QR-Rechnung – was passiert mit den orangen & roten Einzahlungsscheinen?

Wie wird aus deinen Rechnungen mit orangen und roten Einzahlungsscheinen eine QR-Rechnung? Gibt es noch eine ESR Nummer? Was musst du tun, wenn du von roten Einzahlungsscheinen auf eine QR-Rechnung umschalten möchtest?

Oranger Einzahlungsschein

Deine heutigen ESR Nummern werden im QR-Code integriert. Einzige Voraussetzung: Du brauchst eine QR-IBAN Kontonummer. Kontaktiere dein Finanzinstitut und verlange deine neue QR-IBAN Kontonummer für deinen Verein. Mit der neuen QR-IBAN Kontonummer erstellt Webling automatisch den QR-Code. Das heisst, der Übergang von ESR nach QR-Rechnungen ist reibungslos möglich für deinen Verein.

Wie?

Die QR-Rechnung besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Genau wie beim bisherigen orange Einzahlungsschein. Der QR -Code in der Mitte des Zahlteils, beinhaltet sämtliche Informationen. Zur Sicherheit sind alle Informationen in Textform neben dem QR -Code nochmals aufgeführt. Die Linien erlauben wie gewohnt die Abtrennung von Zahlteil und Empfangsschein bei der Rechnung. Das ist hilfreich, wenn die Rechnung am Postschalter bezahlt wird.

Sobald du die QR-IBAN Kontonummer hast, erledigt Webling den Rest. Bei Webling hinterlegst du als erstes die neue QR-IBAN Kontonummer für deinen Verein in der Buchhaltung. Vorlagen für eine QR-Rechnung haben wir bereits erstellt. Webling generiert pro Rechnung einen eigenen QR-Code inklusive der Referenznummer und allen weiteren Informationen.

Deine Mitglieder bezahlen deine Rechnung, indem sie deinen QR-Code scannen. Falls der QR-Code aus irgendeinem Grund nicht lesbar ist, sind alle Informationen auf dem Zahlteil (blau im Bild) vorhanden. Deine Mitglieder haben somit die Möglichkeit die Daten, wie früher einzutippen.
Der Nutzen der QR-Rechnung ist klar. Vor allem deine Mitglieder profitieren. Durch das Scannen vom Code, entfällt das mühsame eintippen.

Roter Einzahlungsschein

Der rote Einzahlungsschein hat keine ESR Referenznummer, aber wir haben bei Webling eine clevere Lösung gefunden. Die QR-Rechnung ersetzt auch den roten Einzahlungsschein. Wenn du deine IBAN eingibst, erstellt Webling eine passenden QR-Rechnung. Damit du nicht mühsam suchen musst, von welchem Mitglied eine Zahlung kommt, definierst du mit Platzhaltern, welche Informationen im QR-Code vorhanden sein müssen, damit ein reibungsloser Zahlungsablauf möglich ist. (Mitteilungsfeld beim roten Einzahlungsschein)

Webling hat freiwillig eine strukturierte Referenz eingebaut. Damit wird die Zuordnung noch einfacher. Die Creditor Reference nach ISO 11649 ist automatisch im QR-Code hinterlegt. Du selbst kannst mitentscheiden, welche Informationen im QR-Code verwendet werden. Mittels Platzhalter kannst du von der Rechnungsnummer bis zum Betrag, alles im QR-Code hinterlegen. Auch hier werden die Zahlungsinformationen (deine gewählten Informationen) neben dem QR-Code in Textform zusätzlich aufgezeigt.

Dank der Creditor Reference wird das Einlesen der Zahlungsinformationen um ein Vielfaches einfacher. Die Zuordnung zur Rechnung wird klar und die Creditor Reference gibt einen weiteren klaren Anhaltspunkt welche Rechnung bezahlt wurde. Vor allem bei der CAMT-Einlesung ist diese Creditor Reference & unsere Rechnungs-ID sehr hilfreich. Das ist eine riesige Verbesserungen gegenüber dem roten Einzahlungsschön.

In diesem Sinne freuen wir uns, wenn du deine Rechnungen in Webling mit QR-Code verschickst. Deine Zeit ist kostbar und wir setzten alles daran, dass die Administration unkompliziert bleibt.

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