Webling

Entscheidet man sich als Verein, eine doppelte Buchhaltung zu verwenden, braucht man einen Kontenplan. Dafür gibt es einige Vorlagen und je nach Anforderung können diese sehr unterschiedlich sein. Aber woher weiss ich, wass ich brauche?

Einfacher oder erweiterter Kontenplan

Um einen Kontoplan zu Erstellen, verwendet man meist einen Kontenrahmen als Vorlage. Für viele kleine Vereine reicht bereits ein sehr vereinfachter Kontenplan, welche auch ohne Nummern geführt werden kann. Ist das nicht der Fall, gibt es je nach Land unterschiedliche Vorlagen. Dies Vorlagen enthalten mehr Konten, als man benötigt. Welche davon man verwendet, ist vom Verein abhängig.

Einfacher Kontenplan (Ohne Nummern)

Die einfache Variante kommt ohne Kontennummern aus und die Anzahl der Konten ist meist sehr übersichtlich. Wer es noch einfacher halten möchte, der kann anstatt einer doppelten Buchhaltung, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Milchbüechli) führen.

Eine doppelte Buchhaltung hat jedoch einige Vorteile, wenn man etwas mehr Überblick über die Vereinsfinanzen wünscht. In der Erfolgsrechnung ist klar ersichtlich, woher die Einnahmen stammen und für was Geld ausgegeben wurde.

Die Bilanz gibt einen guten Einblick, wieviel Vermögen der Verein hat und aus was das Vermögen besteht. (Geld auf der Bank, Immobilien, Schulden, etc.) Das Ergebnis der Erfolgsrechnung muss immer mit der Bilanz überein stimmen, was eine zusätzliche Sicherheit bietet.

Der Kontenplan kann beliebig angepasst werden. Wichtig dabei ist, dass die Gliederung Sinn ergibt. Unsere Vorlage ist eine gute Grundlage zum erstellen eines eigenen Kontenplans:  CH-einfach_webling_v001

Erweiterter Kontenplan (Mit Nummern)

Je nach Land gibt es unterschiedliche Vorlagen. Aus diesen Vorlagen wählt man jeweils nur die Konten aus, welche für den Verein wichtig sind.

Deutschland

In Deutschland gibt es die sogenannten Standardkontenrahmen oder Spezialkontenrahmen (SKR). Viele Vereine in Deutschland verwenden den DATEV kompatiblen SKR 49 als Vorlage. Wir haben bereits vor einiger Zeit zum Thema SKR 49 einen Artikel veröffentlicht.

Österreich

In Österreich wird vielfach der Österreichische Einheitskontenrahmen oder der SKR 07 als Vorlage verwendet.

Schweiz

Früher wurde in der Schweiz der Kontenrahmen gemäss Käfer benutzt. Seit 2015 gibt es ein neues Rechnungslegungsrecht (RLR) und damit wurde unter Anderem, der neue KMU Kontenrahmen in der Schweiz zum Standard. Im Obligationenrecht (OR) der Schweiz sind der Inhalt und die Mindestgliederung der Rechungslegung vorgeschrieben. Die Kontennummern und deren Bezeichnung jedoch nicht.

Die meisten Vereine sind nicht verpflichted, sich am KMU Kontenrahmen zu orientieren. Trotzdem ist es eine gute Vorlage. Wie der KMU Kontenrahmen der Schweiz aufgebaut ist und entsprechende Vorlagen, findest du in diesem Artikel: KMU Kontenrahmen der Schweiz

Viele Vereine verwalten ihre Mitgliederdaten noch mit Excel, dies hat während Jahren gut funktioniert, warum sollte ein Verein gerade jetzt auf Webling wechseln. Es gibt im wesentliche drei Gründe:

1. Webling macht Spass
2. Es ist immer schwieriger Vorstandsmitglieder zu finden
3. Die Technik hat sich enorm weiterentwickelt, es gibt jetzt wirklich gute online Vereinssoftware.

Der einfachste Grund ist, Webling macht Spass und ist einfach zu bedienen. Zweitens, es gibt mehr Freizeitangebote, die Ansprüche bei der Arbeit steigen und ein Vereinsamt steht meistens nicht weit oben auf der Wunschliste. Der dritte Grund ist eher für Techniker interessant, wissen muss man nur, dass es neue technische Möglichkeiten gibt. Diese machen die Programme besser und angenehmer zu bedienen, Excel wirkt im Vergleich alt und umständlich.

Was bedeutet dies für meinen Verein?

Man kann die Arbeit aufteilen, weniger Leerläufe

Mit einer Online Vereinssoftware können alle Vereinsmitglieder auf die aktuellsten Daten zugreifen. Es müssen nicht mehr Excel-Listen hin- und hergemailt werden. Auch gibt es keine veralteten Listen mehr.
Früher war es so, dass ein Trainer in einem Sportverein eine Adressänderung dem Aktuar gemeldet hat, dieser hat die Änderung dem Präsidenten und Kassier weitergemeldet. Dies ist ein unglaublicher Aufwand und es passieren dabei gelegentlich Fehler, weil eine Meldung vergessen geht.
Mit einer Onlinesoftware macht der Trainer die Änderung selbst in der Software, alle haben automatisch die richtigen Daten, kein zusätzlicher Aufwand.

Mehr Vertrauen, mehr Selbständigkeit

Der Trainer kann jetzt die Adressen seiner Mannschaft einfach so anpassen, so entfällt die Kontrolle durch den Aktuar. Dies ist im ersten Moment ungewohnt, manche Funktionäre haben Angst, dass die Trainer falsche Änderungen machen und mehr Fehler passieren.
Wir haben inzwischen mehr als 10 Jahre Erfahrung mit online Vereinsverwaltungen. In dieser Zeit haben wir viele Vereine gesehen, die diese Umstellung gemacht haben. Es benötigt eine gewisse Eingewöhnungsphase und zu Beginn mehr Koordination und Erklärung. Sobald alle wissen wie man mit dem System arbeiten muss, funktioniert es gut und die Vereinsarbeit ist für alle Seite angenehmer. Das zusätzliche Vertrauen führt oft auch zu mehr Engagement im Verein.

Kann ich ein Onlineformular aufschalten, wo neue Mitglieder dem Verein beitreten können, ist das rechtlich gültig?

Wenn ein Mitglied einem Verein beitritt, ist das ein Vertrag und ein Vertrag kann meistens ohne schriftliche Formulare geschlossen werden (Wenn du einen Kaugummi am Kiosk kaufst, ist das auch ein Vertrag).

Es ist also kein Problem eine Onlineanmeldung zu benutzen, ihr werdet so vermutlich mehr Anmeldungen haben. Das ist gut. Allerdings wird es auch Spam und „falsche“ Anmeldungen geben. Einige Leute werden dann trotz Anmeldung nicht dem Verein beitreten wollen. Diese würde ich unkompliziert wieder aus der Kartei streichen.

Kann mein Verein einem Spender eine Bescheinigung für Spenden ausstellen, damit der Spender den Betrag von den Steuern abziehen kann.

Du kannst dem Spender eine solche Bescheinigung ausstellen, wenn der Verein offiziell steuerbefreit ist. Nun ist die Frage, wie erreiche ich, dass mein Verein offiziell steuerbefreit wird?

Du musst beim kantonalen Steueramt ein Gesuch stellen, dieses entscheidet ob der Verein steuerbefreit wird oder nicht. Mehr dazu findest du auf der Webseite den kantonalen Steueramtes. In Zürich zum Beispiel auf: https://www.steueramt.zh.ch/internet/finanzdirektion/ksta/de/steuerfragen/steuerbefreite_institutionen.html .