, Excel wirkt im Vergleich alt und umständlich.

Was bedeutet dies für meinen Verein?

Man kann die Arbeit aufteilen, weniger Leerläufe

Mit einer Online Vereinssoftware können alle Vereinsmitglieder auf die aktuellsten Daten zugreifen. Es müssen nicht mehr Excel-Listen hin- und hergemailt werden. Auch gibt es keine veralteten Listen mehr.
Früher war es so, dass ein Trainer in einem Sportverein eine Adressänderung dem Aktuar gemeldet hat, dieser hat die Änderung dem Präsidenten und Kassier weitergemeldet. Dies ist ein unglaublicher Aufwand und es passieren dabei gelegentlich Fehler, weil eine Meldung vergessen geht.
Mit einer Onlinesoftware macht der Trainer die Änderung selbst in der Software, alle haben automatisch die richtigen Daten, kein zusätzlicher Aufwand.

Mehr Vertrauen, mehr Selbständigkeit

Der Trainer kann jetzt die Adressen seiner Mannschaft einfach so anpassen, so entfällt die Kontrolle durch den Aktuar. Dies ist im ersten Moment ungewohnt, manche Funktionäre haben Angst, dass die Trainer falsche Änderungen machen und mehr Fehler passieren.
Wir haben inzwischen mehr als 10 Jahre Erfahrung mit online Vereinsverwaltungen. In dieser Zeit haben wir viele Vereine gesehen, die diese Umstellung gemacht haben. Es benötigt eine gewisse Eingewöhnungsphase und zu Beginn mehr Koordination und Erklärung. Sobald alle wissen wie man mit dem System arbeiten muss, funktioniert es gut und die Vereinsarbeit ist für alle Seite angenehmer. Das zusätzliche Vertrauen führt oft auch zu mehr Engagement im Verein.

Vereine und Steuern

Ist mein Verein Gewinnsteuerpflichtig?
Die einfache Antwort lautet: Ja. Ein Verein kann die Steuerbefreiung beantragen, dann ist er nicht mehr steuerpflichtig und Spender können die Spenden von Steuern abziehen. Dafür muss ein Verein einige Bedingungen erfüllen, mehr kannst du beim kantonalen Steueramt in Erfahrung bringen.
Tiefe Gewinne sind steuerfrei. Beim Bund gibt es eine Freigrenze von 5000 Franken, bei den Kantonen sind die Freigrenzen unterschiedlich. Für den Gewinn über der Freigrenze gilt zudem ein tiefer Steuersatz, im allgemeinen kann man sagen, dass Vereine steuerlich gut weggkommen.
Es gibt eine zusätzliche Ausnahme für Mitgliederbeiträge, sind die Mitgliederbeiträge höher als die Verwaltungkosten, wird der Überschuss aus den Mitgliederbeiträgen nicht zum Gewinn hinzugerechnet.
Allerdings muss ein Verein eine Steuerklärung einreichen, auch wenn der Gewinn unterhalb der Freigrenze ist.

Ist ein Online Beitrittsformular gültig?

Kann ich ein Onlineformular aufschalten, wo neue Mitglieder dem Verein beitreten können, ist das rechtlich gültig?

Wenn ein Mitglied einem Verein beitritt, ist das ein Vertrag und ein Vertrag kann meistens ohne schriftliche Formulare geschlossen werden (Wenn du einen Kaugummi am Kiosk kaufst, ist das auch ein Vertrag).

Es ist also kein Problem eine Onlineanmeldung zu benutzen, ihr werdet so vermutlich mehr Anmeldungen haben. Das ist gut. Allerdings wird es auch Spam und „falsche“ Anmeldungen geben. Einige Leute werden dann trotz Anmeldung nicht dem Verein beitreten wollen. Diese würde ich unkompliziert wieder aus der Kartei streichen.

Kann ein Spender seine Beiträge von den Steuern abziehen?

Kann mein Verein einem Spender eine Bescheinigung für Spenden ausstellen, damit der Spender den Betrag von den Steuern abziehen kann.

Du kannst dem Spender eine solche Bescheinigung ausstellen, wenn der Verein offiziell steuerbefreit ist. Nun ist die Frage, wie erreiche ich, dass mein Verein offiziell steuerbefreit wird?

Du musst beim kantonalen Steueramt ein Gesuch stellen, dieses entscheidet ob der Verein steuerbefreit wird oder nicht. Mehr dazu findest du auf der Webseite den kantonalen Steueramtes. In Zürich zum Beispiel auf: https://www.steueramt.zh.ch/internet/finanzdirektion/ksta/de/steuerfragen/steuerbefreite_institutionen.html .

Darf ein Verein Leute anstellen und Löhne zahlen?

Darf ein Verein jemanden / ein Mitglied anstellen und diesem einen Lohn bezahlen? 

Ein Verein ist ein normaler Arbeitgeber, er schliesst einen Arbeitsvertrag ab, bezahlt Sozialabgaben, stellt einen Lohnausweis aus usw. Wir empfehlen in den Statuten festzuhalten, dass der Verein jemanden anstellt und wer den Vertrag schliesst / über die Anstellung entscheidet. Normalerweise wird dies der Vorstand sein.

Dürfen Passivmitglieder an der Generalversammlung abstimmen?

Hat ein Passivmitglied ein Stimmrecht an der GV, zum Beispiel bei einer Statutenänderung oder bei Wahlen in den Vorstand?

Grundstätzlich haben alle Mitglieder ein Stimmrecht, die Statuten können aber vorsehen, dass Passivmitglieder kein Stimmrecht an der Vereinsversamlung / Generalversammlung haben. Wenn die Stauten nicht klar sagen, dass die Passivmitglieder kein Stimmrecht haben, dann haben die Passivmitglieder ein Stimmrecht.

Muss ich die Vereinsgründung bei der Wohngemeinde/Stadt oder dem Kanton anmelden?

Man muss einen Verein im Gegensatz zu GmbH, AG usw nicht registrieren. Vereine können ganz einfach an einer Gründungsversammlung gegründet werden, es gibt allerdings einige Ausnahmen:

  1. Der Staat interessiert sich nicht so sehr dafür, was die Leute machen, ausser beim Geld schaut er gern hin: Das Steueramt möchte eine Steuererklärung sehen:  https://www.vereinsverwaltung.ch/muss-ein-verein-eine-steuererklaerung-ausfuellen-schweiz/)
  2. Wenn der Verein umfangreichere Geschäfte machte, muss er sich in Handelsregister eintragen (https://www.vereinsverwaltung.ch/verein-ins-handelsregister-eintragen/).