Muss der Verein jedes Jahr eine GV abhalten?

Man fragt uns immer wieder, ob ein Verein jedes Jahr eine Generalversammlung (GV) durchführen muss. Kaum ein Vorstand liebt Generalversammlungen, das Einpacken und Versenden der Einladungen, Organisieren des Lokals, die kritischen Fragen der Mitglieder, die sich das ganze Jahr nicht beteiligt haben usw. Man kann sich schöneres vorstellen.

Die meisten Vereine führen trotzdem jedes Jahr eine GV durch, die Mitglieder wählen den Vorstand neu, nehmen den Jahresbericht und die Jahresrechnung ab, aktzeptieren das Budget, stimmen Statutenänderungen zu (oder nicht) und bewilligen Geld für die Erweiterung des Clubhauses usw.

Dies ist gut, denn der Vorstand muss vor jeder Generalversammlung die Jahresrechnung fertigstellen, Rechenschaft ablegen und die Mitglieder haben die Gelegenheit Anträge zu stellen und die Vereinsführung zu beeinflussen.
Diese Kontrolle und Disziplin sind gut für den Vorstand, auch wenn der Vorstand dies nicht immer so wahrnimmt. Man will lieber ungestört seine Arbeit machen.

Man könnte in den Statuten bestimmen, dass nur alle 2 oder 3 Jahre eine Generalversammlung stattfindet, der Vorstand eine entsprechend lange Amtszeit hat usw. Aber 3 Jahre sind eine lange Zeit und es ist besser, wenn der Vorstand jedes Jahr Rechenschaft ablegen muss.

Webling Administrations Update

Neben neuen Funktionen in Webling überarbeiten wir manchmal auch bestehende Teile. So stellen wir sicher, dass wir auf dem aktuellen Stand der Technik bleiben und uns ständig verbessern.

Dieses Mal haben wir uns die Administration und damit die ganze Rechteverwaltung vorgenommen. Die Zugriffsrechte stecken tief im System und haben deshalb Auswirkungen auf alle Bereiche von Webling. Nur schon deswegen hatten wir eine sehr lange und intensive Testphase.

Mit den Neuerungen gibt es auch ein paar Umstellungen. Wir wussten schon lange, dass die aktuelle Administration nicht einfach verständlich war und immer wieder Fragen aufgeworfen hat. Eines unserer Ziele ist es mit der neuen Oberfläche mehr Klarheit schaffen.

Neuerungen und Änderungen

Benutzergruppen heissen neu Rollen und die Standardrechte (Admin, Kassier, SMS, etc.) sind keine speziellen Gruppen mehr, sondern werden direkt auf den Benutzer vergeben. Damit wird das Menü deutlich übersichtlicher:

Admnistration, Menü neu

Neu erteilt man die Standardrechte nicht mehr über Gruppen bzw. Rollen, sondern direkt auf den Benutzer:

Benutzerrechte Webling

Spezifische Rechte auf einzelne Mitgliedergruppen oder Mandanten der Buchhaltung konfiguriert man wie bisher mit Gruppen, die nun aber Rollen heissen:

Rollenrechte Webling

Alte Dokumenten Ordner

In Webling hat jede Benutzergruppe bzw. neu jede Rolle, einen eigenen gemeinsamen Dokumentenordner. Die Standardrechte waren im alten System nicht direkt auf dem Benutzer, sondern in Standardgruppen organisiert. Deshalb gab es auch mehr Ordner. Was passiert nun beim Update auf die neue Version?

Webling prüft während dem Update, ob in einem solchen Ordner Dateien vorhanden sind. Wenn das der Fall ist bleibt der Ordner erhalten, ansonsten wird der Ordner und die dazugehörige alte Rolle(Gruppe) gelöscht.

Alte Benutzer Gruppen

Dasselbe geschieht mit den Benutzergruppen. Sofern im dazugehörigen Dokumentenordner vor dem Update eine Datei vorhanden ist, wird die Gruppe in eine Rolle umgewandelt und umbenannt. Die Benutzergruppe „Administratoren“ wird zur Rolle „Alte Administratoren-Gruppe“.

Alte Ordner, Gruppen bzw. Rollen löschen

Möchte man die alten Ordner und Gruppen/Rollen loswerden, löscht man die neue Rolle. Dann verschwindet auch der dazugehörige Dokumentenordner. WICHTIG: Falls die Dateien in diesem Ordner noch gebraucht werden, müssen diese vorher gesichert werden!

Links

Wie buche ich Einnahmen?

Einahmen sind recht einfach zu buchen. In der doppelten Buchhaltung werden Einnahmen so gebucht, dass ein Ertragskonto (Geld kommt rein) und ein Aktivkonto (Wo liegt das Geld) steigt.

Ein langjähriges Mitglied übergibt dem Kassier an der Generalversammlung eine Spende von 50.-. Der Kassier verbucht den Betrag unter Spenden (Ertragskonto) und Kasse (Aktivkonto) und legt das Geld in die Vereinskasse.

Kasse (Aktivkonto) Spenden (Ertragskonto)
+ 50 + 50

Überweist das Mitglied den Betrag direkt auf das Bankkonto, verbucht der Kassier den Betrag unter Spenden (Ertragskonto) und Bankkonto (Aktivkonto).

Bankkonto (Aktivkonto) Spenden (Ertragskonto)
+ 50 + 50

Nimmt der Verein eine Spende als Bargeld ein, wird der Betrag in die Kasse gebucht. Kommt das Geld auf das Bankkonto, wird der Betrag auf das Bankkonto gebucht. In beiden Fällen ist es eine Spende, daher geht der Betrag auf das Konto Spenden (Ertragskonto).

Bezahlt das Mitglied seinen Jahresbeitrag per Banküberweisung, wird folgendes gebucht:

Bankkonto (Aktivkonto) Mitgliederbeiträge (Ertragskonto)
+ 50 + 50

So bucht man Einnahmen. Eigentlich ganz einfach. Die Buchhalter pflegen die Schreibweise mit Soll und Haben, diese Schreibweise wirst du hin und wieder antreffen. Hier ist nochmals das gleiche mit Soll und Haben. Das erste Konto ist jeweils das Soll, das zweite Konto das Haben:

Soll: Bankkonto (Aktivkonto) Haben: Mitgliederbeiträge (Ertragskonto)
+ 50 + 50

Eine Hilfe zu SOLL und HABEN gibt es in unserem Artikel „SOLL und HABEN – Wie merk ich mir das?„.

Betrifft die neue Rechnungslegung meinen Verein? (CH)

Immer wieder erhalten wir Anfragen zum neuen Rechnungslegungsrecht in der Schweiz. Es gibt viel Unsicherheit, wie sich die Vereine anzupassen haben. Die wichtigste Frage ist, betrifft es meinen Verein?

Muss der Verein die Buchführung anpassen?

Die neuen Regeln gelten für Vereine, die sich ins Handelsregister eintragen müssen. Ein freiwilliger Eintrag hat keinen Einfluss. Mehr zur Eintragungspflicht kannst du im Artikel Verein ins Handelsregister eintragen? nachlesen. Für die Vereine ohne Handelsregistereintrag haben wir die Anforderung zusammengestellt:

Buchführung für Vereine ohne Handelsregistereintrag (Milchbüchlein-Rechnung)

Vereine, die sich nicht ins Handelsregister eintragen müssen, können die Buchhaltung als Milchbüchlein-Rechnung führen. Zusätzlich muss eine Vermögens-Aufstellung gemacht werden.

Dies sind nur Mindestvorschriften, wenn der Verein strengere Regeln befolgt und zum Beispiel eine doppelte Buchhaltung mit Erfolgsrechnung und Bilanz führt, ist dies um so besser.

Milchbüchlein-Rechnung

Die Michbüchlein-Rechnung ist recht einfach:

  • Für Kasse, Bankkonto, Postkonto usw muss jeweils eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung geführt werden. Dies ist ein Kassenbuch oder ein Kontoauszug, je nach Bedarf mit Bemerkungen und Belegnummern.
  • Am Anfang und am Ende des Jahres muss eine Vermögensaufstellung erstellt werden mit dem Stand von Kasse, Bankkonto, Inventar, ausstehenden Rechnungen usw.

Auch für die Milchbüchlein-Rechnung gelten einige grundsätzliche Buchhaltungsregeln:

  • Für jeden Sachverhalt und jedes Geschäft wird eine Buchung gemacht: Vereinfacht gesagt, jedes mal wenn Geld eingenommen wird oder bezahlt wird, muss eine eigene Buchung erstellt werden.
  • Eine Buchung benötigt einen Beleg: Es ist wichtig, dass es für jede Buchung einen Kassenzettel oder eine Rechnung gibt und diese sauber einsortiert werden. Es gibt Fälle, wo es keinen Beleg gibt, dann fragt man den Geschäftspartner nach einem Beleg oder nimmt, was einem Beleg am ähnlichsten ist (z.B. Bestätigung). Als letzte Möglichkeit bleibt, selber einen Beleg auszustellen (Eigenbeleg), dies ist wirklich die letzte Möglichkeit.
  • Die Buchhaltung muss übersichtlich, verständlich und lesbar sein: Du solltest die Buchhaltung verstehen und dem Revisior in einigen Minuten erklären können.
  • Die Buchhaltung soll zweckmässig sein: Ein kleiner Verein mit wenigen Buchungen führt eine simple Buchhaltung. Ein grosser, komplexer Verein führt eine aufwendigere Buchhaltung.

 

3 Schritte zur Vereinsgründung

Die Schweiz ist ein Land der Vereine, für alles und jedes wird ein Verein gegründet. Dies ist kein Zufall, die Vereinsgründung ist extrem einfach. Mit diesen drei Schritten gründet man einen Verein:

1. Mitglieder suchen

Ein Verein ohne Mitglieder geht nicht. Wenn du einen Verein gründen willst, sind vermutliche einige Mitglieder schon an Bord. Also zum nächsten Schritt.

2. Statuten schreiben

Jetzt gehts ans Eingemachte, jeder Verein muss Statuten haben, die wichtigsten Eckpunkte sind:

  • Zweck
  • Vorstand und Generalversammlung
  • Aufnahme und Austritt von Mitgliedern

Mehr zu den Statuten findest du im Artikel Statuten für deinen Verein.

3. Gründungsversammlung

An der Gründungsversammlung treffen sich die Mitglieder und beschliessen einen Verein mit den vorliegenden Statuten zu gründen. Verfasst dabei ein Protokoll der Gründungsversammlung mit Anwesenden, Traktanden und Beschlüssen.

Und schon ist der Verein fertig!

Benötigt der Verein eine Revision der Kasse?

Die meisten Vereine führen jedes Jahr eine Revision der Vereinskasse durch. Die Revisoren kontrollieren die Kassenführung des Kassiers und geben der Generalversammlung einen kurzen Bericht mit der Empfehlung, den Kassier zu entlasten. Oder auch nicht, wenn die Kassenführung ungenügend war.

Vertrauen wird gestärkt

Das Vertrauen der Mitglieder in den eigenen Kassier wird durch die Revision gestärkt. Es gibt ein gutes Gefühl, wenn man als Mitglied eine unabhängige Bestätigung erhält, dass die Kasse gut geführt ist. So kann man dem Kassier guten Gewissens die Entlastung erteilen. Dies vermeidet unnötige Diskussionen.

Anreiz für den Kassier

Wenn der Kassier genau weiss, dass die Kasse vom einem unabhängigen Revisor kontrolliert wird, führt der Kassier die Kasse sorgfältiger. So passieren weniger Fehler und die Abrechnungen werden sauberer gemacht.

Ist eine Revision für den Verein Pflicht?

Nach Gesetz wäre eine Revision nicht nötig. Die meisten Vereine schreiben in den Statuten vor, dass eine Revision der Kasse gemacht wird. Dies fördert das Vertrauen der Mitglieder und ist auch eine Hilfe für den Kassier. Daher empfehlen wir eine Revision zu machen.

Im Handelsregister eingetragene Vereine müssen zusätzliche Dinge beachten. Dies würde jedoch den Rahmen dieses Artikels sprengen.

Wer unterzeichnet Protokoll und Statuten?

An der Generalversammlung wir ein neuer Präsident gewählt und nachher fragt man sich, wer muss das Protokoll unterschreiben? Der neue oder der alte Präsident. Ist es der Präsident oder jemand anders? Wer sonst noch? Wir haben die Antwort:

Das Protokoll der Generalversammlung (oder Hauptversammlung oder Vereinsversammlung) wird vom Protokollführer und dem Vorsitzenden der Versammlung unterzeichnet. Der Vorsitzende ist, wer die Versammlung geleitet hat.

Die Statuten werden werden von einem unterschriftsberechtigten Mitglied des Vorstands unterzeichnet. Sind nur zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam unterschriftsberechtigt, müssen zwei Vorstandsmitglieder unterzeichnen. Zusätzlich zur Unterschrift muss auf den Statuten ein Genehmigungsdatum angegeben werden. Das Datum der betreffenden Generalversammlung ist das Genehmigungdatum.

Mehr dazu findest du auf der Seite vom Zürcher Handelsregisteramt.

Aufgaben des Vorstands

Als Vorstand ist es nicht immer einfach ist die Übersicht zu behalten. Wir haben für dich eine Checkliste mit den häufigsten Vorstands-Aufgaben zusammen gestellt. Wenn eine für deinen Job nicht passt, streich sie weg und wenn wir etwas vergessen haben, schreib uns auf info@vereinsverwaltung.ch.

Vertretung nach Aussen
    • Abschluss von Verträgen
    • Vertretung des Vereins nach aussen
    • Kontakt zum Verband, z.B. bei Fussballvereinen
    • Bekanntmachen des Vereins nach aussen
    • Verbindung zu Medien
Vereinsintern
  • Mitgliederdaten verwalten
  • Eintritte und Austritte bearbeiten
  • Das Jahresprogramm zusammenstellen
  • Zur Generalversammlung einladen, die Generalversammlung leiten und protokollieren. Dies gilt natürlich auch für Vereinsversammlungen
  • Beschlüsse der GV/Vereinsversammlung ausführen
  • Anlässe organisieren, das Vereinsleben gestalten und fördern
  • Laufende Geschäfte erledigen
  • Mitarbeiter einstellen und führen (falls vorhanden)
  • Aufgaben, die der Vorstand gemäss Statuten hat
Finanzen
  • Mitgliederbeiträge einziehen
  • Buchführung, Kaufmännische Buchführung falls der Verein im Handelsregister eingetragen ist
  • Das Vereinsvermögen verwalten
  • Aufbewahrung der Geschäftsbücher
  • Meldung bei Überschuldung und Zahlungsunfähigkeit sowie Eröffnung und den Aufschub des Konkurses

Verein ins Handelsregister eintragen?

In der Schweiz ist die Vereinsgründung sehr einfach, eine Handvoll Gründungsmitglieder, Statuten und eine Gründungsversammlung und schon ist der Verein fertig gegründet. Unkompliziert, ohne Papiertiger und verworrene Abläufe.
Trotzdem stehen viele Vereine vor der Frage, muss ich den Verein ins Handelsregister eintragen? Die kurze Antwort ist: vermutlich nicht! Nur wenige Vereine müssen sich ins Handelsregister eintragen lassen. Das sind Vereine, die alle diese 4 Bedingungen erfüllen:

  1. Auf Erwerb gerichtete Tätigkeit: Der Verein muss Geld einnehmen, zum Beispiel Waren verkaufen, Kurse durchführen usw. Es ist nicht nötig, dass Ihr dabei Gewinn macht, auch nicht jedes ‚richtige‘ Unternehmen macht Gewinn, wie man jeden Tag in den Zeitungen lesen kann. Es genügt, dass der Verein Waren oder Dienstleistungen verkauft
  2. Dauer und Organisation: Die Tätigkeit aus Nummer 1 muss eine gewisse Dauer aufweisen und organisiert sein. Wenn Ihr an einem Dorffest einen Stand mit Essen und Getränken betreibt, ist die Dauer zu kurz.
  3. Selbständigkeit: Der Verein muss selbständig sein, dies ist bei einem Verein eigentlich immer so.
  4. Vergleichbar mit Handels- oder Fabrikationsgewerbe: Die Tätigkeit muss mit einem Gewerbe vergleichbar sein, wenn der Sportverein einige bedruckte T-Shirts verkauft, ist das nicht gegeben. Wenn Ihr weniger als 100’000 CHF Umsatz pro Jahr macht, ist diese wohl Bedingung nicht erfüllt.

Wenn der Verein jede dieser Bedingungen erfüllt, muss er ins Handelsregister eingetragen werden. Wie man da am besten vorgeht, lest ihr am besten auf der Seite des Handelsregisters eures Kantons nach. Sonst kann man sich das sparen und die Zeit besser investieren.

Unterstützung für IE9 läuft aus

Letztes Jahr haben wir für die Webling Vereinsverwaltung die Unterstützung vom Internet Explorer in der Version 8 beendet. Nun ist es langsam an der Zeit, dass wir uns auch von der Version 9 verabschieden. Die Gründe dafür sind vielfältig. Fast fünf Jahre nach seiner Veröffentlichung ist diese Version mehrfacher Hinsicht veraltet. Auch wenn er deutlich besser Untersützung für CSS Standards gegenüber seinem Vorgänger hat, entspricht nicht mehr den heutigen Anforderungen an einen Browser. Microsoft stellt ab Januar den normalen Support für den IE9 ein und bringt nur noch für Windows Vista SP2 die wichtigste Sicherheitsupdates.

Warum wird der aber dennoch Browser teilweise noch genutzt?

Grund 1: Keine aktuelle IE Version für Windows Vista

Microsoft entwickelt die neuen Versionen 10 & 11 sowie Ihren neuen Browser Edge nicht für Windows Vista. Da Microsoft Windows 10 nur für Windows 7 & 8 Benutzer als Gratis-Update zur Verfügung stellt, kann man zwar auf Windows 10 umstellen, dazu muss man aber erst ein Windows 7 kaufen oder einen anderen Weg suchen um auf Windows 10 umzustellen. Wenn man keine Möglichkeit für ein Windows Update hat oder sich das schlichtweg nicht mehr lohnt, gibt es die Möglichkeit von alternativen Browsern wie Mozilla Firefox. Das ist eine einfache und von uns empfohlene Methode um Webling weiterhin mit Windows Vista nutzen zu können.

Grund 2: Keine Installationsrechte

Verwendet man einen Geschäftsrechner um mit Webling zu arbeiten, hat man unter Umständen keine Berechtigung auf dem System um einen alternativen Browser zu installieren. Da lohnt sich natürlich zuerst überhaupt einmal nachzuschauen ob nicht vielleicht bereits ein alternativer Browser installiert ist. Wenn das der Fall ist, finden man diese im Startmenü unter einem der folgenden Namen: Mozilla Firefox, Google Chrome.

Wenn aber auch keine Alternative installiert ist, gibt es einen weiteren Trick. Von den meisten alternativen Browser gibt es portable Versionen zum Download, welche man ohne Installation nutzen kann. Bei Mozilla Firefox findet man eine solche portable Version unter diesem Link.

Grund 3: Windows ist nicht auf dem aktuellen Stand

Wenn man seine Windows Updates schon sehr lange vernachlässigt hat, reicht das einspielen aller Windows Updates um eine aktuelle Version vom Internet Explorer zu erhalten. Das gilt natürlich lediglich für Windows 7, 8, 8.1 & 10. Wenn man noch ein Windows Vista hat, bitte Grund 1 weiter oben beachten.