Wie macht man eine Revision?

Der Kassier sieht der Revision meist mit ängstlichen Augen entgegen. Dies muss nicht sein. Wenn die Buchhaltung gut vorbereitet ist, wird aus der gefürchteten Revision eine kameradschaftliche Kontrolle bei einem guten Glas Wein.
 
Der Revisor sollte kontrollieren:
 
1. Anfangsstand der Buchhaltung
2. Aktueller Stand von Kasse und Bankkonten
3. Belege stichprobenweise kontrollieren
4. Stichprobenweise: wurde richtig zusammengezählt
5. In der Doppelten Buchhaltung: Stimmt Gewinn in Erfolgsrechnung und Bilanz überein.
6. Geht es dem Verein finanziell gut
 
1. Anfangsstand der Buchhaltung
In der Buchhaltung muss der Anfangsstand der Bilanz genau dem Stand des letzten Jahres entsprechen. Wenn die Kasse Ende 2016 genau 364.00 enthält, muss die Kasse zu Beginn 2017 genau 364.00 enthalten. Das gleiche gilt für alle Bilanzkonten. Der Kassier sollte den Abschluss des Vorjahres bereit halten.
 
2. Schlussstand von Kasse und Bankkonten
Der Schlusstand in der Buchhaltung muss mit dem Kontoauszug übereinstimmen. Steht das Bankkonto Ende 2016 auf genau 8623.40, muss das Bankkonto in der Buchhaltung ebenfalls den Stand von 8623.40 haben. Das gleiche gilt für die Kasse. Ganz einfach, wird leider nicht immer so gemacht.
 
3. Belege stichprobenweise kontrollieren
Belege sind für die Buchhaltung ungemein wichtig. Der Buchhalter pflegt zu sagen „Keine Buchung ohne Beleg“. Ein strenger Revisor wird darauf beharren und hat die reine Lehre der Buchhaltung auf seiner Seite. Im normalen Vereinsumfeld benötigt man für jede Buchungen einen Beleg, soweit es Sinn macht. Ein Beleg kann vieles sein:
– Eine Rechnung
– Eine Quittung vom Detailhändler
– Ein Bahnbillet
– Eine handgeschriebene Quittung vom Vereinskollegen
– Eine ausgedrucktes E-Mail einer Bestellbestätigung
– Ein selbst ausgefülltes Blatt Papier (Eigenbeleg, nur falls es wirklich nicht anders geht)
– und vieles mehr
 
Wenn man Geld bezahlt, bekommt man fast immer einen Beleg. Wenn nicht, kann man einen verlangen. Ein handgeschriebenes Stück Papier mit dem Text „200.- für XYZ dankend erhalten.“ und der Unterschrift des Empfängers genügt.
 
Der Kassier soll Spesen nur auszahlen, wenn er einen Beleg bekommt. Falls dies nicht gemacht wurde, sollte man im nächsten Jahr damit beginnen.
 
Der Revisor wird in die Buchhaltung schauen und für einige Buchungen die Belege sehen wollen. Nachher die Belege anschauen und die Buchungen dazu sehen wollen. Alle Belege zu kontrollieren wäre übertrieben, meistens genügen Stichproben.
 
4. Stichprobenweise: wurde richtig zusammengezählt
In den Konten werden die Buchungen aufaddiert, der Revisor kontrolliert stichprobenweise ob richtig gerechnet wurde.
5. In der Doppelten Buchhaltung: Stimmt Gewinn in Erfolgsrechnung und Bilanz überein.
In der doppelten Buchhaltung erscheint der Gewinn in der Erfolgsrechnung (Aufwand und Ertrag) und in der Bilanz (Aktiv und Passiv). Der Gewinn muss in beiden Fällen gleich sein. Sonst stimmt die Eröffnungsbilanz nicht oder es wurde falsch gerechnet.
6. Geht es dem Verein finanziell gut
Der Revisor erstellt einen kurzen Bericht für die Mitgliederversammlung. Er berichtet ob die Buchhaltung gut geführt ist, und ob es wichtige Sachen gibt, welche die Mitgliederversammlung wissen muss. Dazu gehört, ob der Verein finanziell gesund ist, oder ob eine Überschuldung und Konkurs drohen, ob das Vermögen deutlich schrumpft usw.
Dies ist ein Teil, bei dem der Buchhalter nicht viel beeinflussen kann. Der Buchhalter verbucht nur, was ausgegeben wird.
Ein finanziell gesunder Verein hat viel Geld auf dem Bankkonto, wenig Schulden und gibt weniger aus als er einnimmt.
Warnzeichen sind zum Beispiel:
– Hohe Debitoren, die zeigen, dass Rechnungen / Mahnungen nicht oder nicht rechtzeitig versendet wurden
– Wenig Geld auf dem Bankkonto, deutlich gesunkener Kontostand
– Sehr hohe Ausgaben und tiefe Einnahmen
– Stark gewachsene Werte in der Bilanz (mehr Aktiven und mehr Passiven)
Natürlich kann all dies auch in einem gesunden Verein vorkommen. Man sollte die Sache jedoch genauer anschauen, falls eines dieser Warnzeichen auftritt oder die Buchhaltung andere Auffälligkeiten aufweist.
Dies sieht nach viel aus, bei einer gut geführten Buchhaltung ist es jedoch schnell vorbei und man kann zum gemütlichen Teil übergehen.

22 Gedanken zu „Wie macht man eine Revision?“

  1. Vielen Dank für diesen ausführlichen Beitrag. Eine Frage: müssen die Belege unbedingt in Papierform vorlieren oder genügen diese auch digital (Scans, Fotos)?
    Danke für die Information und beste Grüsse.

    Antworten
    • Guten Tag Sylvia

      Vielen Dank für deine Frage. Früher mussten die Belege noch in Papierform aufbewahrt werden, ich bin mir nicht ganz sicher ob das inzwischen geändert hat. Wir sind keine Spezialisten für Buchführungsrecht. Das einfachste ist wohl, die Belege digital zu verwalten und die Papierbelege abzulegen, damit du die Papierbelege vorweisen kannst, wenn es notwendig sein sollte. Im Tagesgeschäft ist es wohl einfacher die digitalen Belege zu verwenden.

      Viele Grüsse
      Webling

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  2. Guten Tag

    Unsere Vereinsverwaltung will den unterzeichneten Revisorenbericht vor der Einladung zur Versammlung haben. Bisher hatte ich den Revisorenbericht an der Versammlung vorgelesen, die Rechnung zur Annahme empfohlen und nach der Abstimmung den unterschriebenen Bericht der Verwaltung übergeben.
    Frage: Habe ich bisher falsch gehandelt? Muss ich den Revisorenbericht tatsächlich vorzeitig der Verwaltung übergeben?
    Für eine kompetente Auskunft wäre ich dankbar!
    Beste Grüsse vom Revisor

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    • Guten Tag Bruno

      Vielen Dank für deine Frage, soweit ich weiss, ist weder das eine Vorgehen falsch. Für die Verwaltung ist es nützlich den Revisorenbericht vor der Versammlung zu kennen um an der Versammlung keine Überraschungen zu erleben. Daher wird die Verwaltung den Bericht vorher sehen wollen. Fraglich wird es erst, wenn die Verwaltung den Bericht vor der Versammlung noch abändern möchte.

      Viele Grüsse
      Webling

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  3. Guten Tag
    Es geht um die jährliche Kassarevision unseres Blutspender-Verein: Sollte der Vereinsvorsteher auch dabei sein?
    Besten Dank für deine Antwort.
    S.R.

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    • Guten Tag Sauro

      Vielen Dank für die Frage. Der Vereinsvorsteher muss nicht zwingend dabei sein, wenn die Beteiligten das wollen, ist es jedoch kein Problem.

      Viele Grüsse
      Webling

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  4. Guten 1. Adventssonntag

    Muss der Revisor Vereinsmitglied sein? (Der Verein ist nicht revisionspflichtig, macht aber eine Revision)

    Lieben Dank für die sehr geschätzte Antwort.
    Freundliche Grüsse
    Luisa

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    • Guten Tag Coupy

      Vielen Dank für deine Frage. Eine der wichtigsten Eigenschaften eines Revisors ist die Unabhängigkeit, daher ist es nicht ratsam, dass man einen Revisor aus dem Vorstand nimmt.

      Viele Grüsse
      Webling

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  5. Guten Abend
    Kann ich als Kassenführerin die Revisorinnen zur Revision einladen, wenn ich mit dem Abschluss fertig bin oder muss ich damit warten bis der GV-Termin vorliegt, wie eine der Revisorinnen meint?
    Für mich ist eine frühe Revision besser, weil ich das Jahr dann auch in meinem Kopf abschliessen kann. Danke für Ihre Antwort.

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    • Guten Tag Rica

      Vielen Dank für deine Frage. Dafür gibt es keine feste Regel, je früher das erledigt ist, desto besser. Dann hat man noch eher im Kopf worum es geht und der Abschluss wird nicht besser, wenn er ein paar Wochen oder Monate rumliegt.

      Viele Grüsse
      Webling

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    • Guten Tag Ruedi

      Vielen Dank für deine Frage. Normalerweise schaut die Revision die Rechnung an. Wenn der Verein nicht gemeinnützig wäre, dann hätte dies bei vielen Vereinen steuerliche Folgen (z.B. Abziehbarkeit von Spenden). In diesem Fall wäre es erforderlich, wenn die Revision die GV aufmerksam macht, dass es da ein Problem gibt.
      Dies wird jedoch meist nicht explizit überprüft.

      Viele Grüsse
      Webling

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  6. Guten Tag

    Braucht es für einen einfachen kleinen Verein zwei Revisoren oder würde auch Einer genügen?

    Besten Dank für die Antwort und freundliche Grüsse
    Manuela

    Antworten
    • Guten Tag Manuela

      Vielen Dank für deine Frage. Es kommt bei Vereinen beides vor, ein Revisor oder zwei. Dies ist oft auch von der Verfügbarkeit von Kandidaten für die Revision abhängig.

      Viele Grüsse
      Webling

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  7. Guten Tag Webling

    Ist es richtig, dass der Kassier den Revisionsbericht auch unterschreibt ???

    Herzlichen Dank und Gruss
    Arthur

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    • Guten Tag Arthur

      Vielen Dank für deine Frage. In erster Linie sollte der Revisor den Revisionsbericht unterschreiben. Der Kassier kann den Revisionsbericht auch unterschreiben, als Zeichen dass er damit einverstanden ist.

      Viele Grüsse Webling

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  8. Welche Fristen müssen oder sollten eingehalten werden für:
    – Die Abnahme der Rechnung durch den Vorstand
    – Die Zustellung der Rechnung an die Revisoren
    – Die Zustellung des Revisionsberichts an den Vorstand
    – Die Zustellung der Unterlagen mit der abgenommenen Rechnung an die Mitgliedschaft.
    Diese Themen machen immer wieder Probleme und sollten, wenn nicht gesetzlich oder in den Statuten geregelt, wenigstens vernunftgemäss zur Wahrung von genügender Reaktionszeit in Empfehlungen vorhanden sein.

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    • Guten Tag Merk

      Vielen Dank für deine Frage. Die Fristen sind soweit ich weiss nicht gesetzlich geregelt und es ist an jedem Verein, solche Fristen in den Statuten zu definieren, wenn nötig. Häufig genügt es auch, wenn man sich frühzeitig abspricht und organisiert.

      Viele Grüsse
      Webling

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  9. Wenn die Rechnung wegen unklaren ausstehenden AHV Beiträgen nicht zur Annahme empfohlen wird. Was passiert wenn die Rechnung abgelehnt wird? Muss eine Geschäftsprüfung im Voraus beantragt werden?

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    • Guten Tag Kolly

      Vielen Dank für deine Frage. Wenn eine Rechnung abgelehnt wird, wird sie meistens wegen einem oder mehrere Mängel abgelehnt. Diese müssen dann korrigiert werden, dass die Rechnung als ordnungsgemäss angenommen werden kann. In diesem Fall müsste man klären, wie hoch die AHV Beiträge genau sind und dann dürfte die Rechnung wohl Annahmefähig sein.

      Viele Grüsse
      Webling

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