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Wer unterzeichnet Protokoll und Statuten?

von Webling
30 Kommentare

An der Generalversammlung wir ein neuer Präsident gewählt und nachher fragt man sich, wer muss das Protokoll unterschreiben? Der neue oder der alte Präsident. Ist es der Präsident oder jemand anders? Wer sonst noch? Wir haben die Antwort:

Das Protokoll der Generalversammlung (oder Hauptversammlung oder Vereinsversammlung) wird vom Protokollführer und dem Vorsitzenden der Versammlung unterzeichnet. Der Vorsitzende ist, wer die Versammlung geleitet hat.

Die Statuten werden werden von einem unterschriftsberechtigten Mitglied des Vorstands unterzeichnet. Sind nur zwei Vorstandsmitglieder gemeinsam unterschriftsberechtigt, müssen zwei Vorstandsmitglieder unterzeichnen. Zusätzlich zur Unterschrift muss auf den Statuten ein Genehmigungsdatum angegeben werden. Das Datum der betreffenden Generalversammlung ist das Genehmigungdatum.

Mehr dazu findest du auf der Seite vom Zürcher Handelsregisteramt.

30 Kommentare

Nina 14. November 2016 - 10:42

Guten Tag.
Gemäss Statuten eines Vereins gibt es einen Vorsitzenden. Ich habe in der Literatur gelesen, dass es nicht zwingend einen Präsidenten braucht, es genügt ein Vorstand als Organ (welcher auch geschäftsleitender Ausschuss genannt werden kann?)
Bedeutet „Vorsitzender“ das gleiche wie „Präsident“?
Danke für eine rasche Rückmeldung!

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Webling 14. November 2016 - 15:57

Guten Tag Nina

Du hast recht, es genügt einen Vorstand als Organ zu haben. Der Vorstand kann sich dann selbst organisieren. Die meisten Vereine bezeichnen einen Präsidenten, dem die Statuten bestimmte Rechte und Pflichten zuteilen. In eurem Verein gibt es einen Vorsitzenden, dem die Statuten bestimmte Rechte und Pflichten zuteilen. Die beiden haben ein unterschiedliche Bezeichnung, erfüllen aber etwa die gleiche Funktion.
Falls jemand nach dem Präsidenten des Vereins fragt, würde ich auf den Vorsitzenden verweisen.

Viele Grüsse
Webling

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Nicolai 3. April 2017 - 11:43

Wer muss bei einer Gründung alles die Statuten unterschreiben?

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Webling 4. April 2017 - 12:31

Hallo Nicolai

Bei der Gründung müssen die Statuten natürlich auch unterschrieben werdne. Dies kann jemand tun, der nach der Gründung des Vereins unterschriftsberechtigt ist. Wenn mehrere Vorstandmitglieder unterzeichnen müssen, dann müssen auch die Statuten von mehreren Vorstandsmitgliedern unterzeichnet werden.

Viele Grüsse
Webling

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Sangohan84 11. April 2018 - 08:52

Hallo Webling

Ich möchte einen Dartverein Gründen mit Freunden.
Wir möchten in den Statuten schreiben das der Präsident und die Vorstandsmitglieder fest gewählt sind und nur sie den Verein auflösen können.
Ist das so erlaubt?
Das heisst der Präsident bleibt immer der gleiche und auch die Vorstandsmitglieder haben immer die gleiche Aufgabe solange nicht einer von sich aus sagt er möchte es nicht mehr machen.
Die Statuten sollen auch nur vom Vorstand verändert werden können.
Darf man das so festlegen?

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Webling 13. April 2018 - 12:25

Guten Tag

Vielen Dank für deine Frage. Soweit ich weiss ist das nicht möglich, ganz sicher bin ich mir jedoch nicht. Eine einfache Lösung wäre, in den Verein einfach nur die Leute aufzunehmen, die sowieso im Vorstand sind. Dann gibt es niemanden mehr, der euch abwählen könnte.
Es ist allerdings eine gute Sache, dass man jemanden aus dem Vorstand entfernen kann, zum Beispiel wenn ihr euch nicht mehr so einig seid.

Viele Grüsse
Webling

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Mamamia 16. April 2018 - 17:35

Guten Tag
Bei unserem Verein sind alle Vorstansmitglieder auf einmal zurueck getreten.
Bei der GV stellte sich nur 1 Person als Praesident zur Verfuegung anstatt 3 Vorstandsmiglieder Gemäss Statuten. Die abtretende Praesident gab den Stichentscheid zur Aufloesung des Fereins. Danach gab es einige Einsprachen und wurde vorgeschlagen den Verein für 1 Jähr still zu legen und die nachher die GV entscheiden zu lassen was auch die Mehrheit bejahte.
Ist das rechtens nach dem Stichentscheid der abtretenden Praesidentin.
Sie weigert sich das Protokoll zu unterzeichnen!
Besten Dank

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Webling 24. April 2018 - 15:15

Guten Tag Mamamia

Vielen Dank für deine Frage. Ob das rechtens war oder nicht, kann ich so nicht genau sagen, dafür müsste man die Details auseinandernehmen wie zum Beispiel wurden die Taktanden gehörig angekündigt, war die Auflösung des Vereins überhaupt rechtens, war die Rücknahme des Entscheids rechtens und war der Entscheid für Stillegung rechtens.
Bei Vereinen ist es so, dass dies meistens keine grosse Rolle spielt, weil sich niemand die Mühe nimmt, gegen einen Entscheid zu klagen. In diesem Fall wäre es wohl an den verbleibenden, interessierten Mitgliedern den Verein über das Jahr zu retten und nachher nochmals eine reguläre Versammlung zu machen um wieder in den regulären Betrieb überzugehen oder den Verein definitv aufzulösen. Eine weitere Variante wäre, die GV zu wiederholen.

Viele Grüsse
Webling

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Peter Hablützel 11. Oktober 2018 - 08:34

Guten Tag
Ab wann können die Vereinsmitglieder das Protokoll zur GV verlangen?

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Webling 23. Oktober 2018 - 15:58

Guten Tag Peter

Häufig wird das Protokoll sehr spät zur Verfügung gestellt, ich würde beim Vorstand freundlich nachfragen und erklären, warum es für dich wichtig ist.

Viele Grüsse
Webling

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Martin 5. Dezember 2018 - 14:04

Guten Tag
An der letzten GV unseres Gartenvereins gab es eine heftige Diskussion mit Schimpfwörter eines angesprochen Mitgliedes. Nach Beruhigung wurde ein Beschluss
gefasst.
Bei der Vorstandssitzung wurde das GV-Protokoll begutachtet und vom Vorstand einstimmig beschlossen, dass die heftige Diskussion mit Schimpfworten nicht im GV-Protokoll erwähnt wird, weil anschliessen ja ein Beschluss stattgefunden hat.
Darf der Vorstand entscheiden was nicht in einem GV-Protokoll stehen muss?
Besten Dank
Der Präsident

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Webling 10. Dezember 2018 - 11:22

Guten Tag Martin

Vielen Dank für deine Frage. Das Protokoll muss nicht unbedingt die gesamte Diskussion enthalten, es sollte jedoch konsistent sein. Das heisst, wenn es sonst sehr detailiert ist, sollte es auch in diesem Fall recht detailiert sein. Falls es nur die Beschlüsse auflistet, sollte es auch hier nur Beschlüsse auflisten.
So wie es tönt, ist das Protokoll eher detailiert und ich würde in diesem Fall einen Hinweis auf eine hefige oder angeregte oder intenisve Diskussion einfügen. So ist das Protokoll korrekt, muss jedoch nicht alle Details enthalten, die den Beteiligten hinterher unangenehm sind.

Viele Grüsse
Webling

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Marc 12. Dezember 2018 - 16:19

Hallo Webling

Muss die Gründungsversammlung eines Verein physisch durchgeführt werden, d.h. müssen sich die Gründungsmitglieder persönlich treffen, oder kann die Gründung auf dem Schriftweg durch Unterzeichnung aller Gründungsmitglieder durchgeführt werden?

Vielen Dank!

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Webling 14. Dezember 2018 - 13:29

Guten Tag Marc

Vielen Dank für deine Frage. In der mir vorliegenden Literatur habe ich dazu nichts gefunden. Das heisst, eine Gründung auf dem Schriftweg sollte meiner Meinung nach möglich sein. Mit 100% Sicherheit kann ich es jedoch nicht sagen, wenn es also um viel Geld geht, würde ich nochmals einen Anwalt dazu befragen.

Viele Grüsse
Webling

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Cantucci 1. Mai 2019 - 12:13

Guten Tag
Kein ein Präsident die Herausgabe des Protokolls verweigern mit der Begründung, es müsse zuerst von der GV abgesegnet werden.

Ich möchte das Protokoll früher erhalten, damit ich noch genau weiss was abgelaufen ist und ich allfällige Änderungen noch frühzeitig verlangen kann.

Vielen Dank

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Webling 15. Mai 2019 - 14:54

Guten Tag Cantucci

Vielen Dank für deine Frage, damit die GV das Protokoll absegnen kann, muss die GV das Protokoll kennen. Also müssen die Mitglieder irgendwie Gelegenheit erhalten, das Protokoll zu studieren (ich glaube nicht, dass das Protokoll Wort für Wort vorgelesen wird), bevor sie darüber abstimmen. Es ist jedoch üblich, dass es einige Zeit dauert, bis das Protokoll fertig ist.

Viele Grüsse
Webling

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Lukas Neff 17. November 2019 - 08:30

Hallo zusammen
Für mich ist die Frage des gesetzlichen „MUSS“ für Unterschrift unter Protokoll, Statuten und Revisionsbericht weiterhin noch ungeklärt.
Unser Verein mit <200 Mitglieder arbeitet rein elektronisch , sprich der gesamte Prozess der Verteilung, Genehmigung und des Widerspruchs von Protokollen erfolgt als PDF per E-Mail. Die Prozesse halten wir ein, indem wir den E-Mail-Begleittext zum Dokument prozessgerecht aufbereiten und ausformulieren.
Wir führen eine rein digitale Evidenzen-Ablage. Beispiel: Der Revisor sendet den Revisionsbericht per E-Mail, und wir legen nicht nur den Revisionsbericht, sondern zusätzlich das ganze E-Mail mit Anhang als "*.msg* Datei auf dem Laufwerk ab.
Wir wollen jeden unnötigen "alten Zopf" weglassen. Physische Unterschriften unter Statuten, Versammlungsprotokoll und Revisionsbericht des Kassenrevisors) und anschliessendes Einscannen als PDF gehören für mich dazu.

– Unser Verein ist am Standort Zürich beheimatet
– Wir sind nicht und wollen nicht ins Handelsregister.
– Die Gründungsstatuten waren an der Gründungsversammlung unterzeichnet
– Unsere Statuten verlangen für diese Dokumente keine Unterschrift.
– Ansonsten gilt in den Statuten zumeist Unterschrift zu zweien, aber die betrifft nach meinem Verständnis Rechtsgeschäfte (Verträge) nach aussen und keine Dokumente im Innenverhältnis.
Was ich natürlich nicht will, ist dass die Dokumente (und im Fall GV Protokoll die darin enthaltenen Entscheide) wegen einem Formfehler anfechtbar sind.
Aber ich erkenne in unserem Fall einfach nirgendwo einen Formfehler, nur einen Bruch mit alten Gewohnheiten.
Wir haben gerade eine GV mit Statutenanpassung, GV Protokoll und Kassenprüfung, Ich will die Gelegenheit nutzen, den alten Zopf abzuschneiden und bitte um euer Feedback.
Lieben Dank, Lukas

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Webling 6. Dezember 2019 - 10:26

Guten Tag Lukas

Vielen Dank für die ausführliche Darlegung. Ich verstehe dein Anliegen, der Gesetzgeber ist jedoch nicht immer so weit wie manche gerne hätten. Zur Schriftform schau mal hier nach: https://de.wikipedia.org/wiki/Schriftform#Rechtslage_in_der_Schweiz

Viele Grüsse
Webling

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Lukas Neff 11. Dezember 2019 - 13:58

Hoi Webling.
Dankesehr. Ich habe es soeben durchgelesen. Dort steht „Verträge“, nicht Protokoll oder Statuten. Nach meinem Verständnis stimmt die Aussage, dass Statuen und Protokolle sowie der Revisionsbericht NICHT physisch unterschrieben werden müssen. Es ist einfach weit verbreitet, weil jeder ja alles richtig machen will. Das Zürcher Handelsregisteramt (https://hra.zh.ch/dam/justiz_innern/hra/Praxis/Verein/verein_neueintragung/5260mb01.pdf.spooler.download.1392993807980.pdf/5260mb01.pdf%E2%80%8B) verlangt eine Unterschrift einmalig bei Anmeldung im Handelsregister. Das ZGB verlangt keine Unterschrift.
Lieben Gruss,
Lukas

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Webling 19. Dezember 2019 - 15:47

Guten Tag Lukas

Du hast recht, in der Praxis wird werden Protokolle und Statuten oft nicht unterschrieben abgelegt und gibt in der Praxis kaum Probleme damit.

Viele Grüsse
Webling

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Christine 10. Februar 2020 - 09:42

Guten Tag

Müssen die Statuten jedes Jahr von der GV genehmigt und neu unterschrieben werden oder gelten diese nach Genehmigungsdatum bis zu einer Anpassung?
Konkret: unsere Statuten sind aus dem Jahre 2011 und auch noch von 2 damaligen Vorstandsmitglieder unterschrieben welche beide nicht mehr aktiv sind. Sind diese trotzdem gültig?

Liebe Grüsse
Christine

Antworten
Webling 4. März 2020 - 12:53

Guten Tag Christine

Vielen Dank für deine Frage. Die Statuten sind so lange gültig, bis sie geändert werden. Es reicht wenn die damaligen Vorstandsmitglieder unterschieben haben.

Viele Grüsse
Webling

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Arthur 2. April 2020 - 14:12

Frage: Muss man ein Protokoll von einer Vorstandssitzung genehmigen? Wenn ja, wie am besten?

Antworten
Webling 20. April 2020 - 13:12

Guten Tag Arthur

Vielen Dank für deine Frage. Soweit ich weiss ist das nicht notwendig. Der beste Weg ist meiner Meinung nach, dass man fragt ob es Einwände gegen das Protokoll gibt (das man natürlich frühzeitig verschickt hat, damit es alle lesen konnten – aber niemand gelesen hat).

Viele Grüsse
Webling

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Gebi50 22. Juni 2021 - 19:28

Die Statuten sind so lange gültig, bis sie geändert werden!

Aber was ist wenn sich die Präsidentin weigert, die neuen Statuten zu unterschreiben, auch wenn der GV die Statutenänderung mit einem ablauten Mehr angenommen wurde?

Antworten
Webling 28. Juni 2021 - 15:05

Guten Tag Gebhard

Vielen Dank für deine Frage. Dann unterzeichnet ein unterschriftsberechtigter Vorstand die Statuten. Ansonsten könnte man vermutlich vor Gericht die Unterschrift erzwingen. Dies ist jedoch zu viel Aufwand.

Viele Grüsse
Webling

Antworten
Susanne Kellermüller 9. September 2021 - 18:56

Bei der ordentlichen GV wurde ich als neuer Kassier gewählt. Nun findet eine ausserordentliche GV statt, da sich 2 Personen für das Präsidentenamt zur Wahl stellen und keiner gewählt wurde. Nach Aussage der jetzigen Präsidentin müsse sie das Protokoll an der a.o. GV abnehmen lassen, bevor ich Zugang zu Bankkonten bekomme. Ist dies normal ?

Antworten
Webling 4. Oktober 2021 - 11:49

Hallo Susanne

Vielen Dank für deine Frage. Bei den Banken kommt es vor, dass man ein Protokoll dergleichen einreichen muss, damit sie ihre Vorschriften einhalten können. Am besten fragst du mal nach ob dies eine Anforderung der Bank ist oder die Präsidentin denkt, es sei besser so. Im letzten Fall könnte man es auch anders machen.

Viele Grüsse
Laurenz
Webling

Antworten
Leuzinger Peter 18. Juli 2022 - 20:58

An der GV wurde ein neuer Präsident gewählt. Muss der abgewählter Präsident die GV weiterleiten? Oder darf der Neue Präsident die GV ab diesem Zeitpunkt die GV leiten. Wer unterzeichnet nachher das Protokoll?
Danke

Antworten
Webling 18. August 2022 - 09:43

Hallo Peter

Vielen Dank für deine Frage. Normalerweise sollte der abgewählte Präsident die Sitzung weiterleiten und das Protokoll unterschreiben. Aber ich würde sagen, wenn der abgewählte Präsident am Boden zerstört ist und sofort aus dem Verein austritt, dann kann auch der neue Präsident das übernehmen.

Viele Grüsse
Laurenz
Webling

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