Fehlbeträge in Konten finden

Jeder Kassier kennt die Situation, die Revision findet nächste Woche statt und ein Blick auf das Bankonto zeigt einen Fehlbetrag in der Buchhaltung, man denkt an die vielen Buchungen, die man sorgfältig und pflichtbewusst erstellt hat. Ist eine vergessen worden oder gar eine zu viel. Oder noch mehr. Du fühlst erste Schweissperlen auf der Stirn.

Dabei ist das gar nicht so schlimm, kleine Fehler können immer passieren, wichtig ist nur, dass man diese schnell findet ohne zu viel Zeit zu verlieren. Dieser Artikel stellt dir eine einfache Methode vor um die Fehler schnell zu finden.

Das Problem

Es ist November und du kontrollierst den Kontostand per Ende Oktober. Der Kontenstand am 31. Oktober stimmt nicht mit dem Kontostand in der Buchhaltung überein:

Bankkonto Stand am 31. Oktober 8924.-
Kontenstand Bankkonto in der Buchhaltung am 31. Oktober 8798.-
Differenz zwischen Bankkonto und Buchhaltung 126.-

Irgendwo wurden also 126.- falsch gebucht. Diese 126.- wollen wir finden, die Buchhaltung korrigieren und was anderes machen. Schliesslich gibt es schöneres als Fehler in der Buchhaltung zu suchen.

Den Fehler finden

Der Kontenstand am 31. Oktober auf dem Bankauszug und in der Buchhaltung sind nicht gleich. Beide Kontostände müssten aber gleich sein, denn die Buchhaltung sollte alle Buchungen auf dem Bankkonto wiedergeben.

Die Buchhaltung ist falsch, das Bankkonto ist richtig. Wir suchen einen Fehler in der Buchhaltung.

Das tönt banal, ist aber sehr wichtig. Das weitere Vorgehen ist jetzt recht einfach:

Schritt 1: Anfangsstand kontrollieren

Vergleiche den Anfangsstand in der Buchhaltung mit dem Anfangsstand des Bankkontos. Sind beide gleich? Sehr gut, sonst korrigieren. Stimmt die Buchhaltung nachher, wenn ja, herzliche Gratulation, du bist fertig. Wenn nein, einfach weitermachen.

Was wissen wir jetzt?

1. Der Kontostand am 31. Oktober ist falsch
2. Der Anfangsstand am 1. Januar ist richtig
3. Der Fehler befindet sich zwischen dem 1. Januar und 31. Oktober

Wieder recht simpel, aber ein wenig mehr Information.

Schritt 2: Saldo in der Mitte kontrollieren

Als nächstes kontrollieren wir einen einen Saldo in der Buchhaltung etwa in der Mitte zwischen dem Anfangsstand und dem aktuellen Kontostand. Der 31. Mai liegt etwa in der Mitte zwischen dem Anfangsstand am 1. Januar und dem Stand am 31. Oktober, der ja falsch ist. Vergleiche also den Stand in der Buchhaltung mit dem Stand des Bankkontos am 31. Mai. Nehmen wir mal an, die Buchhaltung stimmt zu diesem Zeitpunkt noch, also beide Saldi sind gleich.

Was wissen wir jetzt?

1. Der Kontostand am 31. Oktober ist falsch
2.Der Anfangsstand am 1. Januar ist richtig
3. Der Stand am 31. Mai ist richtig.
4. Der Fehler befindet sich zwischen dem 1. Juni und dem 31. Oktober

Zusatzbemerkung: Es könnte natürlich Fehler zwischen dem 1. Januar und dem 31. Mai haben. Wenn Fehler sich gegenseitig ausgleichen, sieht man diese Fehler nicht. Diese Fehler sind recht selten, du kannst Stichproben machen um solche Fehler zu finden.

Schritt 3: wie Schritt 2

Der Schritt 3 wiederholt den Schritt 2, einfach mit einem kleineren Zeitraum. Wir wissen jetzt, dass der Fehler zwischen dem 1. Juni und 31. Oktober zu finden ist. Also suchen wir einen Zeitpunkt, etwa in der Mitte zwischen diesen zwei Daten. Nehmen wir den 31. August. Nehmen wir an, dass der Kontostand am 31. in der Buchhaltung falsch ist.

Was wissen wir jetzt?

1. Der Kontostand am 31. Oktober ist falsch
2. Der Anfangsstand ist richtig.
3. Der Stand am 31. Mai ist richtig.
4. Der Stand am 31. August ist falsch.
5. Der Fehler befindet sich zwischen dem 1. Juni und dem 31. August

Mache so weiter, bis der Fehler gefunden ist, korrigere den Fehler in der Buchhaltung. Nachher stimmt der Kontostand oder es gibt noch einen Fehler, wie der gefunden wird, ist ja bekannt.

 

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