Kürzlich erreichte uns eine Anfrage, wie man freiwillige Spenden von Mitgliedern mit Webling verwaltet. Und zwar so, dass man Ende Jahr ein Dankesschreiben verfassen kann. Wir haben uns dazu im Team ein paar Gedanken gemacht und möchten eine Variante vorstellen, die uns am sinnvollsten erscheint.
Spenden mit Debitoren erfassen
Auf den ersten Blick mag es seltsam sein, Spenden als Debitoren zu erfassen. Aber technisch macht das Sinn. Es ermöglicht auf eine einfache Art, die Spenden am Ende des Jahre zu verdanken. Zudem ist es eine gute Möglichkeit, Buchungen mit Mitgliedern zu verlinken.
Als erstes erstellen wir unter den Debitoren eine Kategorie „Spenden“:
Damit wir das in der Buchhaltung sauber verbuchen können, erstellen wir im Kontenrahmen zudem auf der Ertragsseite ein Spendenkonto. Möchten wir kein spezielles Spendenkonto in der Buchhaltung, kann man auch ein allgemeines Konto wie „Sonstiger Ertrag“ benutzen. Dies spielt im weiteren Verlauf keine Rolle.
Sobald wir eine Spende von einem Mitglied erhalten, erstellen wir einen normalen Debitor. In der Erfassungsmaske wählen wir bei der Kategorie nun „Spenden“ und beim Ertragskonto (Geschuldet für) das im letzten Abschnitt erwähnte Konto:
Die Spenden haben wir ja bereits erhalten, weshalb wir den Debitor auch gleich wieder abschliessen. Damit ist alles richtig verbucht. Was aber noch wichtiger ist, unter den Debitoren gibt es die Kategorie „Spenden“. Öffnen wir diese, sehen wir alle Debitoren dieser Kategorie des aktuellen Rechnungsjahres:
Es gibt noch weitere Vorteile! Nun können wir auch gleich personalisierte Serienbriefe oder E-Mails verschicken und uns für die Spenden bedanken. Alle notwendigen Informationen wie Anschrift, Spenden und das Datum der Spende, stehen im Serienbrief zur Verfügung.
Wir hoffen mit diesem Tipp den einen oder anderen Vereinskassier auf eine gute Idee gebracht zu haben. Wir freuen uns auf Ergänzungen oder Anregungen von Ihrer Seite!
Weiterhin viel Spass mit Webling!
