QR-Rechnungen – besser?

Der 30. Juni 2020 war der Stichtag für die Einführung von QR-Rechnungen. QR-Rechnungen bestimmen wie das Ausstellen und Bezahlen von Rechnungen funktioniert. Was du als Verein wissen musst, haben wir kurz zusammengefasst:

Zuerst schauen wir uns eine QR-Rechnung an. Im oberen Teil der Rechnung kannst du den Rechnungstext so gestalten wie bisher. Im unteren Teil ersetzt der QR-Code den bisherigen orangen oder roten Einzahlungsschein.

Für Webling Benutzer hat sich folgendes verändert:

  • Statt der alten Kontonumer musst du die neue QR-IBAN Bankkontonummer in der Buchhaltung von Webling hinterlegen. Frage bei deiner Bank nach, falls dein Verein noch keine QR-IBAN bekommen hat.
  • Die vorgedruckten Bögen mit rotem oder orangen Einzahlungsschein entfallen. Du brauchst nur noch gewöhnliches weisses Papier.
  • In unserem Beispiel haben wir neben dem QR-Code, mit den Platzhaltern von Webling, nochmals die wichtigsten Informationen festgehalten. Dies hilft dem Mitglied, wenn der QR-Code auf der Rechnung nicht zu 85 % lesbar ist oder keine QR-Leseapp zur Hand ist. So kann er die Informationen manuell eingeben.
  • Das Einlesen via CAMT bleibt gleich (Erklärvideo für den Rechnungsprozess folgt).

Deine Mitglieder müssen nicht mehr alle Daten mühsam abtippen. Die Zahlung geht Ruck-Zuck. Der QR–Code auf der Rechnung enthält alle Details, damit die Zahlungsinformationen reibungslos ins Onlinebanking übernommen werden.

Ganz nach dem Motto „Einfach muss es sein, sonst macht es keinen Spass“, könnt ihr Differenzbeträge mit diversen Möglichkeiten verbuchen. Das Bild unten zeigt die Möglichkeiten, wenn ein Mitglied beispielsweise zu viel bezahlt hat.

Vorteile von QR-Rechnungen im Zahlungsverkehr

Hier siehst du zusammengefasst, was sich generell verändert durch QR-Rechnungen.

Wenn dein Verein Rechnung stellt:

  • Reduzierung der Druckerkosten (nur noch weisses Papier)
  • Versand via E-Mail wird noch attraktiver
  • Die Zahlungsdaten werden ohne Tippfehler übermittelt (Scan)
  • Mühsames Abgleichen von Beträgen oder Namen entfällt.

Für Rechnungsempfänger

  • So einfach ging bezahlen für dein Mitglied noch nie
  • Der QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen, die du brauchst
  • Keine Fehler beim Eintippen, weil dein Mitglied nur den Code Scannen muss
  • Das Scannen ist kinderleicht und wird von praktisch allen Finanzinstituten angeboten
  • Deine älteren Mitglieder können nach wie vor am Postschalter bezahlen

Gut ausgerüstete Finanzinstitute

Alle Finanzinstitute sind bestens ausgerüstet für das Einlesen von QR-Codes. Oft sind es eigene Entwicklungen der Finanzinstitute oder Standard-QR-Code Scanner, eingebunden in das jeweilige Onlinebanking.

QR-Rechnungen generieren

Webling erstellt automatisch pro Rechnung einen QR-Code. Für Webling Benutzer verändert sich der Ablauf bei der Rechnungsstellung nicht. Ausser das Einrichten einer neuen QR-Rechnungsvorlage in Webling. Damit du es einfacher hast, haben wir dir eine Beispielvorlage zur Verfügung gestellt.

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