Was ist ein Debitor

Hans ist der Kassier eines Vereins. Bisher hat er jedes Jahr Rechnungen für den Mitgliederbeitrag an alle Mitglieder versandt und eine Liste geführt, wer den Beitrag schon bezahlt hat.

Den Beitrag hat er jeweils verbucht, wenn ein Mitglied auf das Konto des Vereins einbezahlt hat.

Der Präsident will regelmässig von Hans wissen, welcher Teil der Mitgliederbeiträge noch ausstehend ist. Dann zählt Hans die Beiträge aller Mitglieder zusammen, zählt die bereits  bezahlten Beträge ab und meldet dem Präsidenten die Summe der noch nicht bezahlten Mitgliederbeiträge.

Hans will diese Arbeit vereinfachen, desshalb nutzt er neu Debitoren um die Mitgliederbeiträge einfacher einzuziehen.

Er muss sein Vorgehen nur ein wenig anpassen, wenn er Rechnungen an die Mitglieder verschickt. Hans verbucht alle verschickten Mitgliederrechnungen sofort in ein Debitorenkonto auf der Aktivseite der Bilanz. Dank diesem Debitorenkonto kann er jederzeit sehen, wie hoch die ausstehenden Beträge sind.

Sobald ein Mitglied die Rechnung bezahlt hat, verbucht er den Betrag, so dass der Stand des Debitorenkontos sinkt und der Stand des Bankkontos steigt.

Damit hat er eine bessere Übersicht über die Mitgliederbeiträge. Er kann dem Vorstand immer mitteilen, wie hoch die ausstehenden Beträge sind, weil diese genau dem Kontostand des Debitorenkontos entsprechen. Er hat den vollständigen Betrag der Mitgliederbeiträge ebenfalls in der Buchhaltung vorliegen, und zwar im Konto der Mitgliederbeiträge.

Wie man mit Debitoren den Versand von Mahnungen vereinfachen kann, werden wir in einem späteren Blogbeitrag beschreiben.

 

Eingetragener Verein (e.V.) gründen

Damit in Deutschland ein Verein rechtsfähig wird, muss dieser ins Vereinsregister eingetragen werden. Nachdem dies gemacht wurde, kann der Verein selbst Rechtsgeschäfte tätigen (z.B. Räume für Veranstaltungen mieten, ein Konto eröffnen, usw). Ausserdem haften die Vereinsmitglieder nicht mit dem Privatvermögen.

Die Eintragung kann beim zuständigen Amtsgericht angemeldet werden, dieses trägt den Verein im Vereinsregister ein, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.
Anzumelden ist der Verein durch die Mitglieder des Vorstands, die zur Vertretung des Vereins berechtigt sind, dies ist in der Regel der Präsident.
Die Anmeldung muss schriftlich abgefasst sein und die Unterschrift der Anmelder muss von einem Notar oder Ratschreiber beglaubigt werden. Mit der Eintragung erhält der Verein den Zusatz „eingetragener Verein“ (e.V.) in den Namen.

Link zum Vereinsregister in Deutschland: https://www.handelsregister.de (Registerart VR wählen)

Neue Abrechnungen für Webling SMS und Direktversand

In unserem Sprint haben wir die Direktversand Funktion implementiert. Mit dieser Funktion können Webling Kunden Briefe versenden, ohne sie selbst zu drucken, einzupacken, zu frankieren und einzuwerfen. Das übernimmt automatisch Webling für Sie. Diese Funktion ist aktuell noch im Betastadium, wie Sie diese Funktion freischalten können, steht weiter unten.

Selbstverständlich können wir diese Funktion nicht gratis anbieten, daher haben wir für Webling ein Creditsystem entwickelt. Damit können Sie Briefe und SMS in einer ‚Währung‘ abrechnen. Sie können das gleiche Guthaben, das Sie für SMS einbezahlt haben auch für den Direktversand und umgekehrt verwenden.

Bei den SMS ist preislich alles gleich geblieben. Die Briefe werden mit einem Basispreis pro Brief und einem Preis pro Seite verrechnet. Die genauen Preise sehen Sie in der Grafik:

Übersicht Webling Credits

Übersicht Webling Credits

Die Direktversand Funktion ist noch im Betastadium, desshalb suchen wir Vereine, die diese Funktion jetzt schon nutzen möchten und Feedback geben. Wenn Sie die Funktion testen wollen, schreiben Sie ein kurzes Mail an support@webling.ch und wir schalten Ihnen die Funktion frei.

Webling Sprint für den Direktversand

Was ist ein Sprint und was bringt er? Als Sprint bezeichnet man im Sport ein Wettrennen auf kurze Strecken, wo die Ausdauer keine nennenswerte Rolle spielt. Warum macht Webling also ein Sprint? Nun, vielleicht sind wir keine Spitzensportler … aber wir haben uns einen Sprint im Programmieren organisiert.

Wie muss man sich das vorstellen? Das Ziel ist eine bestimmte neue Funktion innerhalb einer abgesteckten Zeit vollständig zu planen, zu designen, zu programmieren und zu dokumentieren. Das Testen wird etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen als wir zur Verfügung haben und wird nach dem Sprint noch fortgesetzt. Wie im Sport findet dieser Anlass auch nicht im normalen Rahmen am Arbeitsplatz statt. Unser „Wettkampfplatz“ ist eine Ferienwohnung in den Voralpen.

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Ein Tapetenwechsel ist nicht nur spannend, sondern ist wichtig um die Rahmenbedingungen zu schaffen. Keine Pendenzen des Alltags die einem ablenken, sondern fokussiert arbeiten für unser Ziel. Auf jeden Fall geniessen wir aber auch die gesellige Zeit miteinander und unsere kulinarischen Ausflüge in die verschiedenen Gasthöfe der Region.

Das Ziel: Der Direktversand

Ein Sprint ist auch bei uns kein Marathon. Also mussten wir uns ein Ziel suchen, was realistisch in kurzer Zeit umzusetzen ist. Wir haben uns dabei für den Direktversand entschieden. In einem ersten Schritt zumindest für die Serienbriefe.

Serienbriefe sind seit langem eine beliebte Funktion von Webling. Was, wenn wir sie noch attraktiver machen können? Der Direktversand zielt genau darauf ab. Er ermöglicht es, dass die erstellten Serienbriefe direkt Online an ein Druckzentrum übermittelt werden. Dieses druckt die Briefe aus, verpackt sie in Briefumschläge, frankiert sie und bringt sie zur Post. Kurz gesagt: Briefe verschicken mit nur einem Klick!

direktversand

Zu schön um wahr zu sein? Nein, denn sobald alle Tests erfolgreich abgeschlossen sind, werden wir den Direktversand für alle Webling Kunden freischalten!

 

Schöne E-Mails für Ihre Mitglieder

Im Laufe dieses Monats veröffentlichen wir die neueste Version von Webling. Mit diesem Release werden Sie von diversen neuen Anwendungen und Funktionen in den E-Mails profitieren. Ansprechende Designs und die Möglichkeit, Bilder in den Text einzubinden geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails noch mehr nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten.

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Kostenstellen in der Buchhaltung

Was sind Kostenstellen?

Es gibt einige Anwendungsfälle, wo man eine Buchung nicht nur den Buchhaltungskonten, sondern zusätzlich einer Kostenstelle zuweisen möchte. Das ist immer dann der Fall, wenn man neben der Erfolgsrechnung, weitere Auswertungen benötigt. Das erklärt sich etwas besser an folgendem Beispiel.

Die Buchhaltung von unserem Beispielclub verfügt über folgende Ertrags- und Aufwandskonten:

Der Club führt eine Veranstaltung durch. Die Aufwände verbuchen wir auf die Aufwandsseite auf das Konto „Veranstaltungen“ und die Einnahmen auf der Ertragsseite auf das Konto „Einnahmen aus Veranstaltungen“. Grundsätzlich reicht das aus.

Der Vorstand möchte jedoch zusätzliche Informationen, damit ersichtlich ist, wie sich die Einnahmen und Ausgaben der Feier zusammensetzen. Man möchte wissen, welcher Teil wie viel zum Erfolg beiträgt.

Wenn wir die Buchungen den gewünschten Kostenstellen zuweisen, erhalten wir auf diese Weise eine detaillierte Übersicht.

Downloadprobleme beim Export mit Internet Explorer 8

Der Internet Explorer in der Version 8 gibt es nun bereits mehr als 4 Jahren. (Im März 2009 erschienen.) Auch wenn unserer Statistik nur noch circa zehn Prozent der Nutzer die Version 8 einsetzen, gibt es immer noch Nutzer die darauf angewiesen sind.

Vielfach hat das den Grund, dass auf einem Geschäftsrechner arbeitet, welcher zentral verwaltet wird und man selber keine Rechte für Updates oder Installationen hat. Ausserdem gibt es von Microsoft leider KEINE neuere Version für Windows XP. (XP erschien 2001, IE 9 und 10 gibt es nicht für XP)

Wir raten DRINGEND jedem der keine Möglichkeit hat, eine neuere Version des Internet Explorer zu installieren, einen alternativen Browser wie Firefox oder Chrome zu verwenden. Die portablen Versionen dieser Browser kann man auch ohne Installation verwenden. Hat man also keine Installationsrechte auf dem eigenen System, ist das vielleicht eine Möglichkeit.

Wenn nun alle Stricke reissen und man auf keinen Fall auf den IE8 verzichten kann, gibt es eine letzte Möglichkeit bei Webling die Exportdateien trotzdem herunter zu laden:

  1. Export wie gewünscht vornehmen
  2. Vor dem letzten Klick auf den Exportknopf den Haken bei „Datei im persönlichen Webling-Ordner speichern“ setzen
  3. Auf Export klicken und die Downloadfehlermeldung wegklicken
  4. Die Exportdatei nun über den persönlichen Ordner in den Dokumenten herunterladen

Übrigens läuft Webling auch deutlich schneller mit einem alternativen Browser oder einer aktuellen Version von IE. Wenn möglich raten wir unbedingt dazu, IE8 nicht mehr zu verwenden.

PDF Dateien richtig drucken mit Chrome oder Firefox

Firefox verhält sich seit der Version 19 gleich wie Chrome. Beide Browser bringen einen integrierten PDF Betrachter mit. Eigentlich ja eine gute Sache. Allerdings haben diese Betrachter den Nachteil, dass Sie sich geringfügig anders Verhalten als der Original Adobe PDF Reader.

Auf den ersten Blick fallen die Unterschiede nicht auf. Gerade bei einfachen Dokumenten sehen die Dokumente sehr ähnlich aus. Beim Drucken sieht das dann jedoch anders aus. Firefox zum Beispiel druckt per Standard am oberen und unteren Rand der Seite zusätzliche Informationen aus.

Das grösste Problem besteht aber darin, dass diese PDF Betrachter den Text leicht verschoben ausdrucken. Druckt man Einzahlungsscheine aus, ist das natürlich verheerend. Betrag, Referenznummer und Adresse werden allesamt verschoben ausgedruckt.

Es gibt jedoch eine einfache Lösung. Speichert man die Dateien zuerst ab, so kann man Sie danach im Original PDF Reader öffnen und korrekt ausdrucken. (Sofern die Dateizuordnung auf dem System korrekt eingerichtet ist.)

Folgendes Video zeigt, wie man bei beiden Browsern die Datei abspeichern kann.

Es gibt auch Anleitungen wie man die internen Betrachter deaktiviert:

Kompatibilitätsmodus Internet Explorer 10

Ab dem Internet Explorer 8 gibt es den Kompatibilitätsmodus. Auch die neuste Version 10 des Internet Explorers bietet diese Funktion an. Sollte sich eine Webseite nicht richtig darstellen lassen, so gibt es die Möglichkeit, die Webseite im Kompatibilitätsmodus der alten Versionen bis und mit Version 7 anzuzeigen.

An sich ist das eine ganz gute Sache. Allerdings entscheidet der Internet Explorer manchmal selber, dass er eine Seite im Kompabilitätsmodus anzeigen möchte. Es gibt ein paar Möglichkeiten, dies möglichst zu verhindern.

Allerdings kann man es nicht ganz ausschliessen, dass es trotzdem vorkommt. Schaltet der IE 10 bei Webling automatisch in den Modus für IE 7, so erscheint ein Meldung, dass man sich einen aktuellen Browser zulegen soll.

In diesem Fall zeigt folgendes Video, wie man diesen Modus beenden kann:

Sollte sich der Internet Explorer regelmässig so verhalten, empfehlen wir einen Blick in die Einstellungen:

Wer die Entwicklerwerkzeuge braucht, kann diese Einstellungen sonst auch temporär über die Taste F12 umschalten.

Externe Schnittstelle bei Webling

Die externe Schnittstelle von Webling ist bei einigen Vereinen von Webling sehr beliebt. Unsere Anleitung zeigt ein Beispiel anhand von PHP mit dem Befehl „file_get_contents„.

Es gibt Hosting-Provider welche diese Funktion jedoch sperren. (allow_url_fopen) Das Problem zu umgehen ist jedoch nicht weiter schwierig. Vielfach nutzt man stattdessen den PHP Befehl „fsockopen„.

Folgender Code zeigt ein entsprechendes Beispiel:

$host_webling = "demo";
$username_webling = "demo";
$password_webling = "webling";

$fp = fsockopen($host_webling . ".webling.ch", 80, $errno, $errstr, 30);
if (!$fp) {
  echo "$errstr ($errno)<br />\n";
} else {
  fputs($fp, "GET /export/member.csv HTTP/1.0\r\n");
  fputs($fp, "Host: " . $host_webling . ".webling.ch:80\r\n");
  fputs($fp, "Authorization: Basic " . base64_encode($username_webling . ":" . $password_webling) . "\r\n");
  fputs($fp, "Content-length: 0\r\n");
  fputs($fp, "Connection: close\r\n\r\n");
  while ( !feof($fp) )
    $response .= fgets($fp, 128);
  fclose($fp);
}

print substr($response, strpos($response, "\r\n\r\n") + 4);