Den Revisionsbericht schreiben

Der Revisor erstellt einen Bericht, nachdem er die Buchhaltung des Vereins geprüft hat. Wir haben einen Beispielbericht zusammengestellt, du kannst den Bericht natürlich anpassen:

Revisionsbericht zuhanden der Mitgliederversammlung des Vereins ………

Als gewählte Revisoren haben wir die Jahresrechnung des Verein ……… für das am 31. Dezember 2016 abgeschlossene Geschäftsjahr geprüft.

Die Rechnung wurde aufgrund von Stichproben und Analysen geprüft. Bilanz und Erfolgsrechnung stimmen mit der Buchhaltung überein. Nach unserer Beurteilung entsprechen die Buchführung und die Jahresrechnung den gesetzlichen und statutarischen Vorschriften.

Die Bilanzsumme der geprüften Jahresrechnung beträgt CHF ….. und der Gewinn/Verlust beträgt …. . Ausgangspunkt unserer Prüfung bildete die von der Vereinsversammlung genehmigte Bilanz per 31.12.202015.

Wir beantragen, der Vereinsversammlung die vorliegende Jahresrechnung 2016 zu genehmigen.

Den Revisionsbericht kannst du hier als Worddatei herunterladen.

Wie macht man eine Revision?

Der Kassier sieht der Revision meist mit ängstlichen Augen entgegen. Dies muss nicht sein. Wenn die Buchhaltung gut vorbereitet ist, wird aus der gefürchteten Revision eine kameradschaftliche Kontrolle bei einem guten Glas Wein.
 
Der Revisor sollte kontrollieren:
 
1. Anfangsstand der Buchhaltung
2. Aktueller Stand von Kasse und Bankkonten
3. Belege stichprobenweise kontrollieren
4. Stichprobenweise: wurde richtig zusammengezählt
5. In der Doppelten Buchhaltung: Stimmt Gewinn in Erfolgsrechnung und Bilanz überein.
6. Geht es dem Verein finanziell gut
 
1. Anfangsstand der Buchhaltung
In der Buchhaltung muss der Anfangsstand der Bilanz genau dem Stand des letzten Jahres entsprechen. Wenn die Kasse Ende 2016 genau 364.00 enthält, muss die Kasse zu Beginn 2017 genau 364.00 enthalten. Das gleiche gilt für alle Bilanzkonten. Der Kassier sollte den Abschluss des Vorjahres bereit halten.
 
2. Schlussstand von Kasse und Bankkonten
Der Schlusstand in der Buchhaltung muss mit dem Kontoauszug übereinstimmen. Steht das Bankkonto Ende 2016 auf genau 8623.40, muss das Bankkonto in der Buchhaltung ebenfalls den Stand von 8623.40 haben. Das gleiche gilt für die Kasse. Ganz einfach, wird leider nicht immer so gemacht.
 
3. Belege stichprobenweise kontrollieren
Belege sind für die Buchhaltung ungemein wichtig. Der Buchhalter pflegt zu sagen „Keine Buchung ohne Beleg“. Ein strenger Revisor wird darauf beharren und hat die reine Lehre der Buchhaltung auf seiner Seite. Im normalen Vereinsumfeld benötigt man für jede Buchungen einen Beleg, soweit es Sinn macht. Ein Beleg kann vieles sein:
– Eine Rechnung
– Eine Quittung vom Detailhändler
– Ein Bahnbillet
– Eine handgeschriebene Quittung vom Vereinskollegen
– Eine ausgedrucktes E-Mail einer Bestellbestätigung
– Ein selbst ausgefülltes Blatt Papier (Eigenbeleg, nur falls es wirklich nicht anders geht)
– und vieles mehr
 
Wenn man Geld bezahlt, bekommt man fast immer einen Beleg. Wenn nicht, kann man einen verlangen. Ein handgeschriebenes Stück Papier mit dem Text „200.- für XYZ dankend erhalten.“ und der Unterschrift des Empfängers genügt.
 
Der Kassier soll Spesen nur auszahlen, wenn er einen Beleg bekommt. Falls dies nicht gemacht wurde, sollte man im nächsten Jahr damit beginnen.
 
Der Revisor wird in die Buchhaltung schauen und für einige Buchungen die Belege sehen wollen. Nachher die Belege anschauen und die Buchungen dazu sehen wollen. Alle Belege zu kontrollieren wäre übertrieben, meistens genügen Stichproben.
 
4. Stichprobenweise: wurde richtig zusammengezählt
In den Konten werden die Buchungen aufaddiert, der Revisor kontrolliert stichprobenweise ob richtig gerechnet wurde.
5. In der Doppelten Buchhaltung: Stimmt Gewinn in Erfolgsrechnung und Bilanz überein.
In der doppelten Buchhaltung erscheint der Gewinn in der Erfolgsrechnung (Aufwand und Ertrag) und in der Bilanz (Aktiv und Passiv). Der Gewinn muss in beiden Fällen gleich sein. Sonst stimmt die Eröffnungsbilanz nicht oder es wurde falsch gerechnet.
6. Geht es dem Verein finanziell gut
Der Revisor erstellt einen kurzen Bericht für die Mitgliederversammlung. Er berichtet ob die Buchhaltung gut geführt ist, und ob es wichtige Sachen gibt, welche die Mitgliederversammlung wissen muss. Dazu gehört, ob der Verein finanziell gesund ist, oder ob eine Überschuldung und Konkurs drohen, ob das Vermögen deutlich schrumpft usw.
Dies ist ein Teil, bei dem der Buchhalter nicht viel beeinflussen kann. Der Buchhalter verbucht nur, was ausgegeben wird.
Ein finanziell gesunder Verein hat viel Geld auf dem Bankkonto, wenig Schulden und gibt weniger aus als er einnimmt.
Warnzeichen sind zum Beispiel:
– Hohe Debitoren, die zeigen, dass Rechnungen / Mahnungen nicht oder nicht rechtzeitig versendet wurden
– Wenig Geld auf dem Bankkonto, deutlich gesunkener Kontostand
– Sehr hohe Ausgaben und tiefe Einnahmen
– Stark gewachsene Werte in der Bilanz (mehr Aktiven und mehr Passiven)
Natürlich kann all dies auch in einem gesunden Verein vorkommen. Man sollte die Sache jedoch genauer anschauen, falls eines dieser Warnzeichen auftritt oder die Buchhaltung andere Auffälligkeiten aufweist.
Dies sieht nach viel aus, bei einer gut geführten Buchhaltung ist es jedoch schnell vorbei und man kann zum gemütlichen Teil übergehen.

Muss der Verein jedes Jahr eine GV abhalten?

Man fragt uns immer wieder, ob ein Verein jedes Jahr eine Generalversammlung (GV) durchführen muss. Kaum ein Vorstand liebt Generalversammlungen, das Einpacken und Versenden der Einladungen, Organisieren des Lokals, die kritischen Fragen der Mitglieder, die sich das ganze Jahr nicht beteiligt haben usw. Man kann sich schöneres vorstellen.

Die meisten Vereine führen trotzdem jedes Jahr eine GV durch, die Mitglieder wählen den Vorstand neu, nehmen den Jahresbericht und die Jahresrechnung ab, aktzeptieren das Budget, stimmen Statutenänderungen zu (oder nicht) und bewilligen Geld für die Erweiterung des Clubhauses usw.

Dies ist gut, denn der Vorstand muss vor jeder Generalversammlung die Jahresrechnung fertigstellen, Rechenschaft ablegen und die Mitglieder haben die Gelegenheit Anträge zu stellen und die Vereinsführung zu beeinflussen.
Diese Kontrolle und Disziplin sind gut für den Vorstand, auch wenn der Vorstand dies nicht immer so wahrnimmt. Man will lieber ungestört seine Arbeit machen.

Man könnte in den Statuten bestimmen, dass nur alle 2 oder 3 Jahre eine Generalversammlung stattfindet, der Vorstand eine entsprechend lange Amtszeit hat usw. Aber 3 Jahre sind eine lange Zeit und es ist besser, wenn der Vorstand jedes Jahr Rechenschaft ablegen muss.

Webling Administrations Update

Neben neuen Funktionen in Webling überarbeiten wir manchmal auch bestehende Teile. So stellen wir sicher, dass wir auf dem aktuellen Stand der Technik bleiben und uns ständig verbessern.

Dieses Mal haben wir uns die Administration und damit die ganze Rechteverwaltung vorgenommen. Die Zugriffsrechte stecken tief im System und haben deshalb Auswirkungen auf alle Bereiche von Webling. Nur schon deswegen hatten wir eine sehr lange und intensive Testphase.

Mit den Neuerungen gibt es auch ein paar Umstellungen. Wir wussten schon lange, dass die aktuelle Administration nicht einfach verständlich war und immer wieder Fragen aufgeworfen hat. Eines unserer Ziele ist es mit der neuen Oberfläche mehr Klarheit schaffen.

Neuerungen und Änderungen

Benutzergruppen heissen neu Rollen und die Standardrechte (Admin, Kassier, SMS, etc.) sind keine speziellen Gruppen mehr, sondern werden direkt auf den Benutzer vergeben. Damit wird das Menü deutlich übersichtlicher:

Admnistration, Menü neu

Neu erteilt man die Standardrechte nicht mehr über Gruppen bzw. Rollen, sondern direkt auf den Benutzer:

Benutzerrechte Webling

Spezifische Rechte auf einzelne Mitgliedergruppen oder Mandanten der Buchhaltung konfiguriert man wie bisher mit Gruppen, die nun aber Rollen heissen:

Rollenrechte Webling

Alte Dokumenten Ordner

In Webling hat jede Benutzergruppe bzw. neu jede Rolle, einen eigenen gemeinsamen Dokumentenordner. Die Standardrechte waren im alten System nicht direkt auf dem Benutzer, sondern in Standardgruppen organisiert. Deshalb gab es auch mehr Ordner. Was passiert nun beim Update auf die neue Version?

Webling prüft während dem Update, ob in einem solchen Ordner Dateien vorhanden sind. Wenn das der Fall ist bleibt der Ordner erhalten, ansonsten wird der Ordner und die dazugehörige alte Rolle(Gruppe) gelöscht.

Alte Benutzer Gruppen

Dasselbe geschieht mit den Benutzergruppen. Sofern im dazugehörigen Dokumentenordner vor dem Update eine Datei vorhanden ist, wird die Gruppe in eine Rolle umgewandelt und umbenannt. Die Benutzergruppe „Administratoren“ wird zur Rolle „Alte Administratoren-Gruppe“.

Alte Ordner, Gruppen bzw. Rollen löschen

Möchte man die alten Ordner und Gruppen/Rollen loswerden, löscht man die neue Rolle. Dann verschwindet auch der dazugehörige Dokumentenordner. WICHTIG: Falls die Dateien in diesem Ordner noch gebraucht werden, müssen diese vorher gesichert werden!

Links

Wie buche ich Einnahmen?

Einahmen sind recht einfach zu buchen. In der doppelten Buchhaltung werden Einnahmen so gebucht, dass ein Ertragskonto (Geld kommt rein) und ein Aktivkonto (Wo liegt das Geld) steigt.

Ein langjähriges Mitglied übergibt dem Kassier an der Generalversammlung eine Spende von 50.-. Der Kassier verbucht den Betrag unter Spenden (Ertragskonto) und Kasse (Aktivkonto) und legt das Geld in die Vereinskasse.

Kasse (Aktivkonto) Spenden (Ertragskonto)
+ 50 + 50

Überweist das Mitglied den Betrag direkt auf das Bankkonto, verbucht der Kassier den Betrag unter Spenden (Ertragskonto) und Bankkonto (Aktivkonto).

Bankkonto (Aktivkonto) Spenden (Ertragskonto)
+ 50 + 50

Nimmt der Verein eine Spende als Bargeld ein, wird der Betrag in die Kasse gebucht. Kommt das Geld auf das Bankkonto, wird der Betrag auf das Bankkonto gebucht. In beiden Fällen ist es eine Spende, daher geht der Betrag auf das Konto Spenden (Ertragskonto).

Bezahlt das Mitglied seinen Jahresbeitrag per Banküberweisung, wird folgendes gebucht:

Bankkonto (Aktivkonto) Mitgliederbeiträge (Ertragskonto)
+ 50 + 50

So bucht man Einnahmen. Eigentlich ganz einfach. Die Buchhalter pflegen die Schreibweise mit Soll und Haben, diese Schreibweise wirst du hin und wieder antreffen. Hier ist nochmals das gleiche mit Soll und Haben. Das erste Konto ist jeweils das Soll, das zweite Konto das Haben:

Soll: Bankkonto (Aktivkonto) Haben: Mitgliederbeiträge (Ertragskonto)
+ 50 + 50

Eine Hilfe zu SOLL und HABEN gibt es in unserem Artikel „SOLL und HABEN – Wie merk ich mir das?„.

Betrifft die neue Rechnungslegung meinen Verein? (CH)

Immer wieder erhalten wir Anfragen zum neuen Rechnungslegungsrecht in der Schweiz. Es gibt viel Unsicherheit, wie sich die Vereine anzupassen haben. Die wichtigste Frage ist, betrifft es meinen Verein?

Muss der Verein die Buchführung anpassen?

Die neuen Regeln gelten für Vereine, die sich ins Handelsregister eintragen müssen. Ein freiwilliger Eintrag hat keinen Einfluss. Mehr zur Eintragungspflicht kannst du im Artikel Verein ins Handelsregister eintragen? nachlesen. Für die Vereine ohne Handelsregistereintrag haben wir die Anforderung zusammengestellt:

Buchführung für Vereine ohne Handelsregistereintrag (Milchbüchlein-Rechnung)

Vereine, die sich nicht ins Handelsregister eintragen müssen, können die Buchhaltung als Milchbüchlein-Rechnung führen. Zusätzlich muss eine Vermögens-Aufstellung gemacht werden.

Dies sind nur Mindestvorschriften, wenn der Verein strengere Regeln befolgt und zum Beispiel eine doppelte Buchhaltung mit Erfolgsrechnung und Bilanz führt, ist dies um so besser.

Milchbüchlein-Rechnung

Die Michbüchlein-Rechnung ist recht einfach:

  • Für Kasse, Bankkonto, Postkonto usw muss jeweils eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung geführt werden. Dies ist ein Kassenbuch oder ein Kontoauszug, je nach Bedarf mit Bemerkungen und Belegnummern.
  • Am Anfang und am Ende des Jahres muss eine Vermögensaufstellung erstellt werden mit dem Stand von Kasse, Bankkonto, Inventar, ausstehenden Rechnungen usw.

Auch für die Milchbüchlein-Rechnung gelten einige grundsätzliche Buchhaltungsregeln:

  • Für jeden Sachverhalt und jedes Geschäft wird eine Buchung gemacht: Vereinfacht gesagt, jedes mal wenn Geld eingenommen wird oder bezahlt wird, muss eine eigene Buchung erstellt werden.
  • Eine Buchung benötigt einen Beleg: Es ist wichtig, dass es für jede Buchung einen Kassenzettel oder eine Rechnung gibt und diese sauber einsortiert werden. Es gibt Fälle, wo es keinen Beleg gibt, dann fragt man den Geschäftspartner nach einem Beleg oder nimmt, was einem Beleg am ähnlichsten ist (z.B. Bestätigung). Als letzte Möglichkeit bleibt, selber einen Beleg auszustellen (Eigenbeleg), dies ist wirklich die letzte Möglichkeit.
  • Die Buchhaltung muss übersichtlich, verständlich und lesbar sein: Du solltest die Buchhaltung verstehen und dem Revisior in einigen Minuten erklären können.
  • Die Buchhaltung soll zweckmässig sein: Ein kleiner Verein mit wenigen Buchungen führt eine simple Buchhaltung. Ein grosser, komplexer Verein führt eine aufwendigere Buchhaltung.

 

3 Schritte zur Vereinsgründung

Die Schweiz ist ein Land der Vereine, für alles und jedes wird ein Verein gegründet. Dies ist kein Zufall, die Vereinsgründung ist extrem einfach. Mit diesen drei Schritten gründet man einen Verein:

1. Mitglieder suchen

Ein Verein ohne Mitglieder geht nicht. Wenn du einen Verein gründen willst, sind vermutliche einige Mitglieder schon an Bord. Also zum nächsten Schritt.

2. Statuten schreiben

Jetzt gehts ans Eingemachte, jeder Verein muss Statuten haben, die wichtigsten Eckpunkte sind:

  • Zweck
  • Vorstand und Generalversammlung
  • Aufnahme und Austritt von Mitgliedern

Mehr zu den Statuten findest du im Artikel Statuten für deinen Verein.

3. Gründungsversammlung

An der Gründungsversammlung treffen sich die Mitglieder und beschliessen einen Verein mit den vorliegenden Statuten zu gründen. Verfasst dabei ein Protokoll der Gründungsversammlung mit Anwesenden, Traktanden und Beschlüssen.

Und schon ist der Verein fertig!

Benötigt der Verein eine Revision der Kasse?

Die meisten Vereine führen jedes Jahr eine Revision der Vereinskasse durch. Die Revisoren kontrollieren die Kassenführung des Kassiers und geben der Generalversammlung einen kurzen Bericht mit der Empfehlung, den Kassier zu entlasten. Oder auch nicht, wenn die Kassenführung ungenügend war.

Vertrauen wird gestärkt

Das Vertrauen der Mitglieder in den eigenen Kassier wird durch die Revision gestärkt. Es gibt ein gutes Gefühl, wenn man als Mitglied eine unabhängige Bestätigung erhält, dass die Kasse gut geführt ist. So kann man dem Kassier guten Gewissens die Entlastung erteilen. Dies vermeidet unnötige Diskussionen.

Anreiz für den Kassier

Wenn der Kassier genau weiss, dass die Kasse vom einem unabhängigen Revisor kontrolliert wird, führt der Kassier die Kasse sorgfältiger. So passieren weniger Fehler und die Abrechnungen werden sauberer gemacht.

Ist eine Revision für den Verein Pflicht?

Nach Gesetz wäre eine Revision nicht nötig. Die meisten Vereine schreiben in den Statuten vor, dass eine Revision der Kasse gemacht wird. Dies fördert das Vertrauen der Mitglieder und ist auch eine Hilfe für den Kassier. Daher empfehlen wir eine Revision zu machen.

Im Handelsregister eingetragene Vereine müssen zusätzliche Dinge beachten. Dies würde jedoch den Rahmen dieses Artikels sprengen.

Wer unterzeichnet Protokoll und Statuten?

An der Generalversammlung wir ein neuer Präsident gewählt und nachher fragt man sich, wer muss das Protokoll unterschreiben? Der neue oder der alte Präsident. Ist es der Präsident oder jemand anders? Wer sonst noch? Wir haben die Antwort:

Das Protokoll der Generalversammlung (oder Hauptversammlung oder Vereinsversammlung) wird vom Protokollführer und dem Vorsitzenden der Versammlung unterzeichnet. Der Vorsitzende ist, wer die Versammlung geleitet hat.

Die Statuten werden werden von einem unterschriftsberechtigten Mitglied des Vorstands unterzeichnet. Sind nur zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam unterschriftsberechtigt, müssen zwei Vorstandsmitglieder unterzeichnen. Zusätzlich zur Unterschrift muss auf den Statuten ein Genehmigungsdatum angegeben werden. Das Datum der betreffenden Generalversammlung ist das Genehmigungdatum.

Mehr dazu findest du auf der Seite vom Zürcher Handelsregisteramt.

Aufgaben des Vorstands

Als Vorstand ist es nicht immer einfach die Übersicht zu behalten. Wir haben für dich eine Checkliste mit den häufigsten Vorstandsaufgaben zusammen gestellt. Falls Eine davon für deinen Job nicht passt, streich sie weg und wenn wir etwas vergessen haben, schreib uns auf info@vereinsverwaltung.ch.

Vertretung nach Aussen
    • Abschluss von Verträgen
    • Vertretung des Vereins nach aussen
    • Kontakt zum Verband, z.B. bei Fussballvereinen
    • Bekanntmachen des Vereins nach aussen
    • Verbindung zu Medien
Vereinsintern
  • Mitgliederdaten verwalten
  • Eintritte und Austritte bearbeiten
  • Das Jahresprogramm zusammenstellen
  • Zur Generalversammlung einladen, die Generalversammlung leiten und protokollieren. Dies gilt natürlich auch für Vereinsversammlungen
  • Beschlüsse der GV/Vereinsversammlung ausführen
  • Anlässe organisieren, das Vereinsleben gestalten und fördern
  • Laufende Geschäfte erledigen
  • Mitarbeiter einstellen und führen (falls vorhanden)
  • Aufgaben, die der Vorstand gemäss Statuten hat
Finanzen
  • Mitgliederbeiträge einziehen
  • Buchführung, Kaufmännische Buchführung falls der Verein im Handelsregister eingetragen ist
  • Das Vereinsvermögen verwalten
  • Aufbewahrung der Geschäftsbücher
  • Meldung bei Überschuldung und Zahlungsunfähigkeit sowie Eröffnung und den Aufschub des Konkurses