SOLL und HABEN – Wie merk ich mir das?

Die doppelte Buchung ist Segen und Fluch zugleich. Wer die Vorteile in der Vereinsbuchhaltung erkannt hat, der wird kaum mehr die Finger davon lassen können. Ist der Kontenplan erstmal erstellt und man weiss, wie man die alltäglichen Buchungen machen muss, ist man schon vielfach auf der sicheren Seite. Irgendwann kommt aber jeder Kassier an den Punkt, an welcher er eine Spezialbuchung vornehmen muss. Also keine einfache Einnahme oder Ausgabe. Da Soll und Haben je nach Art der Konten verschieden ist, führt das immer wieder zu Verwirrung.

Hier hilft der Griff zu einer Grafik:

Soll und Haben in der Vereinsbuchhaltung

Mit dieser Grafik lässt es sich ablesen, welches Konto nun Soll und Haben sein muss. Machen wir ein Beispiel mit einer Einzahlung aus der Barkasse auf das Bankkonto unseres Vereins. Sowohl Kasse als auch Bank sind Aktivkonten. In der Barkasse haben wir eine Belastung, sprich das Haben ist die Kasse. Bei der Bank haben wir eine Gutschrift, somit ist das Soll die Bank.

Ein zweites Beispiel: Ein Mitglied bezahlt seinen Jahresbeitrag per Banküberweisung. Das Ertragskonto „Mitgliederbeiträge“ erhält eine Gutschrift und ist laut der Grafik auf der Haben-Seite. Die Bank ist ein Aktivkonto und erhält ebenfalls eine Gutschrift, laut der Grafik ist die Bank somit das Soll-Konto.

Falls Jemand mit Debitoren arbeitet, gibt es beim Erstellen der Rechnung eine Buchung vom Ertragskonto „Mitgliederbeiträge“ auf das Aktivkonto „Debitoren“. Sobald die Rechnung beglichen wurde, eine Buchung vom Aktivkonto „Debitoren“, auf das Aktivkonto „Bank“. Das heisst also:

Soll und Haben bei Mitgliederbeiträgen mit Debitoren

Internet Explorer 7 wird nicht mehr unterstützt

Google veröffentlichte vor Kurzem, dass sie bei Google Apps in Zukunft den Browser Internet Explorer (kurz IE) in der Version 7 und 8 nicht mehr unterstützen werden. Damit stossen sie vor allem die Benutzer vor den Kopf, welche noch Windows XP benutzen. Den Internet Explorer 9 gibt es erst ab Windows Vista und natürlich auch für Windows 7 und 8. Allerdings ist das für die meisten Benutzer eigentlich auch kein Problem, schliesslich gibt es genug alternative Browser wie Firefox, Chrome oder Opera. Das Nachsehen haben nur die Personen, welche in einem Geschäft mit Rechnern arbeiten, wo lediglich IE 7 oder 8 installiert sind. Und dazu muss man zusätzlich auch keine Installationsrechte besitzen. Allenfalls könnte einem in diesem Fall noch http://portableapps.com/de weiter helfen.

Warum schränkt man ein?

Nun jeder der Webseiten oder Webapplikationen entwickelt, der kennt den Fluch für verschiedene Browser entwickeln zu müssen. Jeder Browser hat seine Eigenheiten und es muss eine Menge Zeit investiert werden, alles sauber in allen Versionen der Browser getestet zu werden. Aus diesem Grund entscheiden einige Firmen Ihre Webauftritte nur noch einer eingeschränkten Anzahl Browserversionen zur Verfügung zu stellen. Hinter dem Entscheid von Google steckt mit Sicherheit auch ein gewisses politisches Kalkül. Mit Ihrem hauseigenen Browser Chrome stehen sie in direkter Konkurrenz.

Für Anwender gibt es andere Gründe. Viele weniger versierte Nutzer verwenden verständlicherweise den als Standard vorinstallierten Browser. Bei Windows ist das der Internet Explorer, bei Macintosh ist es Safari. Die Sicherheit vor Viren oder die Geschwindigkeit von IE hat in der Vergangenheit viele Leute dazu gebracht, sich Alternativen zuzuwenden. Laut Statistiken führen dabei der Mozilla Firefox und Google Chrome das Feld an. Mit der Version 9 des IE hat Microsoft jedoch gezeigt, dass sie die Weiterentwicklung wieder Ernst nehmen. Er wurde massiv schneller und mit der Unterstützung neuere HTML und CSS Standards haben sie sogar wieder vermehrt auch Punkte bei den Entwickler wett gemacht. Microsoft beteuert auch immer wieder, dass sie in Sachen Sicherheit nun ganz vorn mitspielen wollen. Liest man die aktuellen News, fragt man sich jedoch wie viel davon stimmen mag.

Ein Aspekt haben wir jedoch bislang noch nicht betrachtet. Viele Webseiten sind weitaus mehr als nur eine statische HTML-Seite die angezeigt wird. Heute können nicht nur Mails über eine Weboberfläche gelesen, geschrieben und verwaltet werden, mit Facebook und Online Banking gibt es heute eine breite Palette an mächtigen Programmen im Internet. Damit diese Programme so angenehm wie möglich zu bedienen sind, werden viele neue Technologien eingesetzt. Allen voran ist dabei sicher Javascript zu nennen. Es gibt kaum einen bekannten Webauftritt, welcher nicht mittels Javascript dynamisch Inhalt und Code nach lädt. Facebook ist sicher eins der prominentesten Beispiele.

Auch Webling nutzt dies sehr intensiv und ermöglicht so ein möglichst einfaches und intuitives Arbeiten. Eine Online Vereinssoftware macht nur auch Spass, wenn sie mit Offline Programmen mithalten kann. Damit dies möglich ist, arbeiten im Hintergrund eine Menge Berechnungen. Und genau hier trennt sich der Spreu vom Weizen. Bis und mit der IE 7 ist die Ausführung von Javascript Code eine sehr langsame Geschichte. Dazu kommen eine Menge technischer Probleme an andere Stellen. Kurz IE 7 zu unterstützen bedeutet eine Menge Aufwand beim Testen und wiederum in der Entwicklung um diese Probleme extra für diese Version zu umgehen.

Da nur noch ein extrem kleiner Teil unserer Benutzer mit IE 7 arbeitet und der Entwicklungsaufwand dafür enorme Ressourcen verschlingt, haben wir entschieden IE 7 ebenfalls nicht mehr zu unterstützen. Der Aufwand steht in keinem Mass zum Nutzen. Da IE 8 wesentlich weniger Probleme bereitet, werden wir ihn  aber weiterhin unterstützen. Damit sind auch Anwender die noch mit Windows XP arbeiten und keinen alternativen Browser einsetzen möchten, auf der sicheren Seite.

Spenden von Mitgliedern mit Webling verwalten

Kürzlich erreichte uns eine Anfrage, wie man freiwillige Spenden von Mitgliedern mit Webling verwaltet. Und zwar so, dass man Ende Jahr ein Dankesschreiben verfassen kann. Wir haben uns dazu im Team ein paar Gedanken gemacht und möchten eine Variante vorstellen, die uns am sinnvollsten erscheint.

Spenden mit Debitoren erfassen

Auf den ersten Blick mag es seltsam sein, Spenden als Debitoren zu erfassen. Aber technisch macht das Sinn. Es ermöglicht auf eine einfache Art, die Spenden am Ende des Jahre zu verdanken. Zudem ist es eine gute Möglichkeit, Buchungen mit Mitgliedern zu verlinken.

Als erstes erstellen wir unter den Debitoren eine Kategorie „Spenden“:
Kategorie Spenden erstellen

Damit wir das in der Buchhaltung sauber verbuchen können, erstellen wir im Kontenrahmen zudem auf der Ertragsseite ein Spendenkonto. Möchten wir kein spezielles Spendenkonto in der Buchhaltung, kann man auch ein allgemeines Konto wie „Sonstiger Ertrag“ benutzen. Dies spielt im weiteren Verlauf keine Rolle.

Sobald wir eine Spende von einem Mitglied erhalten, erstellen wir einen normalen Debitor. In der Erfassungsmaske wählen wir bei der Kategorie nun „Spenden“ und beim Ertragskonto (Geschuldet für) das im letzten Abschnitt erwähnte Konto:

Die Spenden haben wir ja bereits erhalten, weshalb wir den Debitor auch gleich wieder abschliessen. Damit ist alles richtig verbucht. Was aber noch wichtiger ist, unter den Debitoren gibt es die Kategorie „Spenden“. Öffnen wir diese, sehen wir alle Debitoren dieser Kategorie des aktuellen Rechnungsjahres:

Es gibt noch weitere Vorteile! Nun können wir auch gleich personalisierte Serienbriefe oder E-Mails verschicken und uns für die Spenden bedanken. Alle notwendigen Informationen wie Anschrift, Spenden und das Datum der Spende, stehen im Serienbrief zur Verfügung.

Wir hoffen mit diesem Tipp den einen oder anderen Vereinskassier auf eine gute Idee gebracht zu haben. Wir freuen uns auf Ergänzungen oder Anregungen von Ihrer Seite!

Weiterhin viel Spass mit Webling!

Vorteile einer online Vereinssoftware

Dieser Blog richtet sich an Vereinsfunktionäre, die noch nicht wissen, wie ihnen eine online Vereinssoftware nützen kann. Und wir wollen ehrlich sein, wir sind die Hersteller der hervorragenden 🙂 Vereinssoftware Webling und machen mit diesem Blog auch ein bisschen Werbung. Soviel zur Einleitung, welche Vorteile hast Du, wenn du deinen Verein online verwaltest?

Die Adressen und Mitglieder sind immer online

Die Adressen und Mitglieder sind immer verfügbar, egal ob Du an der Sitzung bei einem Vereinskollegen bist, zu Hause vor dem Computer oder mit dem Laptop im Büro. Du kannst jederzeit, rasch etwas nachschauen, ein E-Mail an die richtige Adresse schicken, eine Adresse aktualisieren.
Nicht nur Du, sondern auch deine Vorstandskollegen, Trainer, Gruppenleiter etc. können auch auf die Mitgliederdaten zugreifen und du weisst dank den Benutzerrechten wer was ändern kann.
Und habe ich schon erwähnt, dass deine Daten immernoch online sind, falls dein Computer mal abgestürzt ist oder, hoffentlich nicht, von Viren zerfressen wurde.

Du kannst Benutzerrechte einrichten

Manche denken sich, Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser, manche wollen einfach klare Verhältnisse haben und andere lieben eine Welt ohne Einschränkungen.
Für die ersten ist die Historyfunktion, die gleich als nächstes beschrieben wird, die erlaubt die genaue Kontrolle, was wann geändert wurde.
Mit den Benutzerrechten wird ganz klar festgelegt, wer auf welche Mitglieder Zugriff hat. Wer die Mitgliederdaten nur anschauen kann und wer sogar das Recht hat, die Daten schreibend zu verändern. Dadurch kannst du ruhig schlafen, weil du weisst, dass nur verantwortungsbewusste Leute die Daten deines Vereins können.

Du weisst, wer wann was geändert hat

Vielleicht glaubst du jetzt, das ist eine Funktion für Paranoide und Stalker. Und ja, natürlich werden Paranoide Stalker jede Menge Freude an dieser Funktion haben. Aber für normale Menschen wie Du ist die Funktion sehr praktisch. Du siehst, wer wann ein Datum geändert hat, du weisst genau ob ein Datensatz kürzlich geändert wurde und somit aktuell ist, oder ob in den letzten 5 Jahren niemand irgendetwas korrigiert hat. Bei unverständlichen Änderungen weisst du mit einer online Vereinssoftware sofort, bei wem Du nachfragen musst.

Eine online Vereinssoftware kann mehr als Du jetzt denkst

Etiketten drucken, automatisch Serienbriefe erstellen, E-Mails an alle Vereinsmitglieder versenden, SMS Reminder an Vereinsmitglieder versenden, Einzahlungsscheine bedrucken, Mitgliederstatistik per Knopfdruck erstellen, Beitragsrechnungen per Knopfdruck erstellen, Dokumente online bereitstellen und austauschen, die ganze Buchhaltung online führen…
Wir wünschen Dir einen ganz schönen Tag

Magazin über Spesen und Vergütungen im Verein

Vitamin B, die Fachstelle für ehrenamtliche Arbeit, führt ein regelmässig erscheinendes Magazin. Die Ausgabe 24 widmet sich dabei ganz dem Thema Spesen und Vergütungen in Vereinen. Auch wenn das Magazin primär auf die Schweiz ausgerichtet ist, so treffen viele der nicht rechtlich relevanten Aussagen auch auf Vereine in Deutschland oder Österreich zu. Es gibt einige Tipps, welche Entschädigungen sinnvoll sein können und worauf geachtet werden sollte.

Sehr wertvoll sind auch die Anregungen, wie Funktionäre anderweitig motiviert werden können. Denn vielfach ist Geld auch nicht der Grund, sich in einem Verein zu engagieren.

Das Magazin kann gratis Online heruntergeladen oder abbonniert werden. Alle Infos dazu unter: http://www.vitaminb.ch/b-dur/

Webling auf dem Smartphone

Immer mehr Menschen haben ein Smartphone wie das iPhone oder eines mit Google Android. Da wir Webling als fortschrittliche Vereinsverwaltung verstehen, pflegen wir schon seit einiger Zeit eine mobile Weblingversion. Die mobile Version ermöglicht Ihnen, Adressen und Dokumente jederzeit mit Ihrem Telefon abzurufen, zu ändern und mit der Telefonnummer gleich dem Mitglied anzurufen. 


Wir haben die mobile Version komplett von Grund auf neu erstellt, um die Besonderheiten wie ein kleiner Bildschirm und weniger leistungsfähige Geräte am besten zu berücksichtigen. Dabei ist eine Version von Webling entstanden, die speziell für mobile Geräte angepasst ist. Auf diese Weise haben Sie Webling jederzeit in der Tasche. 


Ihr mobiles Webling erreichen Sie wie das normale Webling auf http://deinverein.webling.ch. Wenn Sie Ihr Webling mit einem Smartphone besuchen, werden Sie automatisch auf die mobile Version geleitet. Viele Kunden nutzen die mobile Webling Version reglmässig, manche kennen sie erst jetzt und werden Sie in Zukunft häufiger nutzen.


Webling baut Serienfunktionen stark aus


Wir haben weitere Neuerungen versprochen und nun präsentieren wir stolz die neue Mitgliederliste. Sie ist nochmals viel schneller geworden. Viele unserer Kunden haben uns gefragt, ob Sie die E-Mails an Ihre Mitglieder auch einzeln verschicken können. Die Antwort ist nun: Ja! Und als Zusatz können Sie auch in E-Mails und SMS die Platzhalter verwenden, die Sie bereits aus dem Serienbrief kennen. Die Vorlagen werden Ihr Leben in Zukunft erleichtern, weil Sie regelmässig verwendete Texte mühelos abrufen können.

Wer jedoch noch etwas genauer hinschaut, findet einige andere neue Funktionen die das Leben als Vereinsfunktionär vereinfachen. Nicht nur das Hochladen von eigenen Vorlagen ist nun möglich, die Vorlagen können auch gleich Online verwaltet und mehrfach verwendet werden.
Aber warum Serienbriefe verschicken im Zeitalter der elektronischen Medien? Genau das haben wir uns auch gedacht. Personalisierte Serien- Emails mit Anhängen oder Rechnungen sind mit Webling nun eine Kleinigkeit. Und da mit Webling ja auch SMS verschickt werden können, gibt es die Serienfunktion selbstverständlich auch gleich für SMS. Natürlich inklusive der Möglichkeit Vorlagen zu Erstellen.

Ein verstohlener Blick in die Zukunft von Webling

Es war lange ruhig um Webling, ungewöhnlich lange. In dieser Zeit haben wir hart gearbeitet Ihr Webling Erlebnis zu verbessern. Unzählige Tage haben wir neue Ideen und Konzepte erstellt, an Funktionen gefeilt und vieles mehr. Nun ist es soweit, wir präsentieren Ihnen im Debitorenbereich den ersten Einblick in einige der neuen Funktionen: Vorlagen für Serienbriefe und E-Mails, Rechnungen per E-Mail versenden, Rote Einzahlungsscheine ab Webling Pro, private Ansichten, vCard Export und vieles, vieles mehr. Und dies ist erst der Anfang…

Vereinsbuchhaltung Teil 1

Manch einer fragt sich vielleicht, wesshalb ein Verein eine Buchhaltung führt. Mit einer Buchhaltung weiss man, wie viel Geld der Verein besitzt und andererseits gibt die Buchhaltung Auskunft woher das Geld kommt und wie es verwendet wird.

Wie viel Geld hat mein Verein

Vereinsarbeit ist ehrenamtliche Arbeit, doch ganz ohne Geld geht es nicht. So müssen Porti, Getränke und Snacks für einen Vereinsanlass, die Raummiete für die GV und viel Anderes bezahlt werden. Für diese Ausgaben muss flüssiges Geld vorhanden sein. Dieses ist normalerweise auf eine Kasse, Post und Bankkonti verteilt.
Das Vermögen besteht jedoch nicht nur aus Geld, ein Fussballclub hat Beispielsweise weiteres Vermögen in Form von Bällen, einem Clubhaus etc.
Das heisst, das Vermögen ist in flüssige Mittel in Form von Geld und anderes Vermögen gegliedert. Die Aufstellung des Vermögens nennt man Bilanz. (für die Buchhalter unter uns: die Passiven sind im Moment nicht so wichtig).

Wo geht mein Geld hin, wo kommt es her?

Nun muss man nicht nur wissen, wie viel Vermögen vorhanden ist, es ist auch wichtig zu wissen, wie viel eingenommen und ausgegeben wird. Aus diesem Grund verbucht der Kassier jede Einnahme und jede Ausgabe in der Buchhaltung. Gleichartige Ausgaben und Einnahmen werden zusammengefasst unter Sammelposten (Konti) wie Mitgliederbeiträge, Veranstaltungen, Spesen, Spenden usw. Dadurch entsteht ein übersichtliches Bild, wie das Geld eingenommen und wieder ausgegeben wurde. Die Sammelposten bleiben nach Möglichkeit über mehrere Jahre die selben um die einzelnen Finanzjahre vergleichen zu können.
Natürlich kann der Gewinn oder Verlust berechnet werden indem die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen werden.
Die Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben nennt man die Erfolgsrechnung oder Gewinn- und Verlustrechnung.

5 Nützliche Funktionen von Webling

In dieser kleinen Serie beschreibe ich fünf Funktionen, die jeder Weblingnutzer kennen sollte. Es ist nicht notwendig alle diese Funktionen zu benutzen, mit der Zeit wirst du entdecken, wie sehr diese Funktion deine Vereinsarbeit erleichtern.

Bearbeiten funktioniert immer gleich
Du willst die Telefonnummer eines Mitglieds korrigieren oder den Namen eines Dokumentes ändern, dann ist das Icon ganz links in der Liste das Werkzeug der Wahl. Bei Mitglied ist das Icon eine Karteikarte mit Bild, Dokumente haben pro Dateityp ein anderes Icon. Die Funktion ist aber bei allen die Gleiche. Ein Klick auf das Icon öffnet ein Fenster in welchem du die gewünschten Daten anpassen kannst.

Doppelklick für die Ungeduldigen
Wenn du eine Mitgliederliste betrachtest, siehst du Vornamen, Namen, Telefonnumern und weitere wichtige Daten deiner Mitglieder. Wenn du zwei mal schnell auf einen Namen in der Liste geklickt hast, verwandelt sich der Schriftzug Hans zu einem Textfeld. In diesem kannst du zum Beispiel aus einem Hans schnell und bequem ein Hans-Ulrich machen. Damit ersparst du dir den Umweg über das Bearbeiten Icon und kannst mit Webling schneller arbeiten.
Listeneinträge Sortieren
Klicke auf den Spaltentitel (z.B. Vorname, Nachname) und die Liste wird sortiert, klicke nochmals und die Sortierung wird umgekehrt (von aufsteigend zu absteigend und umgekehrt).
Listenansicht anpassen
Du hattest schon einmal eine Liste oder eine Tabelle, wo die Spalten nicht in der richtigen Reihenfolge waren. Und auf die eine oder andere Weise konnten die Spalten in die richtige Reihenfolge gebracht werden. In Webling hast du ein mächtiges Werkzeug um die Spalten zu sortieren, auszublenden und vordefinierte Ansichten zu laden. Du wirst sehen, wie dieses Werkzeug deine Arbeit erleichtert.

Drag and Drop
Ein Symbol begegnet dir in Webling auf Schritt und Tritt, es ist das Zieh- und Loslass Icon (auf Englisch Drag and Drop). Dieses Icon besteht aus vier Pfeilen die in alle Richtungen zeigen. Du betrachtest Mitglieder deines Vereins, zum Beispiel den Vorstand, neben jedem Mitglied steht das besagte Icon. Klicke auf das Icon und halte die Maustaste gedrückt, ziehe dann das Mitglied in eine andere Mitgliedergruppe links bei den Gruppen. In dem dann erscheinenden Fenster kannst du wählen, ob du das Mitglied kopieren oder verschieben willst. Ganz einfach, nicht wahr? Das Icon kannst du auch benutzen um Mitgliedergruppen zu sortieren, probier es aus.