Vereinsbuchhaltung Teil 1

Manch einer fragt sich vielleicht, wesshalb ein Verein eine Buchhaltung führt. Mit einer Buchhaltung weiss man, wie viel Geld der Verein besitzt und andererseits gibt die Buchhaltung Auskunft woher das Geld kommt und wie es verwendet wird.

Wie viel Geld hat mein Verein

Vereinsarbeit ist ehrenamtliche Arbeit, doch ganz ohne Geld geht es nicht. So müssen Porti, Getränke und Snacks für einen Vereinsanlass, die Raummiete für die GV und viel Anderes bezahlt werden. Für diese Ausgaben muss flüssiges Geld vorhanden sein. Dieses ist normalerweise auf eine Kasse, Post und Bankkonti verteilt.
Das Vermögen besteht jedoch nicht nur aus Geld, ein Fussballclub hat Beispielsweise weiteres Vermögen in Form von Bällen, einem Clubhaus etc.
Das heisst, das Vermögen ist in flüssige Mittel in Form von Geld und anderes Vermögen gegliedert. Die Aufstellung des Vermögens nennt man Bilanz. (für die Buchhalter unter uns: die Passiven sind im Moment nicht so wichtig).

Wo geht mein Geld hin, wo kommt es her?

Nun muss man nicht nur wissen, wie viel Vermögen vorhanden ist, es ist auch wichtig zu wissen, wie viel eingenommen und ausgegeben wird. Aus diesem Grund verbucht der Kassier jede Einnahme und jede Ausgabe in der Buchhaltung. Gleichartige Ausgaben und Einnahmen werden zusammengefasst unter Sammelposten (Konti) wie Mitgliederbeiträge, Veranstaltungen, Spesen, Spenden usw. Dadurch entsteht ein übersichtliches Bild, wie das Geld eingenommen und wieder ausgegeben wurde. Die Sammelposten bleiben nach Möglichkeit über mehrere Jahre die selben um die einzelnen Finanzjahre vergleichen zu können.
Natürlich kann der Gewinn oder Verlust berechnet werden indem die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen werden.
Die Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben nennt man die Erfolgsrechnung oder Gewinn- und Verlustrechnung.

5 Nützliche Funktionen von Webling

In dieser kleinen Serie beschreibe ich fünf Funktionen, die jeder Weblingnutzer kennen sollte. Es ist nicht notwendig alle diese Funktionen zu benutzen, mit der Zeit wirst du entdecken, wie sehr diese Funktion deine Vereinsarbeit erleichtern.

Bearbeiten funktioniert immer gleich
Du willst die Telefonnummer eines Mitglieds korrigieren oder den Namen eines Dokumentes ändern, dann ist das Icon ganz links in der Liste das Werkzeug der Wahl. Bei Mitglied ist das Icon eine Karteikarte mit Bild, Dokumente haben pro Dateityp ein anderes Icon. Die Funktion ist aber bei allen die Gleiche. Ein Klick auf das Icon öffnet ein Fenster in welchem du die gewünschten Daten anpassen kannst.

Doppelklick für die Ungeduldigen
Wenn du eine Mitgliederliste betrachtest, siehst du Vornamen, Namen, Telefonnumern und weitere wichtige Daten deiner Mitglieder. Wenn du zwei mal schnell auf einen Namen in der Liste geklickt hast, verwandelt sich der Schriftzug Hans zu einem Textfeld. In diesem kannst du zum Beispiel aus einem Hans schnell und bequem ein Hans-Ulrich machen. Damit ersparst du dir den Umweg über das Bearbeiten Icon und kannst mit Webling schneller arbeiten.
Listeneinträge Sortieren
Klicke auf den Spaltentitel (z.B. Vorname, Nachname) und die Liste wird sortiert, klicke nochmals und die Sortierung wird umgekehrt (von aufsteigend zu absteigend und umgekehrt).
Listenansicht anpassen
Du hattest schon einmal eine Liste oder eine Tabelle, wo die Spalten nicht in der richtigen Reihenfolge waren. Und auf die eine oder andere Weise konnten die Spalten in die richtige Reihenfolge gebracht werden. In Webling hast du ein mächtiges Werkzeug um die Spalten zu sortieren, auszublenden und vordefinierte Ansichten zu laden. Du wirst sehen, wie dieses Werkzeug deine Arbeit erleichtert.

Drag and Drop
Ein Symbol begegnet dir in Webling auf Schritt und Tritt, es ist das Zieh- und Loslass Icon (auf Englisch Drag and Drop). Dieses Icon besteht aus vier Pfeilen die in alle Richtungen zeigen. Du betrachtest Mitglieder deines Vereins, zum Beispiel den Vorstand, neben jedem Mitglied steht das besagte Icon. Klicke auf das Icon und halte die Maustaste gedrückt, ziehe dann das Mitglied in eine andere Mitgliedergruppe links bei den Gruppen. In dem dann erscheinenden Fenster kannst du wählen, ob du das Mitglied kopieren oder verschieben willst. Ganz einfach, nicht wahr? Das Icon kannst du auch benutzen um Mitgliedergruppen zu sortieren, probier es aus.

Buchhaltung neu mit Debitoren

Die Buchhaltung von Webling bietet Ihnen neu eine Debitorenverwaltung, damit Sie immer einen Überblick über ihre Finanzen haben. Viele kleinere Verbesserungen vereinfachen Ihre Arbeit zudem weiter.
Testen Sie auch unser neustes Serienbriefwerkzeug, so einfach und schnell haben Sie noch nie einen Serienbrief erstellt. Zudem gibt es eine Übersicht der Zugriffsrechte und beim Etikettenexport stehen zusätzliche Felder zur Verfügung.

Haftung für Schulden des Vereins

Ihr Verein hat hoffentlich keine Finanzprobleme, wird vermutlich auch niemals welche haben. Was geschieht aber, wenn kein Geld mehr da ist, der Verein Schulden hat? Muss dann jedes Vereinsmitglied Geld in den Verein einschiessen?

Das Gesetz bestimmt in diesem Fall:

Für die Verbindlichkeiten des Vereins haftet das Vereinsvermögen. Es haftet ausschliesslich, sofern die Statuten nichts anderes bestimmen. (Art. 75a ZGB, seit 1. Juni 2005)

Mit anderen Worten, der Verein muss mit seinem Vermögen für seine Schulden gerade stehen. Die Vereinsmitglieder können jedoch nicht belangt werden. Die Mitglieder bleiben von den Schulden des Vereins unberührt.
Im Vereinsrecht gibt es seit dem 1. Juni 2005 eine weitere Neuerung. Ein Verein darf nur noch Mitgliederbeiträge verlangen, falls die Statuten dies vorsehen. Enthalten die Statuten keine Bestimmung über Mitgliederbeiträge, darf der Verein rein rechtlich betrachtet keine Beiträge erheben.
Es ist also sinnvoll eine Beitragspflicht in die Statuten aufzunehmen.

Formulare, Externe Schnittstelle, Hintergründe mit Webling

Auf vielfachen Wunsch gibt es nun eine externe Schnittstelle um Mitgliederdaten zu exportieren. Zudem ist es möglich bei den Vereinswebseiten, eigene Hintergundbilder zu verwenden. Dabei haben wir auch gleich die Designs weiter ausgebaut. Ganz neu gibt es die Möglichkeit Kontaktformulare in die Webseite zu integrieren.

Neue Designs für Deine Webseite

Sie haben mit der Webseite nun vielfältige Designmöglichkeiten, flexible Vorlagen können farblich angepasst werden. Professionelle Hintergrundbilder rücken ihre Vereinswebseite ins beste Licht.
In der Buchhaltung kann der Kassier eine Bilanz und Erfolgsrechnung als Exceltabelle herunterladen, viele Kunden haben sich diese Funktion gewünscht. Im Datumseditor können Sie das Datum neu von Hand eingeben.

Webling verwaltet deinen Verein

10 iPods für Vereine zu gewinnen

Zu Ihrem 10-jährigen Jubiläum verschenkt Vitamin B 10 iPods. Um an diesem Wettbewerb teilzunehmen muss eine Umfrage zur Vorstandsarbeit ausgefüllt werden. Einsendeschluss ist am 30.Juni 2010.

Als gemeinnütziges Projekt unterstützt Vitamin B ehrenamtliche Arbeit in Vereinen. Es wird getragen vom Migros Kulturproduzent und vom Sozialdepartement der Stadt Zürich.

Buchhaltung und SMS für deinen Verein

Buchhaltung

Die Kasse heisst neu Buchhaltung und wurde zu einer kompletten Vereinsbuchhaltung ausgebaut. Die Vereinskasse kann nun mit Webling verwaltet werden. Es ist möglich eine doppelte Buchhaltung zu führen.

SMS Versand

Mit Webling jedem Mitglied per Mausklick SMS senden? Viele Kunden haben sich diese Funktion gewünscht, nun ist sie da. Zudem schenken wir jedem Abo ab Webling Basic eine Anzahl Gratis-SMS.


Design, Email und vieles Mehr

Die Entwicklung ist bei vielen weiteren Funktionen nicht stehen geblieben. Das Design wurde in grossen Teilen von Webling überarbeitet. E-Mails können nun deutlich bequemer und mit Anhängen verschickt werden. Dokumentenordner haben Unterordner erhalten. In der Mitgliederverwaltung gibt es ein Organigramm damit die Verantwortlichen jederzeit den Überblick haben.

Vereinsmanagementausbildung bei Swissolympic

Wer neu ein Vereinsamt übernimmt lernt von anderen Funktionären, greift auf seine Erfahrungen als Vereinsmitglied zurück und macht was ihm für richtig erscheint. Dieses Learning by Doing hat sich bewährt und viele Vereine sind damit hervorragend gefahren. Sie benötigen keine spezialisierte Ausbildung für ihre Vorstände.


Eine breite Ausbildungstätigkeit für Vereinsvorständen gibt es daher nicht, im Gegensatz zur Ausbildung von Trainern und Leitern. Für diese stehen im Rahmen ihrer Sportverbände reichhaltige Ausbildungsmöglichkeiten zur Verfügung.


Für Vereinsfunktionäre die sich in der Vorstandstätigkeit weiterbilden wollen oder Kontakt zu Gleichgesinnten suchen bietet Swissolympic die Vereinsmanagement-Ausbildung an. 


Kursdaten finden sie auf der Swissolmpic Ausbildungsseite.

Trikots und T-Shirt bedrucken?

Viele Vereine wollen in der Öffentlichkeit als Verein erkennbar sein und Präsenz markieren. Fast jeder Verein führt eine Anzahl an Merchandising-Artikeln. In diesem Beitrag lassen wir die Finger von den üblichen Werbeartikeln wie Kugelschreiber oder dergleichen. Heute geht es um funktionelle Ausrüstung und um Kleidung an sich.

Für was entscheide ich mich?
Als Trainer einer Sportmannschaft der ein Tenue für seine Team braucht ist der Fall relativ klar. Geht es aber um eine Bekleidung für einen Anlass oder um einen Artikel den man den Vereinsmitglieder schmackhaft machen möchte, gibt es eine riesige Anzahl von Möglichkeiten. Folgende Dinge sollte man dabei beachten:

  • Budget (Wieviel Geld habe ich zur Verfügung?)
  • Seriengrösse (Wieviele Artikel möchte ich herstellen lassen?)
  • Einsatzzweck (Robustheit und Funktionalität?)
  • Konfektionsgrösse (Welche Grössen tragen meine Vereinsmitglieder?)

Meistens übernimmt das Budget bereits einige der Entscheidungen. Für einen einmaligen Anlass lohnt es sich üblicherweise nicht, Polo-Shirts oder teure Gilets herstellen zu lassen. Hier greift man zu kostengünstigeren T-Shirts.

Die Seriengrösse bestimmt welche Art von Aufdruck oder Stickerei man wählt. Das Herstellen von Logos in Stickmuster bedeuten Mehrkosten, die sich in Kleinserien nicht rechnen. Natürlich hebt ein grosszügiges Budget diese Beschränkung wieder auf. Auf dieses Thema werden wir in einem späteren Artikel noch detaillierter eingehen.

Es erklärt sich von selber, dass Trägerleibchen besser zu einer Beachvolley-Mannschaft passen als zu einem Schachclub. Für ein Grümpelturnier reichen T-Shirts als Tenue, für den normalen Spielbetrieb müssen jedoch richtige Spielertrikots her.

Die Konfektionsgrösse wird vielfach unterschätzt. Zum Beispiel ist es für einen Kinder- und Jugendverein enorm wichtig, dass die Artikel in S und XS weitaus gefragter sein werden als M und L. Beachtet man dies nicht, sitzt man schnell auf einem Berg von unbrauchbarem Material und die benötigten Grössen sind bereits vergriffen.

Tipps und Tricks

  • Lieferbarkeit
    Will man den Artikel nachbestellen können, ist ein Abklärung bezüglich der Lieferbarkeit unerlässlich. Für Trikots gibt es hier spezielle Teamsportsortimente.
  • Kondition für Nachbestellungen
    Gibt es Rabatte bzw. Spezialkonditionen für Nachbestellungen?
  • Konfektionsgrösse testen
    Nicht jede Marke und Lieferant versteht unter einem M oder S das Gleiche. Es lohnt sich vor einer Bestellung ein Grössensatz zur Abklärung zu verlangen.

Jim Bob AG
Dieser Artikel entstand mit freundlicher Unterstützung von Jim Bob, einem bekannten Ausrüster aus dem Zürcher Weinland. Jim Bob bietet ein komplettes Sortiment für Vereine und Firmen an. Neben der Boutique in Marthalen kann man sich auch per Webformular oder Telefon
in Verbindung setzen.

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