Spass mit Serienbriefen

Heute darf ich dir den Serienbrief vorstellen. Natürlich macht er Spass, du kannst kinderleicht professionelle Briefe erstellen und sogar raffinierte Layouts kreieren. Alles per E-Mail versenden – kein Problem. Wie du das Serienbrief-Tool optimal nutzen kannst & was es einzigartig macht, zeigen wir dir in diesem Blog.

Dieser Artikel wird wöchentlich erweitert mit Erklärvideos, Tipps & Tricks, dazugehörigen Artikeln auf dieser Website und Beschreibungen von diesem innovativen Highlight. Damit Du nichts verpasst, melde dich hier an. Sobald wir diesen Artikel ergänzen, erhältst Du eine kurze Mail!

  1. Warum haben wir den Serienbrief neu entwickelt?
  2. Was passiert mit deinen alten Vorlagen?
  3. Was hat der Serienbrief mit den QR-Rechnungen zu tun?
  4. Wie gestaltest du eine Kopfzeile mit dem neuen Serienbrief?
  5. Was kommt in die Fusszeile?
  6. Warum der Adressblock dir das Gefühl von Freiheit gibt?
  7. Wie gehe ich mit dem Feature „Block“ im Serienbrief um?
  8. Warum die Bilder ein Leichtes für den neuen Serienbrief sind?
  9. Platzhalter und die unendlichen Möglichkeiten?
  10. Geheimtipps… oder was du unbedingt wissen solltest!

Warum haben wir den Serienbrief neu entwickelt?

Ganz einfach. Der Serienbrief war im Gegensatz zur Mitgliederverwaltung nicht mehr auf dem aktuellen Stand. Ehrlich gesagt, er war nicht gut. Wennschon… dennschon! Vor einem Jahr hat sich Webling einiges vorgenommen was im neuen Serienbrief realisiert werden muss. Geschafft! In den nächsten 4 Wochen (bis Ende Dezember) werden schrittweise alle Webling-Kunden ein Update mit dem neuen Serienbrief erhalten.

Was passiert mit deinen alten Vorlagen?

Deine Vorlagen sind natürlich noch da. Jeder, der mit Webling arbeitet, weiss das die Vereinsarbeit Spass macht. Deshalb kannst du einfach und unkompliziert bestehende Vorlage in den neuen Serienbrief übernehmen. Wie?

Hier geht es zur Dokumentation für den aktuellen Changelog. Du findest eine kurze Beschreibung bezüglich bestehende Vorlagen bei Serienbriefen.

Hier gehts zum Video mit dem Titel: Wie Du aus alt NEU machst. In zwei Minuten erklären wir Dir, wie aus deinen alten Vorlagen neue Vorlagen werden.

Was hat der Serienbrief mit den QR-Rechnungen zu tun?

Ganz viel! Der Serienbrief ist die Basis, damit du einfach und unkompliziert eine QR-Rechnung erstellen kannst. Erst durch den neuen Serienbrief konnten die Entwickler bei Webling ihre hohen Ansprüche an das einfache Erstellen von QR-Rechnungen erfüllen. Das heisst, eine QR-Rechnung erstellen soll dir ein Lächeln aufs Gesicht zaubern. Erste Feedbacks von Kunden bestätigen es.

Erklärvideo: QR-Rechnung erstellen – effizient & smart

Wie gestaltest du eine Kopfzeile mit dem neuen Serienbrief?

Der Kopfzeile haben wir viel Platz eingeräumt. Das meinen wir nicht nur wortwörtlich, sondern im Bezug auf die unendlichen Möglichkeiten. Ein Logo einfügen ist das leichteste. Die Kopfzeile lässt keine Wünsche offen. Randabfallende Logos, Bilder als Hintergrund, Texte in verschiedenen Schriftarten. Sei kreativ und gestalte deine zukünftigen Briefe für deinen Verein so einzigartig wie dein Verein ist.

  • Blog: Was ist wichtig bei einem Briefkopf (folgt zwischen bis zum 25. November 2020)
  • Erklärvideo: Briefkopf gestalten – kreativ sein und Spass haben (folgt zwischen bis zum 25. November)

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Was kommt in die Fusszeile?

Oft wird die Fusszeile vernachlässigt, obwohl dein Verein von einigen Tipps & Tricks rund um die Fusszeile profitieren könnte, Wie Du die Fusszeilen erstellst und worauf du achten musst, erklären wir dir.

  • Blog: Wie und warum gestalte ich ein sinnvolle Fusszeile (folgt Ende November 2020)
  • Erklärvideo: Fusszeile – professionell gestalten (folgt Ende November 2020)

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Warum der Adressblock dir das Gefühl von Freiheit gibt?

Die neuen Kuverts werden geliefert und das Fenster ist auf der falschen Seite. Ein Klick bei Webling und deine Vorlage passt.

  • Erklärvideo: Adressblock – gestalten und verschieben (folgt Anfang Dezember 2020)

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Wie gehe ich mit dem Feature „Block“ im Serienbrief um?

Wenn du Blöcke mit einem Klick verschieben, vergrössern, verkleinern und vieles mehr machen kannst, dann arbeitest du mit unserem Serienbrief von Webling. Lass dir zeigen, wie du spontan Ideen umsetzt und deine Kommunikation vom neuen Serienbrief profitiert.

  • Erklärvideo: Block – gestalte neu & ohne Aufwand (folgt Mitte Dezember 2020)

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Warum die Bilder ein Leichtes für den neuen Serienbrief sind?

Bilder sind in der Kommunikation ein perfektes Werkzeug. Lass dich überraschen, was der neue Serienbrief alles kann. Randabfallend, Positionierung auf Millimeter genau und viele Möglichkeiten in der Gestaltung sind nur einige Themen, wie du tolle Bilder in Szene setzt. Der neue Serienbrief von Webling ist genau dafür geschaffen.

  • Blog: Die Wichtigkeit von Bildern und was ein Bild bewirkt (folgt Mitte Dezember 2020)
  • Erklärvideo: Bilder – damit alles visualisiert wird (folgt Mitte Dezember)

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Platzhalter und die unendlichen Möglichkeiten?

Auf das Mitglied zugeschnitten, persönliche Ansprache, Geburtstagswünsche, Einladungen zu Events all das sind Möglichkeiten, die du mit Platzhaltern lösen kannst. Nie wieder darüber nachdenken, ob es Herr Eva Meier heissen könnte. Platzhalter bei Webling erleichtern dein Leben. Wenn die Platzhalter richtig eingesetzt sind, ist die Kommunikation und die Möglichkeiten, mit deinen Mitgliedern zu interagieren, unendlich.

  • Blog: Individualität in deiner Kommunikation. (folgt Ende Dezember 2020)
  • Erklärvideo: Platzhalter – deine Mitglieder verdienen individuelle Kommunikation. (folgt Ende Dezember 2020)

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Geheimtipps…oder was du unbedingt wissen solltest!

Kleine, aber effektive Tipps rund um die Kommunikation wird der Abschluss dieser Story. Profitiere von den wichtigsten Tipps rund und die Kommunikation. Ganz sicher hat es einige dabei, die Du noch nicht kennst.

  • Blog: Was du unbedingt wissen solltest – Kommunikationstipps (folgt Ende Jahr)

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Presse-Kommunikation für Vereine

Dein Verein erfüllt ein Bedürfnis in der Gesellschaft. Sei stolz darauf und kommuniziere es mit der Aussenwelt. Heute beschäftigen wir uns mit der Pressearbeit.

  • Was ist Pressearbeit bzw. PR?
  • Wie oft kann/soll ich eine Pressemitteilung erstellen?
  • Welche Journalisten/Redakteure kontaktiere ich?
  • Welche Momente eignen sich für eine Pressemitteilung?
  • Umgang mit Pressevertretern?

Was ist Pressearbeit bzw. PR?

Im Deutschen heisst PR ganz einfach Öffentlichkeitsarbeit. Es geht darum, deinen Verein bekannt zu machen und ein positives Image über dein Verein aufzubauen. Zur Öffentlichkeitsarbeit gehört die Website, Social Media Kanäle und die Arbeit mit der Presse. Die Presse hat den angenehmen Nebeneffekt, dass sie in der öffentlichen Wahrnehmung glaubwürdiger wirkt und du erreichst viele Leute, die sonst nichts von deinem Verein wissen würden.

Wie oft kann/soll ich eine Pressemitteilung erstellen?

Eine Regel für die Anzahl deiner Presseauftritte für deinen Verein gibt es nicht. Tipp: Wenn du eine Neuigkeit oder Geschichte hast, die interessant ist, dann informiere die Presse. Die Presse muss im Lokalteil etwas schreiben, warum nicht etwas über deinen Verein? Vermeide jeden Tag eine Mitteilung zu senden, konzentriere dich auf grosse/wichtige Gelegenheiten.

Welche Journalisten/Redakteure kontaktiere ich?

Ist dein Verein regional verankert, macht es Sinn, die kleineren Zeitungen direkt anzusprechen. Der direkte Kontakt ist erfahrungsgemäss am effizientesten. Ruf die Redaktion an und frag, ob du einen kurzen Presseartikel platzieren kannst. Spannend sind grosse Anlässe, grosse Projekte. Das stärkt deinen Verein und verhilft je nach dem zu neuen Mitgliedern. Denk daran, die NZZ ist nicht am Räbelichtliumzug in Lenzburg interessiert.

Welche Momente eignen sich für eine Pressemitteilung?

Jubiläum – Wenn dein Verein ein Jubiläum feiert. Suche so viel wie möglich aus der Geschichte deines Vereins heraus und erstelle eine spannende Geschichte über deinen Verein. Einmalige Veranstaltungen in deinem Verein – Falls Du mit einem anderen Verein oder einem Unternehmen eine Veranstaltung organisierst. Sprich darüber. Erzähle, wie die Idee zu dieser Veranstaltung entstanden ist und was die Ziele dieser Veranstaltung sind. Neuer Vorstand – Das ist eine perfekte Gelegenheit für ein Interview. Fragen wie: Was sind die Ziele des neuen Vorstands oder wer ist der neue Vorstand, lassen viel Spielraum für spannende Geschichten. Jährlich wiederholende Veranstaltungen – Der Turnerabend und der Räbelichtliumzug sind typische Beispiele. Hier gilt, erzähl über das Motto oder das Thema des diesjährigen Events. Versuche auch hier von der Idee bis zum tatsächlichen Event eine spannende Geschichte zu erzählen.

Umgang mit Pressevertretern?

Wenn dein Verein bisher kaum mit der Presse gearbeitet hat ist es umso wichtiger, dass du den direkten Kontakt mit den Journalisten, Redakteuren suchst. Bitte versende nicht einfach anonym Pressemitteilungen. Der Erfolg ist wesentlich höher, wenn du kurz mit der Redaktion sprichst und sie vielleicht sogar fragst, was ihre Leserschaft besonders interessiert. Schon mancher Redakteur/Journalist hat gute Tipps verteilt. Eine persönliche Ansprache und ein tolles Thema sind das A und das O.

Letzter Tipp

Unterschätze nie die Macht der Bilder. Bilder sprechen mehr als tausend Worte. Obwohl dieser Spruch abgenutzt ist, hat er in der Öffentlichkeitsarbeit nach wie vor Gültigkeit.

PS: Du kannst jederzeit fragen, ob wir die Möglichkeit sehen, dass dein Vorstand ein Interview auf vereinsverwaltung.ch gibt.

Warum brauche ich eine Präsenzliste im Verein?

Das Coronavirus hält dich und deinen Verein in Atem. Du musst Präsenzlisten führen. Praktische Tipps für euren Vereinsalltag sind gefragt. Wir helfen dir und zeigen, wie du die Präsenzlisten einfach und mit wenig Aufwand führst.

Wir gehen auf folgende Fragen ein:

  1. Warum sind Präsenzlisten aktuell sinnvoll?
  2. Wie nutzt du Präsenzlisten für deinen Verein?
  3. Wieso Webling die Präsenz-Funktionen ausbaut?

Warum ist eine Präsenzliste aktuell sinnvoll?

Die einfache Antwort: „Weil es das Gesetz so will“. Die komplizierte Antwort: Noch vor einem Jahr wäre ein Tracking, dass Treffen mit anderen Personen speichert und den Kontakt untereinander erfasst, für einen Grossteil der Bevölkerung undenkbar gewesen. Aktuell wird es überall eingeführt. Mehr schlecht als Recht. In Restaurants erhalten wir ein Blatt Papier, dort schreiben wir Vorname, Name und Telefonnummer auf. Schnell wurde klar, dass die Digitalisierung den Prozess viel effizienter macht.

Warum treiben wir diesen Aufwand? Gerade in der Ausbreitung des Coronavirus sind zwei Argumente, die für eine Erfassung der Anwesenden sprechen.

  • Schnelle Ermittlung von Kontaktpersonen von Infizierten
  • Kontaktieren dieser Kontaktpersonen

Resultat: rascher Unterbruch der Infektionsketten

Wie nutzt du Präsenzlisten für deinen Verein?

Wir haben bei Webling die Präsenzliste schon vor Monaten entwickelt und aktuell (Anfang November) ausgebaut. Nutze diese Funktion, um die Anwesenden an deinen Anlässen ohne viel Arbeit zu erfassen. Dies nicht nur bei Mitgliedern, sondern auch bei unerwarteten Gästen (Video)

Die Präsenzlisten sind über das Contact-Tracing hinaus nützlich. Die Anwesenheitsliste zeigt dir, wer im Verein wie oft anwesend war: Wann war Jan dabei? (Video)

Anwesenheitslisten sind nicht nur fürs Contact Tracing nützlich. Anhand dieser Auswertungen kannst du sehen, wer in jedem einzelnen Training war (oder geschwänzt hat). Oder wer bei einer Schulung anwesend war und vieles mehr. Die nächsten Wochen werden wir uns mit dem Thema Kommunikation beschäftigen. Die Auswertungen oder Eindrücke helfen dir, das Thema Kommunikation spannend zu gestalten. Hilfreich bei:

  • mehr Mitglieder finden
  • höhere Zufriedenheit der Mitglieder
  • effizientere Organisation für deinem Verein
  • u. v. m.

Wieso Webling die Tracking-Möglichkeiten ausbaut?

Exakt wenn die anspruchsvolle Zeit durch den Coronavirus vorbei ist, wird dein Verein gefragter den je. Wir möchten dir jetzt die Werkzeuge geben um durchzuführen, was noch möglich ist und gleichzeitig für die Zukunft besser aufgestellt zu sein. Deine Mitglieder werden es schätzen, wenn sie nach der Krise wieder beisammen sein können. Bereite alles vor, dass deine Mitglieder gemeinsam ihrem Hobby nachgehen können und der Verein wieder zu einem wichtigen Stützpfeiler in ihrem Leben wird.

QR-Rechnung – was passiert mit den orangen & roten Einzahlungsscheinen?

Wie wird aus deinen Rechnungen mit orangen und roten Einzahlungsscheinen eine QR-Rechnung? Gibt es noch eine ESR Nummer? Was musst du tun, wenn du von roten Einzahlungsscheinen auf eine QR-Rechnung umschalten möchtest?

Oranger Einzahlungsschein

Deine heutigen ESR Nummern werden im QR-Code integriert. Einzige Voraussetzung: Du brauchst eine QR-IBAN Kontonummer. Kontaktiere dein Finanzinstitut und verlange deine neue QR-IBAN Kontonummer für deinen Verein. Mit der neuen QR-IBAN Kontonummer erstellt Webling automatisch den QR-Code. Das heisst, der Übergang von ESR nach QR-Rechnungen ist reibungslos möglich für deinen Verein.

Wie?

Die QR-Rechnung besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Genau wie beim bisherigen orange Einzahlungsschein. Der QR -Code in der Mitte des Zahlteils, beinhaltet sämtliche Informationen. Zur Sicherheit sind alle Informationen in Textform neben dem QR -Code nochmals aufgeführt. Die Linien erlauben wie gewohnt die Abtrennung von Zahlteil und Empfangsschein bei der Rechnung. Das ist hilfreich, wenn die Rechnung am Postschalter bezahlt wird.

Sobald du die QR-IBAN Kontonummer hast, erledigt Webling den Rest. Bei Webling hinterlegst du als erstes die neue QR-IBAN Kontonummer für deinen Verein in der Buchhaltung. Vorlagen für eine QR-Rechnung haben wir bereits erstellt. Webling generiert pro Rechnung einen eigenen QR-Code inklusive der Referenznummer und allen weiteren Informationen.

Deine Mitglieder bezahlen deine Rechnung, indem sie deinen QR-Code scannen. Falls der QR-Code aus irgendeinem Grund nicht lesbar ist, sind alle Informationen auf dem Zahlteil (blau im Bild) vorhanden. Deine Mitglieder haben somit die Möglichkeit die Daten, wie früher einzutippen.
Der Nutzen der QR-Rechnung ist klar. Vor allem deine Mitglieder profitieren. Durch das Scannen vom Code, entfällt das mühsame eintippen.

Roter Einzahlungsschein

Der rote Einzahlungsschein hat keine ESR Referenznummer, aber wir haben bei Webling eine clevere Lösung gefunden. Die QR-Rechnung ersetzt auch den roten Einzahlungsschein. Wenn du deine IBAN eingibst, erstellt Webling eine passenden QR-Rechnung. Damit du nicht mühsam suchen musst, von welchem Mitglied eine Zahlung kommt, definierst du mit Platzhaltern, welche Informationen im QR-Code vorhanden sein müssen, damit ein reibungsloser Zahlungsablauf möglich ist. (Mitteilungsfeld beim roten Einzahlungsschein)

Webling hat freiwillig eine strukturierte Referenz eingebaut. Damit wird die Zuordnung noch einfacher. Die Creditor Reference nach ISO 11649 ist automatisch im QR-Code hinterlegt. Du selbst kannst mitentscheiden, welche Informationen im QR-Code verwendet werden. Mittels Platzhalter kannst du von der Rechnungsnummer bis zum Betrag, alles im QR-Code hinterlegen. Auch hier werden die Zahlungsinformationen (deine gewählten Informationen) neben dem QR-Code in Textform zusätzlich aufgezeigt.

Dank der Creditor Reference wird das Einlesen der Zahlungsinformationen um ein Vielfaches einfacher. Die Zuordnung zur Rechnung wird klar und die Creditor Reference gibt einen weiteren klaren Anhaltspunkt welche Rechnung bezahlt wurde. Vor allem bei der CAMT-Einlesung ist diese Creditor Reference & unsere Rechnungs-ID sehr hilfreich. Das ist eine riesige Verbesserungen gegenüber dem roten Einzahlungsschön.

In diesem Sinne freuen wir uns, wenn du deine Rechnungen in Webling mit QR-Code verschickst. Deine Zeit ist kostbar und wir setzten alles daran, dass die Administration unkompliziert bleibt.

Corona Toolbox für Vereine

Update nach der Medienmitteilung vom 28. Oktober 2019

Damit Du gewappnet bist, haben wir dir eine Corona Toolbox geschnürt. Das Paket besteht aus Vorlagen, Empfehlungen und selbstverständlich für alle unsere Kunden, die Unterstützung durch die Webling Vereinssoftware.

Dies ist eine Momentaufnahme, die Regeln ändern sich atemberaubend schnell. Wir zeigen dir die Massnahmen des BAG (Stand 28.10.2020), jeder Kanton hat separate Zusatzregeln, die du auch befolgen musst. Bitte orientiere dich bei deinem Kanton über die detailliert geforderten Massnahmen.

Dieses Paket hilft dir

  • den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden
  • Alternativen zu erkennen
  • Webling optimal zu nutzen

Das Paket besteht aus zwei Teilen:

  1. Anforderungen/Schutzmassnahmen, persönliches Treffen
  2. Vorlagen & Vorgaben bei online Treffen

Anforderungen an deinen Verein

Gemäss BAG sind folgende Regeln für dich und deinen Verein relevant. WICHTIG! Je nachdem, in welchem Kanton sich dein Verein befindet, können noch weitere Schutzmassnahmen verlangt werden. Wir haben die BAG Anforderungen als Grundlage genommen. Hier findest Du das BAG Plakat mit den Massnahmen. Es gibt dir eine gute Übersicht.

Update 29. Oktober 2020 : Es ist verboten, Veranstaltungen mit mehr als 50 Teilnehmenden durchzuführen. Das betrifft alle sportlichen, kulturellen und anderen Veranstaltungen. Keine guten Nachrichten für Vereine.

Sportliche und kulturelle Freizeitaktivitäten sind in Innenräumen mit bis zu 15 Personen erlaubt, wenn sowohl genügend Abstand eingehalten werden kann als auch Masken getragen werden. Von einer Maske kann abgesehen werden, wenn grosszügige Raumverhältnisse vorherrschen, etwa in Tennishallen oder grossen Sälen. Im Freien muss nur der Abstand eingehalten werden. Kontaktsport ist verboten. Von den Regeln ausgenommen sind Kinder unter 16 Jahren. Im professionellen Bereich von Sport und Kultur sind Trainings und Wettkämpfe sowie Proben und Auftritte zulässig. Da beim Singen besonders viele Tröpfchen ausgestossen werden sind Anlässe von Laien-Chören verboten, professionellen Chören ist das Proben erlaubt.  

Das verlangt ein hohes Mass an Kreativität von Trainern in Sportvereinen. Sportarten wie; Tennis, Badminton, Curling u.v.m können nach wie vor ausgeübt werden. Bei allen Sportarten gelten drei Bedingungen:

  • Kein Kontaktsport
  • Einhaltung der Massnahmen BAG
  • Einhaltung der Anforderungen vom Kanton

Anforderungen/Schutzmassnahmen persönliches Treffen

Diese Bestimmungen gelten ausschliesslich, wenn es unmöglich ist, die Veranstaltung online abzuhalten.

  • Ein Schutzbeauftragter muss nominiert werden
    • Sinnvoll wäre ein Vorstandsmitglied
  • Schutzkonzept muss vorhanden sein
    • Hier findest Du unser Konzept: Neu kommt hinzu, dass deine Mitglieder/Kollegen eine Maske tragen müssen, sobald sie sich vom Sitzplatz erheben . Update 29. Oktober 2020:
  • Desinfektionsmittel für die Hände muss zur Verfügung gestellt werden
    • Platziert am Türeingang (mit Abstand). Möglichkeiten um die Hände zu desinfizieren
  • Präsenzliste ist eine Pflicht.
    • Bei Webling findest du in der Mitgliederverwaltung den Menüpunkt Präsenzliste. Weitere Informationen findest du in der Dokumentation oder im Erklärvideo

Corona Infizierte oder Leute in Quarantäne dürfen selbstverständlich nicht an der Sitzung teilnehmen.

Vorlagen & Vorgehen bei online Treffen

Aktuell ist es sinnvoll, sich ausschliesslich online zu treffen. Es gibt drei Varianten von aktuellen Anlässen für Vereine.

  1. Vorstandssitzungen, an denen Beschlüsse gefasst werden
  2. Vorstandsmitglieder tauschen sich aus
  3. gezieltes Meeting mit Gruppen oder vereinzelten Mitgliedern

Falls verbindliche Beschlüsse gefasst werden sollen, schlagen wir dir hier das Vorgehen vor. Du kannst nach dem Meeting eine Zusammenfassung der Beschlüsse erstellen und die Zusammenfassung unkompliziert per E-Mail an die Teilnehmer senden. Wie das geht, zeigt dir der Erklärvideo E-Mail versenden

Wenn du dich mit deinen Kollegen unverbindlich austauschen möchtest, dann kannst du einfach auf Zoom ein Meeting organisieren und deine Kollegen einladen. Danach erstellst du eine E-Mail (Vorlage) in Webling, beispielsweise ein Dankesmail an alle Anwesenden.

Für ein Meeting in Gruppen (ohne Abstimmung und Entscheidungen) empfehlen wir, für das Vorgehen unkompliziert ein Zoom Meeting zu organisieren. Das macht vor allem Sinn, wenn du vorab mit deinen Mitgliedern sprechen möchtest, falls sich im Training oder im Ablauf etwas ändert.

Deutschland

Das Bundesministerium in Deutschland hat auf der Website „Zusammen gegen Corona“ eine einfache Formel entwickelt. Die AHA Formel, aufgeschlüsselt heisst sie:

Erstes A für Abstand halten, das H steht für Hygiene und das zweite A steht für Alltagsmasken tragen.

Für Treffen sind folgende Regeln aktuell gültig: Es wird empfohlen, die Zahl der Menschen, zu denen man Kontakt hat, möglichst gering zu halten und den Personenkreis möglichst konstant zu belassen. Hier findest du die Regeln im Detail.

Auch in Deutschland gilt: Es gelten die Anforderungen des Bundes, einzelne Bundesländer haben strengere Massnahmen ergriffen. Baden Württemberg aktuelles Update mit Massnahmen, gültig ab 2. November 2020 findest Du in einer schnellen Übersicht hier

Deutschland verlangt ebenfalls eine Präsenzliste (Tracking) zu führen. Update vom Bundesministerium für Gesundheit

Österreich

Unser Nachbar hat sich ab dem 25. Oktober für neue noch strengere Massnahmen entschieden. Die Massnahmen für den Freizeitbereich haben wir dir hier verlinkt.

Die Verordnung findest du hier. Sie wurde am 29.10.2020 angepasst. Beachte vor allem den Paragrafen 10 Veranstaltungen.

Auch Österreich setzt die Bundesregierung die Mindestanforderungen. Die Bundesländer können noch weitere Bestimmungen definieren. Beispielsweise: Vorarlberg setzt die Sperrstunde bereits um 22.00 Uhr an.

Vereine gehen aktuell durch schwierige Zeiten, müssen das Vereinsleben einschränken und mit immer neuen Einschränkungen zurecht kommen. Wir wissen, dass ihr auch jetzt euer bestes gebt und sind dankbar dafür.

In diesem Sinne: Blibet gsund, beste Gesundheit wünscht dir das Webling-Team

QR-Rechnungen – besser?

Der 30. Juni 2020 war der Stichtag für die Einführung von QR-Rechnungen. QR-Rechnungen bestimmen wie das Ausstellen und Bezahlen von Rechnungen funktioniert. Was du als Verein wissen musst, haben wir kurz zusammengefasst:

Zuerst schauen wir uns eine QR-Rechnung an. Im oberen Teil der Rechnung kannst du den Rechnungstext so gestalten wie bisher. Im unteren Teil ersetzt der QR-Code den bisherigen orangen oder roten Einzahlungsschein.

Für Webling Benutzer hat sich folgendes verändert:

  • Statt der alten Kontonumer musst du die neue QR-IBAN Bankkontonummer in der Buchhaltung von Webling hinterlegen. Frage bei deiner Bank nach, falls dein Verein noch keine QR-IBAN bekommen hat.
  • Die vorgedruckten Bögen mit rotem oder orangen Einzahlungsschein entfallen. Du brauchst nur noch gewöhnliches weisses Papier.
  • In unserem Beispiel haben wir neben dem QR-Code, mit den Platzhaltern von Webling, nochmals die wichtigsten Informationen festgehalten. Dies hilft dem Mitglied, wenn der QR-Code auf der Rechnung nicht zu 85 % lesbar ist oder keine QR-Leseapp zur Hand ist. So kann er die Informationen manuell eingeben.
  • Das Einlesen via CAMT bleibt gleich (Erklärvideo für den Rechnungsprozess folgt).

Deine Mitglieder müssen nicht mehr alle Daten mühsam abtippen. Die Zahlung geht Ruck-Zuck. Der QR–Code auf der Rechnung enthält alle Details, damit die Zahlungsinformationen reibungslos ins Onlinebanking übernommen werden.

Ganz nach dem Motto „Einfach muss es sein, sonst macht es keinen Spass“, könnt ihr Differenzbeträge mit diversen Möglichkeiten verbuchen. Das Bild unten zeigt die Möglichkeiten, wenn ein Mitglied beispielsweise zu viel bezahlt hat.

Vorteile von QR-Rechnungen im Zahlungsverkehr

Hier siehst du zusammengefasst, was sich generell verändert durch QR-Rechnungen.

Wenn dein Verein Rechnung stellt:

  • Reduzierung der Druckerkosten (nur noch weisses Papier)
  • Versand via E-Mail wird noch attraktiver
  • Die Zahlungsdaten werden ohne Tippfehler übermittelt (Scan)
  • Mühsames Abgleichen von Beträgen oder Namen entfällt.

Für Rechnungsempfänger

  • So einfach ging bezahlen für dein Mitglied noch nie
  • Der QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen, die du brauchst
  • Keine Fehler beim Eintippen, weil dein Mitglied nur den Code Scannen muss
  • Das Scannen ist kinderleicht und wird von praktisch allen Finanzinstituten angeboten
  • Deine älteren Mitglieder können nach wie vor am Postschalter bezahlen

Gut ausgerüstete Finanzinstitute

Alle Finanzinstitute sind bestens ausgerüstet für das Einlesen von QR-Codes. Oft sind es eigene Entwicklungen der Finanzinstitute oder Standard-QR-Code Scanner, eingebunden in das jeweilige Onlinebanking.

QR-Rechnungen generieren

Webling erstellt automatisch pro Rechnung einen QR-Code. Für Webling Benutzer verändert sich der Ablauf bei der Rechnungsstellung nicht. Ausser das Einrichten einer neuen QR-Rechnungsvorlage in Webling. Damit du es einfacher hast, haben wir dir eine Beispielvorlage zur Verfügung gestellt.

Weiterführende Links:

QR-Code

In aller Munde sind die neuen QR-Rechnungen. Was dahinter steckt und warum es für dich und deinen Verein sinnvoll ist, erklären wir in den kommenden Blogs. Heute befassen wir uns mit dem QR-Code.

Ein QR Code ist nichts anderes als eine zweidimensionale Version des Barcodes. Er besteht aus einer schwarz-weißen Pixel-Struktur.

Entwickelt wurde er von der japanischen Firma Denso Wave, eine Tochtergesellschaft des Toyota-Zulieferers Denso. Das Ziel war, durch eine schnellere und klarere Markierung von Teilen den gesamten Logistik-Prozess der Automobilproduktion zu verbessern.

Dank Smartphones haben sich QR-Codes schnell verbreitet und sind inzwischen an jeder Ecke anzutreffen. Was ist der QR-Code?

QR steht für Quick Responser (schnelle Reaktion)

Die schnelle Reaktion bezieht sich auf den sofortigen Zugang aller im Code versteckten Informationen. In einem QR-Code können bis zu 7.089 Ziffern oder 4.296 Zeichen einschließlich Satz- und Sonderzeichen festgehalten werden.

Aber auch in diesem Falle gilt, je mehr Daten & Informationen in einem QR-Code hinterlegt werden, desto umfangreicher und komplexer wird die Struktur des Codes. Das muss bei der optischen Gestaltung berücksichtigt werden.

Spannend ist die Fehlertoleranz! Falls aus irgendwelchen Gründen dein QR-Code beschädigt wird (Kaffee ausgeschüttet, Papier nicht mehr glatt, Farbe nicht vollständig usw.), kann der QR-Code trotzdem gelesen werden. Bei der QR-Rechnung können 15% Beschädigung dem QR-Code nichts anhaben. Die Lesbarkeit ist trotzdem gewährleistet.

Der QR-Code wurde nie patentiert. Deshalb ist der Code für alle frei verfügbar und hat den Weg in unzählige Einsatzgebiete gefunden. Die Digitalisierung hat dem QR-Code einen zusätzlichen Schub ermöglicht. Und jetzt ist er mitten auf der neuen QR-Rechnung, die den bald 50-Jährigen Einzahlungsschein ablöst.

Viele finden den Code attraktiv, weil er eine Brücke von Papier bzw. Printmedien zur digitalen Welt schlägt. Vor allem im Marketing wird er mit Vorliebe genutzt.

Auch Vereine profitieren! Stellt euch einen Verein vor, der auf Spenden angewiesen ist. Was wäre, wenn du einen QR-Code einbindest und damit wertvolle Erfahrungen für dich und deinen Verein schaffst?

Beispiel: Du druckst einen dynamischen URL-QR Code auf deine Flyer oder generellen Zeitungsartikel oder Prospekt. Wie Du da machst, kannst du hier lernen, Schritt für Schritt. Während deinem nächsten Anlass oder einer Veranstaltung können alle mit deinem QR-Code direkt auf deine Spender- & Sponsoren-Seite auf deiner Homepage zugreifen. Schneller und unkomplizierter geht es kaum.

Damit Du auch nachverfolgen kannst, ob deine Idee für die Spendensammlung oder deinen Sponsorenlauf erfolgreich war, bekommst du eine Statistik. Sie zeigt dir detailliert, wie viele Scans und zu welchem Zeitpunkt dein QR-Code gescannt wurde. Du kannst beispielsweise deinen Erfolg bei Flugblättern nachweislich messen!

Nächste Woche gehen wir auf die QR-Rechnung ein. Hast Du Fragen, hinterlasse ein Kommentar und wir antworten dir.

Eine tolle Woche wünscht dir das

Webling-Team

GV UND ABSTIMMUNG ONLINE – UNKOMPLIZIERT ERKLÄRT

Weiterhin gibt es Vereine & Verbände, die eine Online GV der GV in Person vorziehen. Die Ansteckungsgefahr ist nach wie vor präsent, deshalb müssen viele Vereine Online GVs und Abstimmungen durchführen.

Was brauchst Du, um eine Onlineabstimmung für die GV abzuhalten?

  • Erstelle deine Onlineumfrage
  • Verschicke die Onlineumfrage
  • Publiziere die Resultate
  1. Die Abstimmung erstellst Du ganz einfach mit einem Umfragetool. Wir stellen Dir hier zwei Tools vor. Beachte, dass Du die Fragen für die Abstimmung, schriftlich erklärst. Wichtig dabei, formuliere deine Aussagen klar, dass kein Missverständnis entsteht.
  1. Umfragetools: Zwei attraktive Umfragetools zeigen dir, wie einfach eine Abstimmung online erstellt werden kann. Das erste Tool ist speak neon. Es ist so einfach, du kannst direkt mit der Abstimmung starten. Die kurze Anleitung ist interessant, wenn es um die Verteilung und Auswertung der Umfrage geht. Das zweite Tool, dass wir dir vorstellen, ist Survio. Was mir daran gefällt, es hat bereits Vorlagen für diverse Themen. Diese Vorlagen erleichtern dir die Arbeit, weil du nicht auf einem weissen Blatt Papier beginnen musst. Ich musste keine Anleitung zur Hand nehmen oder lange überlegen, wie es funktioniert. Intuitiv konnte ich eine originelle Abstimmung erstellen. Wenn Dich die Werbung bei deiner Abstimmung nicht stört, kannst du die Software kostenlos nutzen.

Sobald du deine Abstimmung fertig erstellt hast, kannst du einfach den Link versenden. Gib den Mitgliedern eine Deadline für die Antworten, dann wissen alle bis wann sie abgestimmt haben müssen. Hilfreiche Tipps im Umgang mit den Antworten findest Du hier.

  1. Jetzt musst Du nur noch die Resultate publizieren. Ein Protokoll mit den Ergebnissen reicht komplett aus. Du kannst das Protokoll auf die Vereinswebseite stellen und den Link an alle Mitglieder versenden. So hat jeder Zugriff auf die Abstimmungsergebnisse.

Nächstes Mal beginnen wir mit einer Reihe über QR-Rechnungen. Wieso QR-Rechnungen und was ist der Vorteil für dein Verein?

Online GV – keine Pflicht aber eine Alternative

Die positive Nachricht: Wegen Corona hat der Bundesrat bis auf weiteres Onlineversammlungen von Vereinen erlaubt. Damit ihr euch nicht gegenseitig ansteckt, machen viele Vereine Onlineversammlungen. Onlineversammlungen sind fast wie Versammlungen in Person:

– Einladung versenden

– Versammlung oder online Abstimmung

– Information der Mitglieder über die Resultate

1. Die Einladung kannst du per E-Mail machen. Hier findest du eine einfache Vorlagen inkl. Traktanden. Beachte, wie bei der Einladung auf Papier, solltest Du auch die Online Einladung frühzeitig abschicken. So können die Vereinsmitglieder sich vorbereiten und Anträge einbringen.

2. Die Versammlung kann Online per Video stattfinden

Für die Online GV empfehlen wir dir folgende Tools

Für eine Video GV eignet sich Zoom sehr gut. Der Link führt dich direkt zur Software und einer detaillierten Videoanleitung (für dich als Organisator und für deine Mitglieder). Das hilft, falls Du mit Zoom arbeiten möchtest. Mit Zoom haben die Mitglieder die Möglichkeit, durch virtuelles Hände heben abzustimmen.

Sicherlich werden beim ersten Mal deine Vereinskollegen eher durcheinander reden und alles fühlt sich noch neu an. Du wirst sehen, je öfter du eine Online GV durchführst, umso einfacher wird es für alle Beteiligten. Wie bei der persönlichen GV ist es jedoch notwendig, dass der Organisator die Versammlung gut führt, sonst gibt es ein heilloses Chaos. Eventuell kannst du bei einer Online Vorstandssitzung etwas üben.

Bei einer guten Organisation können die Mitglieder nicht mehr durcheinander reden, man kann sich schlecht gegenseitig unterbrechen.

3. Du kannst deine Vereinskollegen mit einer E-Mail über die Abstimmungsresultate informieren. Die Beschlüsse kannst Du einfach schriftlich formulieren und allen Mitgliedern per E-Mail zusenden.

Das nächste Mal geben wir Dir Tipps & Tricks für Online Abstimmung und wir stellen dir Tools vor. Bis nächste Woche!

Online-GV erste Reaktionen aus der Praxis

Positiv aufgefallen bei den Mitgliedern

Viele Vereine haben auf Online Versammlungen umgestellt. Es ging wegen Corona einfach nicht anders. Wir haben uns umgehört und für dich die Vor- und Nachteile aus der Sicht der Mitglieder und des Vorstands zusammengefasst.

  • Jeder kann sich einfach informieren & vorbereiten auf die einzelnen Traktanden
  • Sämtliche Fragen & Argumente können gesammelt werden
  • Alle Ergänzungen sind für alle ersichtlich & werden nicht doppelt geführt
  • Generalversammlung ist effizienter und kürzer

Positive Auswirkung für den Vereinsvorstand

  • Mehr Mitglieder nehmen an online Abstimmungen teil
  • Die GV ist günstiger
  • Es geht auch ohne Schutzkonzept
  • Vorstände können die Anträge & Argumente entspannt beurteilen & mit jedem Vereinsmitglied kommunizieren, falls nötig
Vereine Online GV

Negativ aufgefallen für Mitglieder

  • Das jährliche persönliche Wiedersehen mit Vereinskollegen fällt weg
  • Gemütliches Zusammensitzen & Beziehungspflege fehlt
  • Das Teilen von Erlebnissen & Erfahrungsaustausch geht verloren

Negative Auswirkung für den Verein

  • Die Online GV ist unpersönlicher
  • Zu den Mitgliedern fehlt die Nähe
  • Visuelle Reaktionen von den Mitgliedern sind nicht sichtbar
  • Bedürfnisse von Mitgliedern können nicht in einer Diskussion erörtert werden

Fazit so individuell wie die Vereine sind auch die Erfahrungen mit einer Online Generalversammlung.