Einzahlungsscheine & ESR

Einzahlungsscheine der Schweizer Post werden von Vereinen häufig zum Einzug der Mitglierbeiträge verwendet. Es gibt verschiedene Typen von Einzahlungsscheinen

  • Rote Einzahlungscheine
  • Orange Einzahlungsscheine

Die wichtigsten Unterschiede dieser beiden Einzahlungsscheine bestehen (neben der Farbe) in der Art, wie die eingegangenen Zahlungen verbucht werden.

Rote Einzahlungsscheine

es

Die Roten Einzahlungsscheine sind gut für kleinere Vereine geeignet, sie erlauben unkomplizierte Rechnungsstellung. Sie können zu jedem Post- oder Bankkonto rote Einzahlungsscheine bestellen und damit Rechnungen versenden. Sie können auch Blankoformulare verwenden und entweder von Hand oder mit einem Programm ausfüllen.
Zahlungen mit roten Einzahlungsscheinen werden anhand der Absenderadresse oder anhand der  Mitteilung oben Rechts auf dem Einzahlungsschein identifiziert. Dies ist relativ aufwändig, was bei kleinen Vereinen mit ehrenamtlichen Kassieren meist kein Problem ist.

Angaben auf dem Einzahlungsschein

Allgemeine Angaben

  • Zahlungszweck: Grund der Zahlung (z.B. Mitgliederbeitrag)
  • Betrag: Zu bezahlender Betrag (z.B. 123.40 CHF)
  • Einbezahlt von: Name und Adresse des Vereinsmitglieds (Hans Muster, Bahnhofstrasse 4, 3000 Bern)

Bei einem Postkonto

  • Einzahlung für: Bezeichnung und Adresse des Vereins (z.B. Verein, Marktstrasse 3, 8000 Zürich)
  • Konto: Postkonto des Vereins (z.B. 01-39139-1)

Bei einem Bankkonto

  • Einzahlung für: Bezeichnung und Ort der Bank (z.B. Zürcher Kantonalbank, 8010 Zürich)
  • Zugunsten von: Bezeichnung und Adresse des Vereins (z.B. Verein, Marktstrasse 3, 8000 Zürich)
  • zusätzlich sinnvoll: IBAN
  • Konto: Postkonto der Bank (z.B. 01-39139-1)

Orange Einzahlungsscheine (ESR, ESR+)

esr

Orange Einzahlungsscheine sind für Vereine geeignet, die sehr viele Rechnungen versenden. Weil Zahlungen mit diesen Einzahlungsscheine automatisch verbucht werden können. Um orange Einzahlungsscheine verschicken zu können, muss sich der Verein zuerst bei der Post oder Bank (bei der Bank heissen ESR und ESR+, BESR und BESR+) melden und erhält eine ESR Teilnehmernummer, diese funktioniert genau gleich wie eine Kontonummer.
Der wesentliche Nutzen von orangen Einzahlungsscheinen zeigt sich bei der Verbuchung von Zahlungen durch die Vereinsmitglieder. Bei der Rechnungsstellung erhält jeder Einzahlungsschein vom Buchhaltungsprogramm eine eindeutige Nummer, diese wird von der Post oder Bank der Zahlung zugeordnet. Diese Daten werden wieder in das Buchhaltungsprogramm eingelesen und automatisch verbucht. So können auch hunderte Zahlungseingängen in wenigen Minuten verbucht werden.

Angaben auf dem Einzahlungsschein

Allgemeine Angaben

  • Referenznummer: Eindeutige Nummer, die vom Buchaltungsprogramm vergeben wird (z.B. 00 00000 00000 00000 00000 05989)
  • Betrag: Zu bezahlender Betrag (z.B. 123.40 CHF)
  • Einbezahlt von: Name und Adresse des Vereinsmitglieds (z.B.  Hans Muster, Bahnhofstrasse 4, 3000 Bern)

Bei einem Postkonto (ESR)

  • Einzahlung für: Bezeichnung und Adresse des Vereins (z.B. Verein, Marktstrasse 3, 8000 Zürich)
  • Konto: ESR Teilnehmernummer des Vereins (z.B. 01-39139-1)

Bei einem Bankkonto (BESR)

  • Einzahlung für: Bezeichnung und Ort der Bank (z.B. Zürcher Kantonalbank, 8010 Zürich)
  • Zugunsten von: Bezeichnung und Adresse des Vereins (z.B. Verein, Marktstrasse 3, 8000 Zürich)
  • Konto: ESR Teilnehmernummer der Bank (z.B. 01-39139-1)

ESR Plus (ESR+, BESR+)

ESR+ funktioniert etwa gleich wie ein oranger Einzahlungsschein. Der Unterschied ist, dass auf dem Einzahlungsschein kein vorgedruckter Betrag ist, dies ermöglicht den Mitgliedern zusätzlich zum Mitgliederbeitrag noch eine kleine Spende an den Verein zu machen. Für manche Vereine ist dies eine wichtige Einnahmequelle.

10 Gedanken zu “Einzahlungsscheine & ESR

  1. Sehr geehrte Damen und Herren

    Gesucht und gefunden? Njaein – Leider bin ich mir noch nicht sicher, deshalb schreibe ich Ihnen.

    Leider gibt es immer weniger Online – Verkäufer, die dem Paket noch einen orangen ausgefüllten Einzahlungsschein beilegen, um auf der Post einzahlen zu können. Manche senden über E-Mail einen vorgedruckten weissen Einzahlungsschein, aber leider ist der nicht relevant für die Post. Andere Lieferanten geben nur ihr Bankkonto an, wo ich einzuzahlen habe. Ich habe auch schon von Hand einen roten Einzahlungsschein ausgefüllt, aber wenn da lange Zahlstellen sind, geht manchmal der Platz aus.
    Da ich nicht unbedingt ein E-Banking einrichten möchte, suche ich deshalb eine Software, mit der man auf dem Scanner/Computer rote Einzahlungsscheine, oder auch orange EZS einscannen-ausfüllen und drucken kann.
    Jetzt bin ich mir aber nicht ganz sicher, ob ich an die richtige Adresse gelangt bin, bei Ihnen, um meinen Wunsch erfüllen zu können? Ich hoffe es und danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit und Bemühungen.

    Freundliche Grüsse Theodor Völlmin

    • Guten Tag Theodor

      Vielen Dank für deine Frage. Es gibt viele Programme, die Einzahlungsscheine drucken können, diese sind meistens Buchhaltungsprogramme, die zusätzlich noch Einzahlungsscheine drucken können. Dementsprechend sind diese Programme meistens nicht ganz günstig. So für den Privatgebrauch ist uns nichts bekannt.
      Ein E-Banking ist doch recht praktisch und angenehm, und inzwischen ist E-Banking auch recht sicher. Daher würde ich diese Option nochmal ernsthaft prüfen.

      Viele Grüsse
      Webling

  2. Vielen Dank für die gute Antwort. Sie haben schon recht, mit E-Banking wäre vieles aus dem Weg geräumt, werde jedenfalls mit meiner Bank Kontakt aufnehmen.

    Freundliche Grüsse
    Theodor

  3. Hallo
    Ich habe meinen Verein nicht im HR eingetragen, er ist aber steuerbefreit.
    Kann ich auf dem Einzahlungsschein nur unseren Vereinsnamen und das Logo angeben ohne eine Adresse zu veröffentlichen?

    Einzahlung für:
    Vereinsname

    ohne eine Adresse.
    Und die zweite Frage ist, kann ich die Adresse beim Bankkonto nicht veröffentlichen?
    Bzw. muss ich das nur der Bank angeben und diese darf unsere Adresse des Vereins nicht weitergeben?

    Danke für Ihre Hilfe im Voraus.

    Freundliche Grüsse
    Marco Meier

    • Guten Tag Marco

      Vielen Dank für deine Frage. Bei den Einzahlungsscheinen musst du das mit der Post/Bank abklären. Es kann sein, dass eine Bank Einzahlungen verweigert, wenn die Angaben auf dem Einzahlungschein nicht den Angaben vom Konto entsprechen.

      Vermutlich ist die Vereinsadresse bei der Post das richtige für dich. Das ist eine spezielle Dienstleistung der Post, wo nur der Vereinsname und eine Postleistzahl angegeben wird. Am besten erkundigst du dich bei der Post danach. Zum Beispiel:

      Mein Verein
      8000 Zürich

      Viele Grüsse
      Webling

  4. Sehr geehrte Damen und Herren
    Ich suche dringend eine Software die es mir erlaubt Einzahlungsscheine auszufüllen und auszudrucken.

    Mit freundlichen Grüßen
    H. P. Luttenbacher

    • Guten Tag

      Vielen Dank für deine Frage. Mit Webling kannst du Einzahlungsscheine ausfüllen und ausdrucken, ausserdem hat Webling viele zusätzliche Funktionen wie Mitgliederverwaltung, eine komplette Buchhaltung, Serienbriefe und vieles mehr. Mehr dazu auf: https://www.webling.ch

      Viele Grüsse
      Webling

  5. Guten Morgen

    Zum Glück bin ich auf Ihrer Homepage gelandet. Sie scheinen mit der Richtige für meine Anliegen. Unser Club feiert diese Jahr das 75 jährige bestehen, welches mit einem Fest begossen werden soll. Die Mitglieder sollten sich via Einzahlung anmelden. Wir kennen 3 Preiskategorien. Erwachsene, Jugendliche und Kinder (gratis). Den ESR kann ich nicht mit einem Betrag vordrucken. Aufgrund des einbezahlten Betrags ist es nicht ersichtlich für wie viele Personen er ist. Gehen 100 Einzahlungen ein sind das 100 manuelle Buchungen. Haben Sie Erfahrung eventuell ein Lösung parat? Herzlichen Dank Karl

    • Guten Tag Karl

      Vielen Dank für deine Frage. Mit ESR gibt es leider keine Möglichkeit, eine Mitteilung anzubringen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten:

      1. Dazuschreiben, dass die Mitglieder doch bitte ein kurzes E-Mail schreiben sollen wie viele Leute kommen bzw ein Webformular ausfüllen sollen. Oder gleich eine „richtige“ Anmeldung machen.
      2. Die Beträge gestalten, dass zumindest ersichtlich ist, ob es sich um Erwachsene und Jugentliche handelt. Zum Beispiel 20 Franken für Erwachsene und 13 Franken für Jugendliche. Mit diesen Zahlen braucht es sehr viele Leute bis es nicht mehr eindeutig ist, welche Kombination von Jugendlichen und Erwachsenen sich angemeldet hat.
      3. Einfach überschlagsmässig rechnen um wie viele Leute es sich handeln könnte und hoffen, dass es gut kommt.
      4. Rote Einzahlungsscheine mit Mitteilungsfeld verwenden

      Viele Grüsse
      Webling

Schreibe einen Kommentar